Describir las capacidades de Power Automate
¿Suele repetir periódicamente la descarga de archivos adjuntos de correos electrónicos y la carga de estos a la base de datos? En todas las empresas y en todos los sectores hay tareas repetitivas que tienen un impacto en la organización. A veces, el proceso necesario para aprobar un nuevo pedido de compra requiere llevar un formulario de una mesa a otra para conseguir la autorización correspondiente. Es posible que un empleado deba iniciar sesión en un sitio web todas las mañanas a fin de encontrar las cifras del día y registrarlas en otro sistema. Este tipo de procesos repetitivos consumen mucho tiempo y suelen generar errores. Si alguien se equivoca al introducir datos, podría incumplirse algún plazo o generarse alguna pérdida económica.
El objetivo de Microsoft Power Automate es que sean los sistemas informáticos los que se encarguen de las tareas repetitivas. Cualquier persona con conocimientos del proceso empresarial puede crear flujos repetibles que, cuando se desencadenan, pasan a la acción y llevan a cabo el proceso.
Escenarios y capacidades comunes de Power Automate:
Automatización de tareas repetitivas, como trasladar datos de un sistema a otro.
Orientación de un usuario a lo largo de un proceso para que pueda completar las distintas etapas. Por ejemplo, una organización de ventas podría usarlo para orientar a los vendedores a través del proceso de venta de productos a los clientes.
Automatización de procesos basados en escritorio y de sitio web con capacidades de automatización robótica de procesos (RPA). Por ejemplo, cuando un usuario que trabaja en un banco necesita actualizar los tipos de cambio diariamente. El usuario utilizaría la RPA para iniciar sesión en el sitio web y recuperar los tipos de cambio. Luego, guardaría esas tarifas en su escritorio y las actualizaría en una hoja de cálculo de la empresa.
Power Automate funciona creando flujos. Luego, estos flujos se utilizan para hacer cosas como interactuar con diferentes sistemas, guiar a los usuarios a través de un proceso o hacer que estos sean más productivos mediante la automatización de las tareas diarias.
Tipos de flujos
En Power Automate, hay tres tipos de flujos principales.
Flujos de proceso de negocio: estos flujos se utilizan en aplicaciones basadas en modelos para ayudar a las personas a hacer su trabajo. Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que dirige a los usuarios a través de los procesos que haya definido su organización para las interacciones que se deben llevar a cabo a fin de llegar a algún tipo de conclusión.
Flujos de nube: estos son los flujos más utilizados. Los flujos de nube comienzan con un desencadenador, como recibir un correo electrónico de una persona específica o una mención de su empresa en las redes sociales. Tras este efecto desencadenante, suelen incluir una o más acciones, como crear un registro en un sistema distinto o enviarle a alguien una solicitud de aprobación.
Flujos de escritorio: estos flujos de automatización robótica de procesos (RPA) le permiten grabarse realizando acciones en su escritorio o en un navegador web. A continuación, podrá desencadenar un flujo que realice ese proceso por usted. También puede transmitir datos u obtener datos del proceso, lo que le permitirá automatizar incluso los procesos empresariales "manuales".
Flujos de proceso de negocio
Los flujos de proceso de negocio se utilizan sobre todo en aplicaciones basadas en modelos para ayudar a los usuarios con sus tareas. Suelen representar un proceso que un usuario sigue hasta el final. Son una experiencia de usuario optimizada para ofrecer la mejor manera posible de llegar a algún tipo de conclusión.
Estos son algunos de los escenarios comunes en los que las organizaciones pueden usar flujos de proceso de negocio.
Proceso de ventas: las organizaciones pueden crear flujos de proceso de negocio para ventas a fin de guiar a los vendedores a lo largo del proceso de ventas; contribuyen a garantizar que se siguen los procedimientos contrastados por la organización para maximizar las posibilidades de lograr un contrato.
Resolución de caso: los centros de soporte pueden crear flujos de proceso de negocio para la asistencia a fin de orientar a los agentes durante todo el proceso de creación de un caso, así como de su gestión y resolución.
Planificación de eventos: una empresa de planificación de eventos podría utilizar flujos de proceso de negocio para asegurarse de que se siguen todos los pasos al planificar un evento. Pueden crearse distintas etapas en el proceso para reservar el espacio, planificar la comida, definir los detalles del entretenimiento, etc.
