Administración de ventas de proyectos
Los procesos de ventas que se utilizan en una organización basada en proyectos difieren de los procesos de ventas que se utilizan en una organización basada en productos. La razón es que los ciclos de ventas para las organizaciones basadas en proyectos son más largos y requieren técnicas de estimación personalizadas para analizar y crear las ofertas para cada operación. Project Operations utiliza algunas de las siguientes funciones que se utilizan en un proceso de ventas:
- Se utiliza un registro de clientes potenciales para realizar un seguimiento del proceso de ventas.
- Los clientes potenciales que reúnen los requisitos se registran como oportunidades.
- Todos los artefactos relacionados para una oportunidad están accesibles. Estos artefactos incluyen el equipo de ventas, las partes interesadas, la probabilidad, la clasificación, las fases de ventas y los procesos de negocio.
- Se crean múltiples ofertas para una oportunidad.
- A una oferta se le da el estado de cerrada como lograda para crear un pedido de ventas. En Project Operations, el pedido de ventas se personaliza y se denomina contrato de proyecto.
Clientes potenciales de proyectos
Los clientes potenciales basados en proyectos se pueden gestionar y calificar en Project Operations. El proceso de administración de clientes potenciales incluye la creación de clientes potenciales basados en trabajos y la calificación de esos clientes potenciales.
Cuando se califica un cliente potencial basado en un proyecto, se crean una oportunidad y una cuenta. Una oportunidad basada en proyectos es el punto de partida para las actividades de búsqueda de ventas en la fase Oportunidad. Las oportunidades basadas en proyectos tienen capacidades únicas que se requieren para vender el trabajo del proyecto.
Entre las capacidades, se incluyen:
- Los métodos de facturación Tiempo y material y Precio fijo.
- Listas de precios con fecha efectiva múltiples para recursos humanos, gastos y materiales asociados a los proyectos.
Para que un cliente potencial calificado cree automáticamente una oportunidad, establezca el atributo Tipo en Basado en trabajo cuando cree el cliente potencial.
Nota
Si elige un tipo diferente, el cliente potencial no creará una oportunidad basada en el proyecto cuando esté calificado. Si no se crea la oportunidad basada en el proyecto, las capacidades específicas del proyecto no estarán disponibles en los procesos de ventas posteriores.
Los clientes potenciales que tienen el valor Tipo establecido en Basado en trabajo se conocen como clientes potenciales basados en proyectos. Cuando se califica un cliente potencial basado en un proyecto, se crea lo siguiente:
- Una cuenta que usa el campo Empresa del cliente potencial
- Un registro de contacto asociado a la cuenta según los valores de los campos Nombre y Apellidos del cliente potencial
- Una oportunidad basada en proyecto que tiene el campo Tipo establecido en Basado en trabajo
Oportunidades de proyecto
Las empresas basadas en proyectos suelen tener sus operaciones de entrega repartidas en varios países, regiones y geografías. El coste de implementación y entrega del proyecto puede variar según la geografía o división que administra la entrega. A su vez, este factor puede afectar a los márgenes de la oferta. La entrega de servicios basados en proyectos generalmente implica una gran cantidad de tiempo de recursos humanos, gastos considerables de viaje, costes de materiales y otros gastos.
Las oportunidades basadas en proyectos en Project Operations están diseñadas con integración con Dynamics 365 Sales. Esta unidad proporciona detalles sobre los diferentes campos y la lógica empresarial que se incluyen en la funcionalidad adicional que requieren las empresas basadas en proyectos para gestionar oportunidades basadas en proyectos.
Los siguientes flujos de proceso de negocio son compatibles con las ofertas basadas en proyectos de Project Operations:
- Proceso de negocio de cliente potencial a oportunidad
- Proceso de venta de la oportunidad
Proceso de negocio de cliente potencial a oportunidad
El proceso de negocio de cliente potencial a oportunidad admite las siguientes etapas.
| Etapa | Entidad asignada | Funcionalidad |
|---|---|---|
| Calificar | Cliente potencial | Califique al cliente potencial para crear una cuenta, un contacto y una oportunidad. |
| Desarrollar | Oportunidad | Desarrolle la oportunidad para agregar más información sobre el trabajo involucrado, las partes interesadas clave y la competencia. |
| Proponer | Oportunidad | Desarrolle la propuesta y obtenga la aprobación del equipo de revisión interno. |
| Cerrar | Oportunidad | Gane la oportunidad para cerrar la oferta. |
Proceso de venta de la oportunidad
El proceso de venta de la oportunidad en Project Operations es una extensión del flujo de proceso de negocio de venta de oportunidad en Dynamics 365 Sales. Este proceso de negocio está diseñado de manera inmediata para respaldar las siguientes etapas de una oportunidad basada en proyectos.
