Facturación proforma
En Project Operations, las facturas proforma se crean como una extensión de las facturas de Dynamics 365 Sales. Sin embargo, hay muchas diferencias en el proceso de facturación entre Sales y Project Operations.
Por ejemplo, no es posible crear una nueva factura desde la página de lista Facturas de Project Operations, pero es posible hacerlo en Sales. Estas diferencias y extensiones están implementadas para respaldar los procesos de facturación para proyectos que necesitan una factura que no es la estándar para un pedido de ventas.
Configurar la creación automática de facturas
Puede configurar la creación automática de facturas en Project Operations. El sistema crea un borrador de factura proforma basado en la programación de facturas de cada contrato de proyecto y línea de contrato. Las programaciones de facturas se configuran en el nivel de línea de contrato. Cada línea de un contrato puede tener una programación de facturas distinta, o se puede incluir la misma programación de facturas en cada línea del contrato.
Al crear una factura, el sistema siempre crea al menos una factura para cada contrato de proyecto. En algunos casos, se pueden crear varias facturas.
Por ejemplo, si el contrato tiene varios clientes, se creará el mismo número de facturas que el número de clientes que tienen transacciones facturables para facturar en ese contrato del proyecto.
Para configurar una ejecución automatizada de facturas, complete los siguientes pasos.
- En Project Operations, vaya a Configuración > Configuración de facturas periódicas.
- Cree un trabajo por lotes y asígnele el nombre Project Operations: crear facturas. El nombre del trabajo por lotes debe incluir las palabras "crear facturas".
- En el campo Tipo de trabajo, seleccione Ninguno. De forma predeterminada, los campos Frecuencia diaria y Está activo están establecidos en Sí.
- Seleccione Ejecutar flujo de trabajo. En el cuadro de diálogo Buscar registro, aparecerán tres flujos de trabajo:
- ProcessRunCaller
- ProcessRunner
- UpdateRoleUtilization
- Seleccione ProcessRunCaller y luego seleccione Agregar.
- En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione Aceptar. Al flujo de trabajo Suspensión le sigue el flujo de trabajo Proceso.
Crear una factura proforma manual
En Project Operations, las facturas proforma se pueden crear manualmente, según sea necesario. Puede crear manualmente una factura proforma desde la página de lista Contratos de proyecto o desde la página Detalles de contrato de proyecto.
Página de lista Contratos de proyecto
En la página de lista Contratos de proyecto, seleccione uno o varios contratos de proyecto y luego cree facturas de todos los registros seleccionados.
El sistema comprueba cuál de los contratos de proyecto seleccionados tiene un trabajo pendiente con el estado Listo para facturar anterior a la fecha actual. A partir de esos contratos, el sistema crea borradores de facturas proforma. Si un contrato de proyecto tiene varios clientes, se puede crear una factura para cada cliente y varias facturas para cada contrato de proyecto.
Todas las facturas de proyectos creadas están disponibles en la página Factura de la sección Facturación del área Ventas.
Página Detalles de contrato de proyecto
También se puede crear una factura proforma a partir de la página Detalles de contrato de proyecto, que crea la factura para ese contrato de proyecto en cuestión. El sistema comprueba que el contrato de proyecto tenga un trabajo pendiente Listo para facturar anterior a la fecha actual. A partir de estos contratos, el sistema crea borradores de facturas proforma en función del número de clientes en cada línea de contrato.
Si se ha creado una única factura proforma, se abrirá la página Factura. Si se han creado varias facturas para ese contrato de proyecto, se abrirá la página de lista Facturas para mostrar todas las facturas creadas.
Administrar el trabajo pendiente de facturación
Project Operations tiene vistas para ayudar a administrar el trabajo pendiente de facturación. Para administrar el trabajo pendiente de facturación, seleccione los vínculos del área Ventas en Facturación.
Las siguientes vistas están disponibles en el escenario Implementación simplificada: del acuerdo a la facturación proforma:
Anticipos y pagos a cuenta: enumera todos los anticipos y pagos a cuenta de todos los contratos del proyecto del sistema. Después de facturar un anticipo o pago a cuenta, el importe del anticipo estará disponible para su uso.
Anticipos y pagos a cuenta disponibles: enumera todos los anticipos y pagos a cuenta disponibles de todos los contratos del proyecto del sistema. Después de facturar un anticipo o pago a cuenta, el importe del anticipo estará disponible para su uso y se agregará a la lista. Después de que el importe del anticipo o pago a cuenta se haya usado por completo, se eliminará de la lista.
Hitos de precio fijo: enumera todos los hitos de precio fijo de todas las líneas de contrato del proyecto del sistema. Los hitos únicos o múltiples se pueden marcar como Listo para facturar o No está listo para facturar en esta vista. Marcar un hito como Listo para facturar permite que pueda incluirse en un borrador de factura.
Trabajo pendiente de facturación de productos: enumera todas las líneas de contrato basadas en productos de todos los contratos del proyecto del sistema. Las líneas de contrato basadas en el producto únicas o múltiples se pueden marcar como Listo para facturar o No está listo para facturar en esta vista. Marcar una línea de contrato basada en el producto como Listo para facturar permite que pueda incluirse en un borrador de factura.
En esta vista se muestra una línea de contrato basada en el producto que está en un borrador de factura con un estado de facturación Factura del cliente creada. Al confirmar el borrador de factura, el estado de facturación de este registro se actualiza a Factura del cliente registrada.
Trabajo pendiente de facturación de tiempo y material: muestra todos los datos reales de ventas no facturados de todos los contratos del proyecto del sistema que no se han facturado. Los datos reales de ventas no facturados únicos o múltiples se pueden marcar como Listo para facturar o No está listo para facturar en esta vista. Marcar un dato real de venta no facturado como Listo para facturar permite que pueda incluirse en un borrador de factura.
Obtenga más información acerca de la facturación en el módulo Introducción a la facturación en Dynamics 365 Project Operations.