Administración de recursos
Los recursos son el activo más importante de una organización basada en servicios. La capacidad de encontrar los recursos adecuados en el momento adecuado, reservar esos recursos para proyectos y mantenerlos en uso ayuda a la organización a cumplir los objetivos de ingresos y de satisfacción del cliente.
Puede utilizar la función de recursos del proyecto de Project Operations para realizar las siguientes tareas:
- Formar equipos de proyecto reservando recursos disponibles y cualificados.
- Mantener un repositorio de habilidades y competencia.
- Generar requisitos de recursos para miembros genéricos del equipo a partir de asignaciones de tareas.
- Emparejar las habilidades identificando las que se definen en la demanda de recursos con las de los recursos disponibles.
- Sustituir recursos.
- Alinear las asignaciones de la programación del proyecto y las reservas de recursos.
- Conciliar las diferencias en las reservas y las asignaciones.
- Cambiar las reservas de recursos como respuesta al estado de fuera de la oficina.
- Colaborar los jefes de proyectos y los administradores de recursos.
- Ver el historial de uso de recursos frente a un objetivo, incluido un desglose de cómo se usó el tiempo de los recursos.
- Crear registros genéricos de miembros del equipo y definir sus roles y la unidad de organización de recursos.
- Agrupar, clasificar y editar asignaciones de recursos directamente en el formulario principal del proyecto con una cuadrícula temporal.
Reservas y asignaciones
Las reservas son asignaciones en firme o provisionales de recursos a un proyecto. Las reservas en firme consumen la capacidad de un recurso. Las reservas representan conceptos organizativos para los equipos de modo que puedan comprender cómo se utilizarán los recursos en varios proyectos. Project Operations considera las reservas como un concepto en el nivel de proyecto.
A diferencia de las reservas, las asignaciones son el compromiso de recursos genéricos para las tareas del proyecto en la programación del proyecto. Los recursos pueden ser con nombre o genéricos.
Normalmente, la suma de las reservas de un recurso será igual a la suma de las asignaciones del recurso en una o varias tareas. Sin embargo, Project Operations no impone el cumplimiento de este acuerdo. La vista Conciliación muestra lo que el jefe de proyecto coloca donde las reservas y las asignaciones de un recurso no coinciden.
Modos de administración de recursos
Project Operations admite dos modos para ejecutar el flujo de las reservas en general. El modo de gestión se define como un parámetro del proyecto y se puede modificar si las necesidades empresariales cambian.
Los dos modos son:
- Modo central
- Modo híbrido
Modo central
Para las organizaciones que centralizan la asignación de recursos a proyectos, el modo Central proporciona una forma de garantizar que los jefes de proyectos puedan definir los requisitos de recursos en el nivel de proyecto. El cumplimiento de los requisitos de recursos se delega a un administrador de recursos. Los jefes de proyectos pueden aceptar o rechazar los recursos propuestos por el administrador de recursos.
Definir requisitos de recursos
Los requisitos de recursos los define el jefe de proyecto para establecer los recursos que se necesitan para implementar el trabajo en el proyecto.
Para definir un requisito de recursos, siga estos pasos:
- En la Estructura de descomposición del trabajo, cree una o más tareas.
- Asigne un miembro genérico del equipo a cada tarea. Las asignaciones actualizarán el esfuerzo total del miembro del equipo del proyecto.
- En la pestaña Miembro del equipo, seleccione el miembro del equipo y luego seleccione Generar requisito.
Un requisito de recursos generado se basa en detalles como:
- Características
- Roles
- Unidades de negocio
- Preferencias de recursos
- Zona horaria
Nota
El asistente de programación utiliza los detalles para filtrar recursos.
Enviar una solicitud de recursos
Puede enviar un requisito de recursos generado como solicitud de recursos. Luego, la solicitud se envía a un administrador de recursos para su cumplimiento.
- En Project Operations, en la página Proyectos, seleccione la pestaña Equipo para ver una lista de recursos que se pueden reservar.
- Seleccione el recurso genérico que tiene un requisito de recursos de la lista y luego seleccione Enviar solicitud.
El estado de la solicitud del miembro del equipo genérico cambiará a Enviada.
Una vez realizada la solicitud, el recurso genérico se reemplaza por un recurso con nombre si el administrador de recursos cumple la solicitud reservando un recurso con nombre. De lo contrario, si el administrador de recursos propone un recurso con nombre, el recurso genérico permanece en el equipo y el estado de la solicitud cambiará a Necesita revisión.
