Describir los procesos financieros periódicos.
En Finance, puede completar los procedimientos de cierre para un periodo, como un día, un mes o un año. Los procesos de cierre preparan el sistema para un período nuevo.
Preparar el cierre del período financiero
Cada organización tiene procesos y pasos diferentes que lleva a cabo al final de un período. Entre los pasos opcionales para un final de período se encuentran los siguientes:
Liquidar facturas y pagos.
Registrar todas las transacciones del final del período.
Comprobar que todos los diarios estén registrados.
Realizar una revalorización de divisa extranjera para que en la contabilidad general se generen todos los importes de beneficios o pérdidas no realizados.
Realizar una revalorización de divisa extranjera de proveedores y clientes.
Liquidar transacciones contables.
Procesar todas las asignaciones requeridas.
Conciliar los subdiarios contables con la contabilidad general.
Registrar manualmente los ajustes de fin de período.
Registrar en el diario las transacciones y revisar el informe del diario contable.
Realizar una consolidación mediante una empresa de consolidación o informes financieros.
Generar informes financieros de final de periodo mediante informes financieros.
Establecer periodos contables en estado En espera, para que no se produzca más registros. Para un mejor control, también puede restringir un período a un grupo de usuarios específico mientras se realizan actividades de finalización de período. Como práctica recomendada, no use el estado Cerrado permanentemente, porque no se pueden volver a abrir los periodos establecidos en Cerrado permanentemente. Este estado podría usarse bastante más adelante.
Espacio de trabajo Cierre de periodo financiero
El espacio de trabajo Cierre de periodo financiero le permite realizar un seguimiento de los procesos de cierre financiero en empresas, áreas y personas. Según el rol de seguridad asignado a su perfil de usuario para ver el espacio de trabajo Cierre de periodo financiero, podrá ver todas las tareas y estados de una programación de cierre, o solo las tareas que se le hayan asignado.
Puede encontrar el espacio de trabajo Cierre de período financiero accediendo a Contabilidad general > Espacios de trabajo > Cierre de período financiero. Puede utilizar el espacio de trabajo para organizar y realizar un seguimiento de las tareas necesarias para diversos procesos de final de período.
Primero debe seleccionar una programación de cierre en la parte superior del espacio de trabajo. Todos los datos presentados en el espacio de trabajo se filtran después conforme a la programación de cierre seleccionada.
Los mosaicos de Resumen del espacio de trabajo, que aparecen en la siguiente captura de pantalla, ofrecen una visión general del proceso; los indicadores resultan útiles para realizar un seguimiento del proceso de cierre. Muestran una enumeración de las tareas vencidas, las tareas restantes para hoy, las tareas que vencen hoy pero están bloqueadas debido a dependencias y el resto de tareas del proceso. Esta información cubre todas las empresas incluidas en la programación de cierre seleccionada.
Para obtener más información sobre cómo configurar el cierre del periodo financiero, acceda al vínculo correspondiente de la unidad Resumen y recursos del final de este módulo.
Informes de fin de año de 1099
Si hace negocios con proveedores sujetos a declaración del impuesto 1099 o IRPF de los Estados Unidos, debe realizar un seguimiento del importe que paga a cada proveedor y proporcionar dicha información a las autoridades fiscales de los Estados Unidos al final del año natural. Los proveedores suelen ser personas que no son empleados y que prestan servicios a su organización. También debe enviar una declaración a cada proveedor sujeto al 1099 con el que haga negocios, informándole del importe que declarará a las autoridades fiscales.
Por cada proveedor que esté configurado como proveedor sujeto al impuesto 1099, en Finance se realizará un seguimiento de los importes a lo largo del año. En las líneas de factura, puede usar los campos Casilla de declaración de IRPF e Importe de la declaración de IRPF para realizar un seguimiento los importes de la declaración del 1099 o IRPF. Incluso aunque no introduzca un valor en el campo Importe de la declaración de IRPF, cualquier pago que se contabilice por el importe de la factura contribuirá al total del impuesto 1099 o IRPF para el importe de la Casilla de declaración de IRPF especificado. Si introduce un importe en el 1099, se usará el importe introducido en lugar del importe de pago registrado.