| Etapa | Entidad asignada | Funcionalidad |
|---|---|---|
| Calificar | Oportunidad | Califique al cliente potencial para crear una cuenta, un contacto y una oportunidad. |
| Proponer | Oferta | Desarrolle la propuesta usando ofertas de proyecto y obtenga la aprobación del equipo de revisión interno. |
| Contrato | Contrato de proyecto | Gane la oferta para crear el contrato y comenzar la implementación y entrega del proyecto. |
| Cerrar | Contrato de proyecto | Finalice el trabajo con éxito y cierre el contrato del proyecto. |
Nota
Puede editar el flujo de proceso de negocio del producto o crear sus propios flujos de proceso de negocio para realizar un seguimiento de su proceso de ventas, según sea necesario. Para más información, consulte Información general sobre flujos de proceso de negocio.
Ofertas de proyecto
En Project Operations, las ofertas de proyecto están diseñadas para ayudar a crear propuestas para trabajo del proyecto. La estructura de una oferta de proyecto en Project Operations tiene como objeto las propuestas de proyectos con los siguientes componentes:
- Líneas de oferta que identifican los componentes discretos del trabajo que se presentarán como componentes de alto nivel.
- Detalles de la línea de oferta que identifican y estiman el trabajo para cada componente de alto nivel o línea de oferta. Las estimaciones de programación o fecha y los aspectos financieros del trabajo están vinculados a esa línea de oferta.
- Los modelos de contratación y los componentes facturables se configuran para cada línea de oferta. Esta configuración ayuda a estimar la distribución de ingresos, gastos y rentabilidad para cada línea de oferta y la oferta en general.
Contratos de proyectos
Los contratos de proyectos en Project Operations capturan y administran los compromisos acordados contractualmente y los detalles de facturación de un proyecto. La estructura de un contrato de proyecto en Project Operations está adaptada al trabajo basado en proyectos con los siguientes componentes:
- Líneas de contrato que identifican los componentes discretos del trabajo que se presentarán como componentes de alto nivel en una factura de proyecto.
- Detalles de la línea de contrato que identifican y estiman el trabajo para cada componente de alto nivel o línea de contrato. El presupuesto incluye la programación y los aspectos económicos del trabajo vinculado a la línea de contrato.
- Los modelos de contratación y los componentes facturables se configuran para cada línea de contrato que contiene el acuerdo de facturación para cada línea de contrato y el contrato en general.
Antes de comenzar a utilizar contratos de proyectos en Project Operations, debe comprender la siguiente terminología y conceptos de contratos de proyectos:
- Empresa propietaria
- Unidad de contratación
- Divisa de coste
- Divisa de ventas
- Método de facturación
- Listas de precios de proyectos
- Clases de transacción
- Entidades de trabajo y entidades de facturación
- Ofertas para varios clientes
- Programaciones de facturas
Empresa propietaria
La empresa propietaria es la entidad jurídica del módulo de Administración de proyectos y contabilidad para Project Operations de Dynamics 365 Finance. La empresa propietaria representa la entidad jurídica que contabilizará el coste y los ingresos que se derivan de una oferta.
Unidad de contratación
La unidad de contratación representa la división o práctica que posee la entrega del proyecto. Puede configurar los costes de recursos de cada unidad de contratación. Cuando especifica el coste de un recurso, también puede configurar diferentes tarifas de costes para los recursos. Esta unidad contratante toma prestados estos recursos de otras divisiones o prácticas de la empresa. Las tarifas de costes de los recursos se conocen como precios de transferencia, préstamos de recursos o precios de cambio. Cuando configure las tarifas de costes para tomar prestados recursos de otras divisiones, use la divisa de la división de préstamos.
Divisa de coste
Divisa de coste es la divisa en la que se presentan los costes en la pantalla. Esta divisa se deriva de la que está asociada al campo Unidad de contratación del contrato y el proyecto. Los costes se pueden registrar en cualquier divisa para un proyecto. Sin embargo, cuando se muestra en la pantalla, se produce una conversión de la divisa en la que se registraron los costes a la divisa de coste del proyecto.
Dado que la vigencia de los tipos de cambio de la plataforma Microsoft Dataverse no se pueden basar en la fecha, los totales en pantalla para el coste pueden cambiar con el tiempo si se actualizan los tipos de cambio de divisa. Sin embargo, los costes registrados en la base de datos permanecen sin cambios porque los importes se almacenan en la divisa en que se incurrieron.