Vender una casa: una empresa inmobiliaria podría usar un flujo de proceso de negocio para ayudar a sus agentes a preparar una casa para una jornada abierta de visitas. Esto podría incluir etapas para obtener los detalles de la inspección, preparar la propiedad y coordinar al personal para asegurarse de que haya alguien disponible en ese momento.
En la imagen, podemos ver un ejemplo de un flujo de proceso de negocio empleado para guiar a un agente a través del proceso de presentación de una oferta de un posible comprador.
En todas las etapas hay información que debe registrarse. Las etapas del flujo de proceso de negocio pueden cambiar según la información obtenida. Por ejemplo, como el campo Contraoferta está configurado en Sí, la etapa de contraoferta está disponible. Si el campo Contraoferta estuviera en No, esta etapa no aparecería.
Flujos de nube
Como ya hemos dicho, los flujos de nube son los flujos más comunes en Power Automate. Los flujos de nube usan conectores para interactuar con diferentes servicios. Actualmente, hay más de 1,000 conectores prediseñados disponibles. Estos conectores le permiten interactuar con datos de productos de Microsoft y otros, como Google, Salesforce, Oracle, etc.
Se pueden crear tres tipos principales de flujos de nube.
Flujos automatizados: estos flujos se desencadenan automáticamente debido a un evento. Por ejemplo, la llegada de un correo electrónico de una persona específica o una mención de su empresa en las redes sociales. Este es el tipo más común de flujo de nube.
Flujos instantáneos: se inician automáticamente y ocurren tras el clic en un botón. Puede automatizar las tareas repetitivas desde dispositivos móviles o de escritorio. Por ejemplo, podría usar un flujo instantáneo para enviar un recordatorio al equipo haciendo clic en un botón desde su dispositivo móvil.
Programados: estos flujos se ejecutan en un horario definido. Se pueden utilizar para activar cargas de datos diarias en Microsoft SharePoint o una base de datos.
Ahora que ya hemos visto los tipos de flujos de nube que puede crear, veamos algunos ejemplos de cómo pueden usarlos las organizaciones.
Aprobaciones: se pueden usar para automatizar los procesos de aprobación, como la aprobación de facturas, la solicitud de indisponibilidad, la aprobación de proyectos, etc.
Integración de aplicaciones: se pueden utilizar para que una aplicación interactúe con otra aplicación. Por ejemplo, un técnico que trabaja en el emplazamiento podría usar una aplicación específica para solicitar un componente. El flujo de Power Automate podría pedir automáticamente el componente en el sistema de inventario de la empresa.
Mejora de la productividad: los usuarios finales pueden crear flujos personales de Power Automate para hacer cosas automáticamente, como guardar los archivos adjuntos recibidos por correo electrónico en ubicaciones específicas de SharePoint o OneDrive.
Algunos ejemplos más avanzados del uso de flujos de Power Automate por parte de una organización:
Interactuar con una interfaz de programación de aplicaciones (API) personalizada y creada por una empresa de servicios financieros para recuperar automáticamente las tasas de préstamo más recientes y calcular la tasa de un individuo en función de su calificación crediticia.
Crear un sistema de archivo de datos inteligente mientras se reciben los documentos y se escanea su contenido. Según el tipo de documento, este se archiva automáticamente en una ubicación específica y hasta se puede marcar según sea necesario.
Hay cientos de plantillas disponibles para distintos escenarios, así que cualquiera puede crear flujos de nube fácilmente.
Flujos de escritorio
Los flujos de escritorio se utilizan para simular la interacción del usuario con una aplicación o un sitio web. A los flujos de escritorio se les suele llamar RPA. Es como si un ordenador reprodujera las tareas y los pasos que haría una persona. En Power Automate, estos tipos de flujos se construyen con Power Automate para escritorio. Los flujos de escritorio son diferentes a los flujos de nube. Un flujo de nube lleva a cabo una acción en función de llamadas API, mientras que un flujo de escritorio es como una macro, es decir, reproduce en orden los pasos grabados previamente.
Estos son algunos de los escenarios comunes en los que las organizaciones pueden usar los flujos de escritorio.
Mejorar la productividad de los empleados: se puede crear un flujo de escritorio para replicar las acciones de un usuario final que lleva a cabo tareas repetitivas. Por ejemplo, la interacción con un sitio web específico, como una página de tasas de interés, para introducir la información en otra aplicación, como una hoja de cálculo de Excel.