Finance puede procesar la información de 1099-MISC, 1099-DIV, 1099-INT, 1099-S (pagos de transacciones inmobiliarias) y 1099-G (determinado pagos de la Administración pública). Puede pagar una factura con la información de los formularios 1099-G y 1099-S, y procesar las declaraciones de impuestos de 1099-G y 1099-S
Para obtener más información sobre los informes de fin de año de 1099, acceda a los vínculos correspondientes de la unidad Resumen del final de este módulo.
Cierre de fin de mes
Veamos una demostración que explica cómo procesar el cierre de fin de mes.
Vea este vídeo para obtener más información sobre el cierre de fin de mes.
Procesar el cierre de fin de año
Al acabar el año, es necesario completar las siguientes tareas:
Realizar movimientos de ajuste que reflejen las transacciones del año anterior.
Imprimir informes, como informes financieros.
Hacer una copia de seguridad de los datos.
Crear un nuevo ejercicio y transferir los saldos de apertura.
Crear y registrar una hoja de cierre
Puede darse el caso de que una empresa imprima un balance de situación de comprobación para detectar incoherencias e introducir los ajustes necesarios antes de cerrar el período. Para realizar ajustes en Finance, puede realizar una de las dos tareas siguientes:
Realizar movimientos de diario típicos, según el ajuste.
Usar la página Ajustes del periodo de cierre.
Tenga en cuenta la información siguiente cuando utilice la página Ajustes del periodo de cierre:
Esta página presenta una vista avanzada de los saldos de las cuentas y en ella se pueden anotar directamente movimientos de fin de año.
Las anotaciones efectuadas en la página normalmente se producen en el periodo de cierre del ejercicio.
Se pueden crear varias hojas de cierre específicas (por ejemplo para ingresos, gastos, cuentas de saldo, etc.) y luego cargar los saldos desde la contabilidad general hasta la hoja de cierre. Después de cargar las transacciones, realice las transferencias de una cuenta a otra.
Se parece a un diario, porque puede crear tantas hojas de cierre nuevas como sea necesario y puede registrar varias líneas de movimientos.
No se pueden realizar transacciones al período de Apertura en una hoja de cierre; utilice la opción Apertura solo cuando la transacción sea de saldo de apertura. Sin embargo, puede realizar ajustes en los períodos normales y en los períodos de cierre. Por lo general, este campo se establece en Cierre.
Las columnas a rellenar dependen de la opción Cierre que se seleccione al configurar cada cuenta en el plan de cuentas.
Registrar el ajuste del período de cierre
Cuando haya completado las transferencias o los ajustes necesarios, seleccione el botón Registrar para registrar el ajuste de periodo de cierre. El ajuste de período de cierre solo se registra en el período de cierre.
También es el momento de generar informes y comprobar los resultados antes de cerrar el periodo y transferir los saldos finales al año nuevo como saldos de apertura.
Para registrar la hoja de cierre, abra el periodo de cierre en la página Períodos. Después de registrar la hoja de cierre, asegúrese de volver a cambiar el período a En espera.
Informes financieros
Los informes permiten a los usuarios crear, mantener, implementar y ver informes financieros. Son informes que no están limitados por las restricciones de los informes tradicionales y son útiles para diseñar con eficiencia varios tipos de informes.
Los informes financieros incluyen el soporte de dimensiones, para determinar qué dimensiones financieras quiere incluir y su secuencia, y permiten crear una estructura de informes personalizada.
Puede mapear lo siguiente para comprender mejor los datos financieros:
Cuentas principales
Dimensiones financieras
Combinaciones de ambos
Por ejemplo, puede crear estructuras de filas financieras para centrarse en las cuentas de costes. Puede configurar dimensiones financieras ilimitadas que permitan detallar los costes. Las siguientes dimensiones financieras son ejemplos que podrían estar asociados con las cuentas de costes:
Centros de coste
Departamentos
Combinaciones de ambos
Para obtener más información sobre la creación de informes financieros, acceda al vínculo de la unidad Resumen y recursos del final de este módulo.