Divisa de ventas
Divisa de ventas en Project Operations hace referencia a la moneda en la que se registran y se muestran los importes de ventas estimados y reales. La divisa de ventas es también la divisa en la que se factura la transacción al cliente. En un contrato de proyecto, la divisa de ventas se establece de manera predeterminada en el registro del cliente o de la cuenta y se puede cambiar cuando se crea el contrato. Cuando se crea un contrato al cerrar una oferta como ganada, la divisa del contrato se toma de manera predeterminada de la divisa de la oferta.
Cuando crea un nuevo contrato de proyecto, el campo Divisa de ventas no se puede editar. Las listas de precios de productos y proyectos están predeterminadas según esta divisa en el contrato.
A diferencia de los costes, los valores de venta solo se pueden registrar en la divisa de ventas.
Método de facturación
Los dos tipos de modelos de contratación habituales de los proyectos son de tarifa fija y basados en el consumo. Estos modelos se representan en Project Operations como métodos de facturación con dos valores posibles:
- Tiempo y material: un modelo de contratación basado en el consumo donde cada coste incurrido está respaldado por los ingresos correspondientes. A medida que estima o incurre en más costes, las ventas correspondientes estimadas y reales también aumentan. Especifique los límites que no deben excederse en las líneas de contrato que tienen este método de facturación, que limita los ingresos reales. Los ingresos estimados no se ven afectados por los límites que no se deben exceder.
- Precio fijo: un modelo de contratación de tarifa fija que indica que los valores de venta serán independientes de los costes incurridos. El valor de venta es fijo y no cambia a medida que se estima o se incurre en más costes.
Listas de precios de proyectos
Las listas de precios del proyecto se utilizan para determinar los precios predeterminados, no las tarifas de costes, para el tiempo, los gastos y otros componentes relacionados con el proyecto. Pueden existir varias listas de precios. Cada lista de precios tiene su propia validez de fecha para cada contrato de proyecto. En Project Operations no se admite la superposición de validez de fechas en las listas de precios del proyecto.
Cuando se crea un contrato de proyecto al ganar una oferta de proyecto, las listas de precios del proyecto se copian con el nombre del contrato y la fecha incluidos. La copia de esta información constituye un precio personalizado para los componentes del proyecto en este contrato de proyecto.
Clases de transacción
Project Operations admite cuatro tipos de clases de transacciones:
- Tiempo
- Gasto
- Material
- Tarifa
Los valores de costes y ventas se pueden estimar e incurrir en las clases de transacciones Tiempo, Gastos y Material . Tarifa es una clase de transacción solo para ingresos.
Entidades de trabajo y entidades de facturación
Las entidades que representan el trabajo son proyectos y tareas. Las entidades que representan aspectos de facturación son líneas de contrato. Puede vincular diferentes entidades de trabajo a opciones de facturación al asociarlas a las líneas del contrato.
Ofertas para varios clientes
Las ofertas para varios clientes tienen más de un cliente para facturar. Entre los ejemplos comunes de ofertas para varios clientes se incluyen:
- Empresas OEM y sus socios: los socios y revendedores venden un producto con algunos servicios de valor agregado, que generalmente involucran una oferta particular con un cliente. El OEM ofrece financiar una parte del proyecto.
- Proyectos del sector público: múltiples departamentos de un gobierno local acuerdan financiar un proyecto y se facturan de acuerdo con una división previamente acordada. Por ejemplo, un distrito escolar y la administración local acuerdan financiar la construcción de una piscina.
Programaciones de facturas
Los programas de facturas son específicos para cada línea de contrato y son necesarios para que funcione la facturación automática. Los programas de facturas se crean en función de determinadas fechas de inicio y finalización, así como la frecuencia de facturación. Las programaciones se utilizan en la etapa de contrato cuando se configura el proceso de creación automática de facturas. Cuando se crea un contrato de proyecto a partir de una cotización, la programación de la factura se copia en el contrato de proyecto de la oferta.
Nota
Los contratos de Project Operations se basan en Pedidos en Dynamics 365 Sales. Sin embargo, se producirán importantes desviaciones y diferencias de funcionalidad. Los contratos tienen formularios y elementos de interfaz de usuario, reglas comerciales, lógica de negocios propios en complementos y scripts del lado del cliente que los hacen diferentes de los Pedidos. Por estas razones, no debe usar indistintamente un pedido de ventas y un contrato de Project Operations.
Obtenga más información sobre la gestión de ventas de proyectos en el módulo Introducción a la gestión de ventas de proyectos en Dynamics 365 Project Operations.