Buscar un recurso
El Asistente de programación se utiliza para reservar recursos según los requisitos definidos por el jefe del proyecto. El Asistente de programación se basa en los parámetros que se proporcionan en el requisito de recursos para encontrar el recurso. El Asistente de programación recomienda recursos que coincidan con los requisitos pertinentes, como ventanas de tiempo o las aptitudes necesarias.
Proponer un recurso
Los administradores de recursos pueden proponer un recurso al jefe de proyecto mediante una solicitud de recursos.
- En la cuadrícula Solicitud o la solicitud, seleccione Buscar recursos.
- En la página Asistente de programación, seleccione el recurso y luego, en el panel Crear reserva de recursos, en el campo Estado de reserva, seleccione Libro.
Se producen las siguientes actualizaciones de estado:
- En la página Asistente de programación, los indicadores de estado se actualizan para indicar que la reserva está Propuesta, no reservada en firme.
- En la solicitud de recursos, el estado cambia a Necesita revisión.
- En la pestaña Equipo del proyecto, el valor Estado de la solicitud del miembro del equipo genérico se cambia a Necesita revisión.
Cuando los administradores de recursos procesan las solicitudes de recursos, pueden utilizar cualquiera de los siguientes enfoques:
- Proponer múltiples recursos para satisfacer la demanda si no hay un solo recurso disponible para cubrir las horas requeridas. Luego, las horas propuestas se dividen entre varios recursos que pueden satisfacer las horas requeridas. En este escenario, las horas no se pueden superponer.
- Proponer menos recursos de los necesarios. En este escenario, la capacidad de recursos propuesta es menor que las horas requeridas que especificó el solicitante. Por lo tanto, cuando el solicitante acepta los recursos propuestos, se crea un requisito de recursos sin cumplir para capturar la demanda restante.
- Reservar múltiples recursos para satisfacer la demanda si no hay un solo recurso disponible para completar el trabajo.
- Reservar menos recursos de los necesarios. En este escenario, las horas reservadas son menos que las necesarias. El sistema le guía para proponer recursos en lugar de reservas de modo que el solicitante pueda comprobar y realizar un seguimiento de la demanda restante.
Modo híbrido
Para las organizaciones que requieren flexibilidad en la asignación de recursos, el modo híbrido permite a los jefes de proyectos y administradores de recursos reservar recursos.
Project Operations incluye el panel Administrador de recursos, que proporciona una descripción visual de la demanda y el uso de recursos en toda la organización. También puede utilizar el panel Administrador de recursos para administrar los recursos en los proyectos.
Por ejemplo, los jefes de proyecto pueden agregar un miembro del equipo directamente a un proyecto y reservar un miembro del equipo para cumplir con los requisitos de los recursos capturados por un recurso genérico.
Agregar un miembro del equipo directamente a un proyecto
Para agregar un miembro del equipo directamente a un proyecto, en la página Proyectos, en la pestaña Equipo, seleccione Nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Creación rápida: Miembro del equipo del proyecto.
Reservar un miembro del equipo para cumplir con los requisitos de recursos para un recurso genérico
Puede reservar un recurso genérico en un equipo de proyecto. También puede especificar el rol, la capacidad necesaria y cómo se distribuye esa capacidad. Para el requisito de recursos, puede especificar atributos que estén asociados al recurso genérico. Estos atributos incluyen las habilidades necesarias, la unidad organizativa preferida y los recursos preferidos.
Asignar recursos genéricos a tareas y generar requisitos de recursos
Puede crear tareas y luego asignarles recursos genéricos. Después, la demanda de recursos se puede representar mediante marcadores de posición mientras se calculan la programación y las cifras financieras. A continuación, puede generar requisitos de recursos para los recursos genéricos y cumplirlos. Otra forma de asignar recursos es usar la Cuadrícula de contornos de asignación de recursos editable. El uso de la cuadrícula mejora la funcionalidad de asignación de recursos de Project Operations gracias a la vista de cuadrícula editable. La cuadrícula también proporciona una clara visión general de la disponibilidad de los recursos, lo que permite a los usuarios tomar decisiones informadas sobre su asignación.
Obtenga más información sobre la gestión de recursos en el módulo Introducción a la gestión de recursos en Dynamics 365 Project Operations.