Cierre de fin de año
Al final de un ejercicio, debe ejecutar el proceso de cierre de fin de año para transferir al año nuevo los saldos de apertura. La mayoría de las empresas ejecutan el proceso de cierre de fin de año varias veces. La primera ejecución del cierre de fin de año sirve para trasladar los saldos al nuevo ejercicio. Luego, el fin de año se puede volver a ejecutar tantas veces como sea necesario para trasladar los saldos de los movimientos de ajuste al nuevo ejercicio.
Durante el proceso de cierre de fin de año se crean dos tipos de transacciones. Siempre se genera una transacción de apertura que se utiliza para crear los saldos de apertura del nuevo ejercicio. La transacción de apertura presenta los saldos de las cuentas contables del balance de situación en el nuevo ejercicio y los saldos de las cuentas contables de pérdidas y ganancias en la cuenta contable de ganancias retenidas en el nuevo ejercicio. La transacción de Cierre se crea opcionalmente para reducir los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias a cero en el año fiscal que se está cerrando.
Para obtener orientación sobre cómo se configura y ejecuta el proceso de cierre de fin de año, acceda al vínculo correspondiente en la unidad Resumen y recursos del final de este módulo.
Realizar la consolidación financiera
En una consolidación, se pueden reunir transacciones de varias cuentas de una empresa en un único conjunto de cuentas de la empresa. Puede imprimir informes, como informes financieros, de la empresa de consolidación, pero no puede usar esta empresa para las transacciones diarias.
Antes de realizar una consolidación al cierre de un periodo, asegúrese de que se lleven a cabo las actividades preparatorias de cierre del periodo, pero no cierre las cuentas de las filiales hasta que se haya realizado la consolidación.
Puede consolidar datos de empresas cuyas bases de datos sean externas a la base de datos de la empresa de consolidación, o bien puede consolidar datos de empresas en la misma base de datos, lo que se podría denominar una consolidación "en línea".
Para las consolidaciones, no es obligatorio que configure por adelantado la empresa de consolidación. Sin embargo, si desea utilizar los principios de conversión de consolidación para convertir datos de filiales en divisas extranjeras, debe configurar las cuentas principales de la empresa de consolidación.
Para preparar una empresa de consolidación (la empresa que recopila los resultados y los saldos de las filiales), debe tener creada una entidad jurídica con la opción Usar para proceso de consolidación financiera habilitada. Al igual que con cualquier otra entidad jurídica, debe completar la Configuración del módulo de contabilidad general para la empresa de la consolidación.
Para obtener más información sobre cómo configurar el módulo Contabilidad general, acceda al vínculo de la unidad Resumen del final de este módulo.
Cuando complete el proceso de configuración en la empresa de consolidación, podrá concentrarse en la filial. El grado de configuración que se necesita en una filial depende del grado de similitud que tengan el plan de cuentas y las dimensiones de la empresa de consolidación y la filial.
La consolidación puede realizarse mediante un plan de cuentas compartido o en blanco.
Para obtener más información sobre la consolidación con empresas vinculadas, acceda al vínculo correspondiente de la unidad Resumen y recursos del final de este módulo.
Eliminaciones de empresas vinculadas
Las transacciones de eliminación son necesarias cuando una empresa matriz tiene negocios con una o más filiales y utiliza informes financieros consolidados.
Algunas transacciones que se realizan entre las empresas tienen que eliminarse porque los informes financieros consolidados solo deben incluir las transacciones que se producen entre la entidad consolidada y las demás entidades que están fuera del grupo consolidado. Debido a este requisito, las transacciones entre una empresa matriz y sus filiales deben eliminarse.
Las reglas de eliminación predefinidas crean transacciones de eliminación en una empresa que se especifica como empresa de destino para las eliminaciones. Puede generar los diarios de eliminación durante el proceso de consolidación o mediante una propuesta de diario de eliminación.