Asignar categorías de gastos a una cuenta principal
Los consultores cuando viajan, incurren en gastos que incluyen billetes de avión, comidas, hotel, kilometraje y otros gastos. Estos gastos están asociados a una categoría de gasto. La categoría de gastos define la cuenta contable en la que se registran los gastos. Las categorías de gastos se derivan de la categoría compartido.
Categoría compartida
La categoría compartida está disponible en el submenú Configuración > General en el módulo Gestión de gastos. Las categorías compartidas se comparten entre las entidades jurídicas de la organización.
Considere los siguientes factores con categorías compartidas:
- Para utilizar la categoría Compartida como categoría de gastos, deberá establecer el valor del botón de alternancia Se puede usar en Gasto en Sí para hacer que el campo Tipo de gasto sea obligatorio.
- Puede definir una categoría compartida para utilizarla para producción estableciendo el botón de alternancia Se puede usar en Gasto en Sí.
- El botón de alternancia Se puede usar en Proyecto puede ayudarle a definir una categoría compartida para la gestión de proyectos y el uso contable.
- Puede tener una categoría compartida entre Gastos y Proyecto si establece los botones de alternancia Se puede usar en Gasto y Se puede usar en Proyecto en Sí.
- Puede tener una categoría compartida entre Producción y Proyecto si establece los botones de alternancia Se puede usar en Producción y Se puede usar en Proyecto en Sí.
- No puede establecer los botones de alternancia Se puede usar en Producción y Se puede usar en Gasto en Sí de manera simultánea.
Los tipos de gastos son campos de valor fijo que tienen valores como Comidas, Aerolíneas u Hoteles.
Además, puede definir subcategorías en la categoría Compartido, lo que le ayudará a realizar un seguimiento de la subcategoría individual por separado desde un punto de vista financiero. Puede seleccionar la casilla de verificación Excluir de devolución de impuestos si la subcategoría no se puede elegir para la devolución de impuestos.
Categoría de gastos
Para crear una categoría de gastos, vaya al submenú Configuración > General en Gestión de gastos y luego seleccione la página Categoría de gastos. La categoría de gastos es una característica específica de la entidad jurídica. Para cada entidad jurídica, debe definir por separado la categoría de gastos y sus parámetros relacionados.
Al crear una categoría de gasto, primero tendrá que seleccionar la categoría compartida. En el nivel de organización, puede tener muchas categorías compartidas. Para cada entidad jurídica, puede tener un subconjunto de categorías compartidas como categoría de gastos.
Tenga en cuenta los siguientes factores al configurar sus categorías de gastos:
En primer lugar, deberá seleccionar la categoría compartida, de la que se deriva la categoría de gastos. Puede seleccionar solo aquellas categorías compartidas donde el botón de alternancia Se puede usar en Gasto está establecido en Sí. Después de haber seleccionado la categoría compartida en la búsqueda del campo Id. de categoría, puede modificar el nombre de la categoría en función de los requisitos de su entidad jurídica.
Seleccione la pestaña Id. de categoría para rellenar la ficha desplegable Subcategorías con la lista de subcategorías que se han definido en la categoría compartida. Si una subcategoría no es relevante para una entidad jurídica, puede eliminarla mediante el botón Eliminar.
Seleccione la casilla de verificación Inactivo en la cuadrícula Subcategorías para asegurarse de que la subcategoría correspondiente no se pueda seleccionar durante la entrada de gastos. En el campo Cuenta, puede definir la cuenta principal que se carga al procesar los reembolsos de gastos para cada subcategoría.
- En la ficha desplegable Métodos de pago permitidos, puede especificar los diversos métodos de pago admitidos para esta categoría. También puede mostrar el método de pago predeterminado.
- En la ficha desplegable Gastos, Método de pago predeterminado es un campo obligatorio.
- El campo Tipo de gasto se completa automáticamente con el valor que se define en la categoría compartida.
- Puede configurar el valor del campo Detalle obligatorio para que sea verdadero y asegurarse de que el gasto que se registra en cada subcategoría se especifica durante la entrada de gastos.
- Puede seleccionar el campo Inactivo para desactivar una categoría de gastos para una entidad jurídica.
- El control de alternancia Solo importar garantiza que no se permita una entrada manual de elementos de gastos para la categoría de gastos especificada.
- Desde el menú desplegable Cuenta principal, puede seleccionar la cuenta de gastos que se carga al procesar el reembolso de gastos.
- En la ficha desplegable Uso, el valor predeterminado del botón del alternancia Usar en proyecto es No. Solo puede cambiarlo a Sí si el botón de alternancia Se puede usar en Proyecto se establece en Sí en la categoría compartida.
- En la página Categorías compartidas, si el botón de alternancia Se puede usar en Proyecto se establece en Sí junto con el botón de alternancia Se puede usar en Gasto, puede cambiar el botón de alternancia Usar en Proyecto a Sí.
- Si el botón de alternancia Usar en proyecto de la ficha desplegable Uso se cambia a Sí, aparecerán tres fichas desplegables más en el formulario.
En la ficha desplegable Proyecto, debe especificar las características relacionadas con el proyecto. En la ficha desplegable Cuentas de costes, definirá las cuentas principales para realizar un seguimiento de los elementos de coste del proyecto. En la ficha desplegable Cuentas de ingresos, puede definir las cuentas principales para realizar un seguimiento de los elementos de ingresos del proyecto.