Facturación proforma
En Project Operations, las facturas proforma se crean como una extensión de las facturas de Microsoft Dynamics 365 Sales.
Sin embargo, el proceso de facturación difiere entre Sales y Project Operations en cuanto a la facturación.
Por ejemplo, no es posible crear una factura nueva desde la página Lista de facturas de Project Operations, pero sí es posible hacerlo en Sales.
Estas diferencias y extensiones existen para dar soporte a los procesos de facturación de proyectos que necesiten una factura que no sea la factura típica de un pedido de ventas.
Importante
Debido a estas diferencias, no use las facturas de Sales y de Project Operations de manera intercambiable.
La facturación aporta a los a jefes de proyecto un segundo nivel de aprobación antes de crear facturas para los clientes. Se considera que el primer nivel de aprobación está completado cuando se aprueban las entradas de tiempo y gastos que envían los miembros del equipo del proyecto.
Crear facturas de proyecto
Puede crear facturas de proyecto de una en una o de forma masiva. Además, puede crearlas manualmente, o bien se pueden configurar para que se generen en ejecuciones automatizadas.
Crear facturas de proyectos manualmente
En la página de lista Contratos de proyecto, puede crear facturas de proyecto independientes para cada contrato de un proyecto, o bien puede crear facturas masivamente para diversos contratos de un proyecto.
Para crear una factura para un contracto de proyecto específico, en la página de lista Contratos de proyecto, abra un contrato de proyecto y seleccione Crear factura.
Se generará una factura para todas las transacciones del contrato de proyecto seleccionado, cuyo estado sea Listo para facturar. Dichas transacciones incluyen las líneas de contrato basadas en el tiempo, los gastos, los hitos y el producto.
Siga estos pasos para crear facturas de forma masiva:
En la página de lista Contratos de proyecto, seleccione uno o varios contratos de proyecto para los que deba crear una factura, y luego elija Crear facturas de proyecto.
Un mensaje de advertencia le indicará que podría producirse una demora antes de que se creen las facturas. También se muestra el proceso.
Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.
Se generará una factura para todas las transacciones de una línea de contrato, cuyo estado sea Listo para facturar. Dichas transacciones incluyen las líneas de contrato basadas en el tiempo, los gastos, los hitos y el producto.
Para ver las facturas que se generan, vaya a Ventas > Facturación > Facturas. Debería ver una factura por cada contrato de proyecto.
Configurar la creación automática de facturas de proyectos
Siga los pasos que indicamos a continuación, para configurar una ejecución automatizada de facturas:
- Vaya a Configuración > Trabajos por lotes.
- Cree un trabajo por lotes y asígnele el nombre Project Operations: crear facturas. El nombre del trabajo por lotes debe incluir las palabras Crear facturas.
- En el campo Tipo de trabajo, seleccione Ninguno. De forma predeterminada, las opciones Frecuencia diaria y Está activo están establecidas en Sí.
- Seleccione Ejecutar flujo de trabajo. En el cuadro de diálogo Buscar registro, aparecerán tres flujos de trabajo:
- ProcessRunCaller
- ProcessRunner
- UpdateRoleUtilization
- Seleccione ProcessRunCaller y luego seleccione Agregar.
- En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione Aceptar. Al flujo de trabajo Suspensión le sigue el flujo de trabajo Proceso.
- También puede seleccionar ProcessRunner en el paso 5. Luego, cuando seleccione Aceptar, el flujo de trabajo Proceso irá seguido de un flujo de trabajo Suspensión.
ProcessRunner es el flujo de trabajo que crea las facturas. Revisa todas las líneas de contrato para las que se deben crear facturas y después crea facturas para dichas líneas. Para determinar para qué líneas de contrato deben crearse facturas, el trabajo examina las fechas de ejecución de facturas de las líneas de contrato. Si detecta líneas de contrato que pertenecen a un mismo contrato con la misma fecha de ejecución de factura, las transacciones se combinarán en una factura con dos líneas de factura. Si no hay transacciones disponibles para las que crear facturas, el trabajo omitirá la creación de facturas.
Cuando ProcessRunner termina de ejecutarse, llama a ProcessRunCaller, proporciona la hora de finalización y se cierra. ProcessRunCaller, a su vez, inicia un temporizador que se ejecuta durante 24 horas a partir de la hora de finalización especificada. Cuando el temporizador marque el final, ProcessRunCaller se cerrará.
El trabajo de proceso por lotes de creación de facturas es periódico. Si este proceso por lotes se ejecuta muchas veces, se crean numerosas instancias del trabajo y se producirán errores. Por lo tanto, inicie el proceso por lotes una única vez y reinícielo solo en el caso de que deje de ejecutarse.
Puede realizar las siguientes operaciones con facturas proforma:
- Editar encabezados
- Editar los importes de anticipo que se utilizarán
- Editar los detalles de línea de Tipo de facturación y Cantidad
- Agregar nuevas líneas para Tiempo, Gastos o Tarifas directamente en la factura
- Facturar en escenarios de varios clientes
- Realizar confirmaciones de facturas y validaciones de NTE (no exceder)
- Corregir facturas para corregir cantidades o precios
- Confirmar correcciones