Describir los procesos financieros periódicos.
En Finance, puede completar los procedimientos de cierre para un periodo, como un día, un mes o un año. Los procesos de cierre preparan el sistema para un período nuevo.
Preparar el cierre del período financiero
Cada organización tiene procesos y pasos diferentes que lleva a cabo al final de un período. Entre los pasos opcionales para un final de período se encuentran los siguientes:
Liquidar facturas y pagos.
Registrar todas las transacciones del final del período.
Comprobar que todos los diarios estén registrados.
Realizar una revalorización de divisa extranjera para que en la contabilidad general se generen todos los importes de beneficios o pérdidas no realizados.
Realizar una revalorización de divisa extranjera de proveedores y clientes.
Liquidar transacciones contables.
Procesar todas las asignaciones requeridas.
Conciliar los subdiarios contables con la contabilidad general.
Registrar manualmente los ajustes de fin de periodo.
Registrar en el diario las transacciones y revisar el informe del diario contable.
Realizar una consolidación mediante una empresa de consolidación o informes financieros.
Generar informes financieros de final de periodo mediante informes financieros.
Establecer periodos contables en estado En espera, para que no se produzca más registros. Para un mejor control, también puede restringir un período a un grupo de usuarios específico mientras se realizan actividades de finalización de período. Como práctica recomendada, no use el estado Cerrado permanentemente, porque no se pueden volver a abrir los periodos establecidos en Cerrado permanentemente. Este estado podría usarse bastante más adelante.
Espacio de trabajo Cierre de periodo financiero
El espacio de trabajo Cierre de periodo financiero le permite realizar un seguimiento de los procesos de cierre financiero en empresas, áreas y personas. Según el rol de seguridad asignado a su perfil de usuario para ver el espacio de trabajo Cierre de periodo financiero, se muestran todas las tareas y estados de una programación de cierre, o solo las tareas que se le hayan asignado.
Puede encontrar el espacio de trabajo Cierre de periodo financiero accediendo a Contabilidad general>Espacios de trabajo>Cierre de periodo financiero. Puede utilizar el espacio de trabajo para organizar y realizar un seguimiento de las tareas necesarias para diversos procesos de final de periodo.
Primero debe seleccionar una programación de cierre en la parte superior del espacio de trabajo. La programación de cierre seleccionada filtra todos los datos presentados en el espacio de trabajo.
Los mosaicos de Resumen del espacio de trabajo, que se muestran en la siguiente captura de pantalla, ofrecen una visión general del proceso; los indicadores resultan útiles para realizar un seguimiento del proceso de cierre. Muestran una enumeración de las tareas vencidas, las tareas restantes para hoy, las tareas que vencen hoy pero están bloqueadas debido a dependencias y el resto de tareas del proceso. Esta información cubre todas las empresas incluidas en la programación de cierre seleccionada.
Para obtener más información sobre cómo configurar el cierre del periodo financiero, consulte los enlaces a recursos adicionales al final de este módulo.
Cierre de fin de mes
Veamos una demostración que explica cómo procesar el cierre de fin de mes.
Vea este vídeo para obtener más información sobre el cierre de fin de mes.
Crear y registrar una hoja de cierre
Puede darse el caso de que una empresa imprima un balance de comprobación para detectar incoherencias e introducir los ajustes necesarios antes de cerrar el periodo. Para realizar ajustes en Finance, puede realizar una de las dos tareas siguientes:
Realizar movimientos de diario típicos, según el ajuste.
Usar la página Ajustes del periodo de cierre.
Tenga en cuenta la información siguiente cuando utilice la página Ajustes del periodo de cierre:
Esta página presenta una vista avanzada de los saldos de las cuentas y en ella se pueden anotar directamente movimientos de fin de año.
Las anotaciones efectuadas en la página normalmente se producen en el periodo de cierre del ejercicio.
Se pueden crear varias hojas de cierre específicas (por ejemplo para ingresos, gastos, cuentas de saldo, etc.) y luego cargar los saldos desde la contabilidad general hasta la hoja de cierre. Después de cargar las transacciones, realice las transferencias de una cuenta a otra.
Se parece a un diario, porque puede crear tantas hojas de cierre nuevas como sea necesario y puede registrar varias líneas de movimientos.
No se pueden realizar transacciones al período de Apertura en una hoja de cierre; utilice la opción Apertura solo cuando la transacción sea de saldo de apertura. Sin embargo, puede realizar ajustes en los periodos normales y en los periodos de cierre. Por lo general, este campo se establece en Cierre.
Las columnas a rellenar dependen de la opción Cierre que se seleccione al configurar cada cuenta en el plan de cuentas.
Registrar el ajuste del período de cierre
Cuando haya completado las transferencias o los ajustes necesarios, seleccione el botón Registrar para registrar el ajuste de periodo de cierre. El ajuste de periodo de cierre solo se registra en el periodo de cierre.
