Describir el procesamiento de pedidos de ventas
Como se ha mencionado anteriormente, los vendedores concretan los detalles específicos de una solución de cliente en oportunidades. Después de que el vendedor defina los detalles y el cliente esté listo para una propuesta formal, el vendedor presenta una oferta al cliente. La oferta define la información de precios y las cantidades de productos.
Las ofertas se pueden crear de manera manual o directamente a partir de una oportunidad. Las ofertas creadas a partir de oportunidades incluyen detalles importantes a partir de un registro de oportunidad, como información de precios, y cualquier elemento de línea adjunto se agrega automáticamente. Los elementos de línea de artículo individuales se pueden agregar y eliminar según sea necesario.
Una vez se crea una oferta por primera vez, esta tiene un estado de Borrador. Los borradores de ofertas se pueden modificar, así como agregar o quitar productos. Cuando la oferta está lista para presentarse a un cliente, debe activarse. Una oferta activada es de solo lectura. Una vez que una oferta se haya activado, estará lista para presentarla al cliente. Las ofertas se pueden generar como documentos PDF o de Microsoft Word.
Por lo general, la primera versión de una oferta presentada al cliente no es la versión que se acaba firmando. Es muy común que un cliente solicite que se retiren artículos o que se ajusten las cantidades. Por ejemplo, la oferta incluía inicialmente 10 cámaras de seguridad, pero el cliente decide que quiere comenzar con cinco por ahora.
Las ofertas activas en Dynamics 365 Sales no se pueden editar. Los cambios en las ofertas se realizan como revisiones. Cuando se revisa una oferta, se cierra la versión original de la misma y se retiene para fines históricos, y se crea una nueva versión con un número de revisión actualizado. Este proceso garantiza que todas las versiones anteriores de la oferta sean accesibles en cualquier momento. Cuando el vendedor aplica los cambios necesarios, la oferta actualizada se puede activar y presentar al cliente.
Una vez que el cliente aprueba una oferta, se puede cerrar y se puede generar un pedido. Cuando el vendedor cierra la oferta, el vendedor puede optar por convertir la oferta en un pedido. Además, si la oferta se generó a partir de una oportunidad, también puede seleccionar cerrar la oportunidad. Es importante tener en cuenta que, tras aceptar una oferta, no podrá revisarla.
Pedidos y facturas
Después del ciclo de vida de la oferta, cuando el cliente esté listo para avanzar, es probable que realice un pedido. Un pedido es un compromiso de un cliente para comprar productos o servicios. La mayoría de los pedidos se crearán como resultado directo de una oferta aceptada. Sin embargo, hay ocasiones en las que puede ser necesario crear un pedido no relacionado con una oferta.
Cuando las ofertas se convierten en pedidos, el contenido de la oferta se agrega al registro del pedido y se cierra la oferta. Los productos y artículos del pedido se pueden editar según sea necesario. Si un pedido se crea manualmente, debe agregar toda la información necesaria del pedido, como el cliente potencial, el nombre y la información de la lista de precios.
Los productos y los precios de un pedido se pueden actualizar según sea necesario. Los pedidos suelen representar la última etapa de un proceso de ventas. Por lo tanto, las organizaciones deben asegurarse de que la información sobre precios relacionada sea correcta. Las organizaciones pueden limitar los productos y los precios bloqueando y desbloqueando los precios según sea necesario. El bloqueo de precios se utiliza para garantizar que solo se usen productos existentes con el modelo de precios actual. Cuando el precio se bloquea, no es posible sobrescribir la información de precios en el pedido. Al desbloquear los precios, puede sobrescribir cualquier campo de precios según sea necesario.
Una vez que se realice el pedido, debe completarse. La entrega de un pedido implica proporcionar los servicios o productos que el cliente haya solicitado en el pedido. Dynamics 365 Sales permite a los usuarios hacer un seguimiento del momento en el que se ha entregado un pedido. El proceso de entrega de los pedidos puede marcarse como completo o parcial.
Después de entregar un pedido, puede crear una factura. Las facturas son solicitudes de pago de una empresa a sus clientes. Las facturas pueden estar relacionadas con los pedidos, pero no necesariamente. La forma más común de generar una factura en el sistema es crearla directamente a partir de un pedido. Cuando se crea la factura, todos los productos que estuvieran asociados al pedido se agregan automáticamente a ella. Se pueden agregar otros productos o servicios del pedido, o eliminarlos de él, después de que se haya creado.
Una vez que se ha creado una factura, se pueden agregar y editar elementos de línea individuales según sea necesario igual que con los pedidos. Además, al igual que sucede con los pedidos, la información de precios se puede bloquear y desbloquear según sea necesario.
Una vez que el cliente pague la factura, puede marcarla como pagada. Al marcar una factura como pagada, puede seleccionar una de estas dos opciones:
Completada: el cliente paga la factura completa.
Parcial: el cliente solo paga parte de la factura.