Proceso de subcontratación
Por lo general, el proceso de subcontratación incluye varios pasos.
En el siguiente diagrama se muestra un proceso general donde un director de proyectos inicia el proceso.
En primer lugar, el director de proyectos crea un subcontrato con un proveedor. De forma predeterminada, las listas de precios que se adjuntan al registro de proveedor en el sistema se utilizan para el subcontrato y cada cuenta de proveedor puede tener un tipo de relación. Cuando se inicia el proceso de subcontratación, el director de proyectos puede detallar todas las compras como elementos de línea en el subcontrato. El director puede usar estas líneas para tiempo, gastos o productos. Además, puede ajustar los precios en las listas de precios de compra que se adjuntan al subcontrato, donde el administrador de cuentas de proveedores y el director de proyectos pueden iterar sobre el documento.
En este punto, o más adelante, si la línea de subcontrato es para tiempo, el administrador de cuentas de proveedores asociará los contactos del proveedor con cada línea. Esta asociación brinda información al director de proyectos que está trabajando en el mismo subcontrato. El sistema crea automáticamente un recurso que se puede reservar a partir del contrato, si aún no existe, después de que el contacto del proveedor se haya asociado con la línea de subcontrato. El método de facturación en cada línea puede ser de Precio fijo o Tiempo y material. Como alternativa, para un subcontrato de precio fijo, se configurará una programación de facturación basado en hitos. Se llevan a cabo negociaciones y, una vez completadas, se confirmará el subcontrato. Los subcontratos confirmados no se pueden editar; no obstante, si es necesario realizar un cambio, puede volver a abrir el subcontrato para editarlo. Esta acción cambia el estado de Confirmado a Borrador hasta que se complete de nuevo.
También agregará miembros del equipo a su proyecto, que puede asociar con una línea de subcontrato. Esta incorporación indica que existe la necesidad de dotar de personal el puesto con un miembro del equipo que tenga la capacidad de subcontratista. Estos miembros del equipo pueden ser genéricos o con nombre. Puede crear miembros del equipo con nombre directamente en un proyecto o puede crearlos reservando y luego usando las experiencias de programación de recursos. Los recursos del subcontratista pueden registrar el tiempo, los gastos y el uso de materiales en el proyecto y las tareas del proyecto y, posteriormente, enviarlo para su aprobación. Este proceso es similar para los empleados de su propia organización.
En la aprobación del proyecto, el tiempo que ha sido aprobado por los subcontratos se registrará con los costes reales del proyecto que se basan en el precio del contrato del trabajador o la función que desempeñó en el proyecto. Puede registrar facturas de proveedor y elementos de línea de factura en el sistema. Además, puede registrar el trabajo realizado por un recurso de proveedor o los productos que el proveedor ha entregado. Estas líneas de factura deben ser específicas de un proyecto y para una clase de transacción de tiempo, gasto, producto/material, hito o tarifa. De manera opcional, las líneas también pueden hacer referencia a la línea de subcontrato que está asociada con el trabajo de los proveedores.
Posteriormente, el sistema asociará automáticamente todos los costos reales que coincidan con la línea del subcontrato y el proyecto con la factura del proveedor. Esta asociación facilitará un proceso de triple conciliación y verificación. El director del proyecto revisará los datos reales del proyecto que coinciden automáticamente, eliminará o agregará otros datos reales de costes del proyecto y completará otros pasos del proceso de verificación. La finalización de la verificación en todas las líneas marcará la factura del proveedor como Lista para el pago. En esta etapa, puede transferir la factura y las líneas del proveedor a un sistema de contabilidad o de cuentas a pagar para procesar el pago al proveedor. Finalmente, el sistema revisará otros proyectos registrados y luego registrará los costes reales de las líneas de factura del proveedor en el proyecto.
Explorar capacidades avanzadas de subcontratación
El departamento de proveedores puede ver los subcontratos creados y administrados por el jefe de proyecto como pedidos de compra. Cuando el subcontratista introduce la finalización del trabajo, los recibos de esos pedidos de compra se crean automáticamente. La característica de capacidades avanzadas de subcontratación garantiza que el responsable del departamento de proveedores no acepte facturas de proveedor incorrectas cuando la factura se compara con el trabajo correspondiente mediante una comparación triple.