Antes de cerrar el periodo y transferir los saldos finales al año nuevo como saldos de apertura, genere informes y compruebe los resultados.
Para registrar la hoja de cierre, abra el periodo de cierre en la página periodos. Después de registrar la hoja de cierre, asegúrese de volver a cambiar el periodo a En espera.
Cierre de fin de año
Al final de un ejercicio, debe ejecutar el proceso de cierre de fin de año para transferir al año nuevo los saldos de apertura. La mayoría de las empresas ejecutan el proceso de cierre de fin de año varias veces. La primera ejecución del cierre de fin de año sirve para trasladar los saldos al nuevo ejercicio. Luego, puede volver a ejecutar el fin de año tantas veces como sea necesario para trasladar los saldos de los movimientos de ajuste al nuevo ejercicio.
Puede crear dos tipos de transacciones durante el proceso de cierre de fin de año. Siempre se genera una transacción de apertura que se utiliza para crear los saldos de apertura del nuevo ejercicio. En el nuevo ejercicio, la transacción de apertura muestra los saldos de las cuentas contables del balance de situación y los saldos de las cuentas contables de pérdidas y ganancias en la cuenta contable de ganancias retenidas, excluyendo las transacciones de empresas vinculadas. De manera opcional, puede crear una transacción de cierre para reducir los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias a cero en el año fiscal que está cerrando.
Procesar el cierre de fin de año
Al acabar el año, es necesario completar las siguientes tareas:
Realizar movimientos de ajuste que reflejen las transacciones del año anterior.
Imprimir informes, como informes financieros.
Hacer una copia de seguridad de los datos.
Crear un nuevo ejercicio y transferir los saldos de apertura.
Revalorización de divisa extranjera
Si realiza negocios con varios países o regiones, debe considerar la posibilidad de realizar transacciones multidivisa en sus negocios diarios. Por ejemplo, las fluctuaciones en los tipos de cambio puede hacer que el valor neto de las transacciones abiertas en divisa extranjera varíe con el tiempo.
Por ejemplo, usted trabaja para una empresa india y tiene un cliente que reside en Estados Unidos. La divisa predeterminada de su organización es INR. Con el cliente estadounidense, usted realiza transacciones en USD. Inicia una factura de venta de 1000 USD en mayo, cuando el tipo de cambio es 1 USD = 83 INR. En junio, tiene cuentas por cobrar por un valor de 83 000 INR. El pago se realiza el mes siguiente cuando el tipo de cambio cambia a 1 USD = 83,50 INR. Al ejecutar el proceso de revalorización de divisa en función del nuevo tipo de cambio, se obtiene un beneficio no realizado de 500 INR. Para equilibrar el beneficio no realizado, se produce un registro en la cuenta del beneficio realizado cuando se registra la liquidación. Una disminución en el tipo de cambio genera pérdidas tanto realizadas como no realizadas.
Debe configurar algunas áreas en la página módulo Contabilidad general>Divisa>Perfil de registro de revalorización de divisa.
Puede definir ganancias/pérdidas realizadas/no realizadas para las transacciones de contabilidad general en la pestaña Contabilidad general y definir una cuenta específica para una divisa específica. Para las transacciones de proveedores, puede definir cuentas de ganancias/pérdidas realizadas/no realizadas en la combinación de divisa y proveedor/grupo de proveedores en la pestaña Proveedores. De manera similar, para las transacciones de clientes, puede definir cuentas de ganancias/pérdidas realizadas/no realizadas en la combinación de divisa y cliente/grupo de clientes.
Al cierre de un periodo, es posible que tenga que ajustar los saldos de las cuentas de contabilidad general en divisas extranjeras mediante el uso de varios tipo de cambio. Por ejemplo, un estándar de contabilidad exige que los activos y pasivos se revaloricen utilizando el tipo de cambio actual, los activos fijos al tipo de cambio histórico y las cuentas de balance de ingresos al promedio mensual. Cuando se ejecuta el proceso de revalorización, se revaloriza el saldo de cada cuenta principal registrada en una divisa extranjera. Las transacciones de ganancias o pérdidas no realizadas creadas durante el proceso de revalorización se registran en la cuenta principal.
También puede definir las cuentas de ganancias/pérdidas realizadas/no realizadas desde la página módulo Contabilidad general>Configuración de contabilidad>Contabilidad. Si no define cuentas de ganancias/pérdidas realizadas/no realizadas en el perfil de registro, se utilizan las cuentas definidas en la página Contabilidad para la contabilización de la transacción.
Informes financieros
Al usar informes financieros, los usuarios pueden crear, mantener, implementar y ver informes financieros. Son informes que no están limitados por las restricciones de los informes tradicionales y son útiles para diseñar con eficiencia varios tipos de informes.
Los informes financieros son una rica herramienta de cliente integrada con Finance que incluye muchos informes estándar. Puede iniciar informes financieros desde el módulo Contabilidad generalConsultas e informes>Informes financieros>.