Interacción con un sistema heredado: muchas organizaciones siguen usando aplicaciones heredadas y creadas en la propia empresa; estas aplicaciones no tienen API modernas disponibles para que un flujo de nube las utilice. En estos casos, también es posible automatizar la interacción con la aplicación heredada sin necesidad de reconstruir la aplicación desde cero.
Automatización de la interacción con sitios web: muchos usuarios necesitan interactuar diariamente con sitios web específicos para introducir detalles o capturar información. Por motivos de seguridad, muchas empresas no les dan a sus API el acceso necesario para que pueda crear una automatización directa con su plataforma. Un flujo de escritorio es una excelente manera de imitar la interacción del usuario y proporcionar una solución automatizada.
Automatizar el trabajo con un software de emulación de terminal: muchas organizaciones utilizan software de emulación de terminal, como Citrix, para reducir el coste del hardware. Inicio de sesión de los usuarios en escritorios simulados. Muchos de estos usuarios incluyen tareas repetitivas. Los flujos de escritorio se pueden usar para imitar las pulsaciones de teclas del usuario y automatizar la actividad.
Estos son solo algunos de los muchos ejemplos de uso de flujos de escritorio por parte de una organización. Veamos otro ejemplo. En este ejemplo, una empresa inmobiliaria utiliza un sitio web para ver si las nuevas propiedades tienen factores ambientales relacionados. Si hay alguno, hacen una captura de pantalla del informe y lo registran en Excel. En este vídeo, veremos cómo podría un flujo de escritorio automatizar este proceso después de introducir una nueva propiedad en su aplicación basada en modelo para la administración de inmuebles.
Escenario empresarial
Muchas veces, un flujo de escritorio es parte de una solución de automatización general más grande. Por ejemplo, una empresa de administración de eventos ofrece diferentes niveles de paquetes a sus clientes para ayudarles a ahorrar costes en su evento. Esto significa que los clientes no necesitan pagar cada servicio por separado. La empresa de administración de eventos paga a los proveedores en nombre del cliente. Por ejemplo, cuando planean una boda, reservan el espacio, obtienen el servicio de catering, reservan el entretenimiento o hasta contratan a una floristería. Tras el evento, todos los proveedores les enviarán una factura por los servicios.
El proceso es el siguiente:
Las facturas de los proveedores se reciben como archivos adjuntos de correo electrónico en un buzón específico.
Los archivos adjuntos de la factura se descargan del correo electrónico y se escanean para determinar el concepto de la factura. Se extraen del archivo adjunto los detalles de la factura, como el proveedor, la fecha o el importe.
La factura se envía a una persona específica para que la evalúe y la apruebe o la rechace, en función de los servicios provistos.
Las personas reciben y gestionan esta solicitud en Teams.
Tras la aprobación de la factura, se crea una nueva factura en la aplicación heredada de gestión de facturas de las empresas de administración de eventos.
El número de factura se genera tras introducir la factura. Se le envía al proveedor un correo electrónico para confirmar que se ha procesado la factura. Esto incluye el número de factura.
La imagen muestra un desglose genérico del aspecto que tendría esta automatización en un flujo de Power Automate.
Todo el proceso se lleva a cabo con un flujo de nube.
El flujo de nube se desencadena automáticamente cuando se recibe un correo electrónico en el buzón de correo específico en Outlook.
Se utiliza AI Builder para extraer los detalles de la factura, como el proveedor, la fecha o el importe.
Se envía una solicitud de aprobación a la persona correspondiente en Microsoft Teams. La solicitud incluye los detalles de la factura que se han extraído.
Una vez completada la solicitud de aprobación, una condición evalúa si la factura ha sido aprobada o rechazada.
Según el estado de aprobación, ocurre lo siguiente.
Aprobada: si se aprueba, el flujo de nube ejecuta un flujo de escritorio creado para interactuar con la aplicación heredada. Los detalles de la factura, como el proveedor, la fecha y el importe, se utilizan en la creación del registro de la factura.
- Tras registrar la factura, se obtiene el número correspondiente y se crea un nuevo correo electrónico en Outlook. El correo electrónico incluye el estado de la factura y el número de factura.
Rechazada: si la factura se rechaza, el flujo de la nube crea un nuevo correo electrónico en Outlook para decirle al proveedor que su factura no ha sido aprobada.