Puede seleccionar cualquiera de los informes y luego el botón Generar en el panel de acciones para abrir un cuadro de diálogo que solicita la fecha del informe. El informe generado se almacena como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Rellena automáticamente una fecha de caducidad de tres meses a partir de la fecha de generación del informe. Puede cambiar la fecha de caducidad a nunca.
Al seleccionar el botón Nuevo o Editar en el panel de acciones, se inicia la herramienta de informes financieros.
Un informe financiero tiene siete secciones:
Definiciones de filas: aquí se definen todas las filas necesarias en el informe. También define la categoría de cuenta principal para cada fila. Todas las cuentas principales asociadas a la categoría de cuenta principal seleccionada son posibles candidatas para este informe. Los informes financieros incluyen soporte de dimensiones para determinar qué dimensiones financieras desea incluir en la fila.
Por ejemplo, puede crear estructuras de filas financieras para centrarse en las cuentas de costes. Puede configurar dimensiones financieras ilimitadas que proporcionen detalles del coste. Las siguientes dimensiones financieras son ejemplos que podrían estar asociados con las cuentas de costes:
Centros de coste
Departamentos
Combinaciones de ambos
Definiciones de columnas: aquí puede definir las columnas necesarias en el informe. Configura la columna en función de los valores del menú desplegable, que incluye importes de dimensión financiera, columna calculada, valores de campo específicos (como divisa o código de cuenta) y número de línea.
Definición del organigrama: aquí puede crear una jerarquía de unidades operativas, en función de lo que desee incluir en el informe.
Definición de informe: aquí puede vincular la definición de fila, la definición de columna y la definición del organigrama para crear un informe completo. También puede definir la entidad jurídica a la que se aplica un informe.
Grupo de informes: en esta sección puede agrupar informes similares para facilitar su funcionamiento.
Calendario de informes: en esta sección puede programar la ejecución de un solo informe o de un grupo de informes. Ayuda a informar sobre operaciones y mantenimiento.
Seguridad: puede usar esta sección para definir la seguridad de acceso a los informes.
Para obtener más información sobre cómo configurar el informe financiero, consulte los enlaces a recursos adicionales al final de este módulo.
Realizar la consolidación financiera
En una consolidación, se pueden reunir transacciones de varias cuentas de una empresa en un único conjunto de cuentas de la empresa. Puede imprimir informes, como informes financieros, de la empresa de consolidación, pero no puede usar esta empresa para las transacciones diarias.
Antes de realizar una consolidación al cierre de un periodo, debe llevar a cabo las actividades preparatorias de cierre del periodo, pero no cierre las cuentas de las filiales hasta que se haya realizado la consolidación.
Puede consolidar datos de empresas cuyas bases de datos sean externas a la base de datos de la empresa de consolidación, o bien puede consolidar datos de empresas en la misma base de datos, lo que se podría denominar una consolidación "en línea".
Para las consolidaciones, no es obligatorio que configure por adelantado la empresa de consolidación. Sin embargo, si desea utilizar los principios de conversión de consolidación para convertir datos de filiales en divisas extranjeras, debe configurar las cuentas principales de la empresa de consolidación.
Para preparar una empresa de consolidación (la empresa que recopila los resultados y los saldos de las filiales), debe tener creada una entidad jurídica con la opción Usar para proceso de consolidación financiera habilitada. Al igual que con cualquier otra entidad jurídica, debe completar la Configuración del módulo de contabilidad general para la empresa de la consolidación.
Para obtener más información sobre cómo configurar el módulo Contabilidad general, acceda al vínculo de la unidad Resumen del final de este módulo.
Cuando complete el proceso de configuración en la empresa de consolidación, podrá concentrarse en la filial. El grado de configuración que se necesita en una filial depende del grado de similitud que tengan el plan de cuentas y las dimensiones de la empresa de consolidación y la filial.
Puede realizar la consolidación mediante un plan de cuentas compartido o en blanco.
Para obtener más información sobre la consolidación de empresas vinculadas, consulte los enlaces a recursos adicionales al final de este módulo.
Eliminaciones de empresas vinculadas
Las transacciones de eliminación son necesarias cuando una empresa matriz tiene negocios con una o más subsidiarias y utiliza informes financieros consolidados.
Al preparar los informes financieros consolidados, los equipos de finanzas eliminan todas las transacciones de empresas vinculadas, incluidas las operaciones descendentes, ascendentes y laterales. Esto garantiza que los informes financieros reflejen con precisión la realidad económica del grupo como una entidad única, en lugar de como entidades individuales y separadas. Debido a este requisito, debe quitar o eliminar las transacciones entre una empresa matriz y sus filiales.
Las reglas de eliminación predefinidas crean transacciones de eliminación en una empresa que se especifica como empresa de destino para las eliminaciones. Puede generar los diarios de eliminación durante el proceso de consolidación o mediante una propuesta de diario de eliminación.