Explorar conectores y Microsoft Dataverse
Por lo general, cuando las organizaciones crean soluciones comerciales, la forma en que funcionará y rendirá la solución puede verse afectada por varios factores. Dos de esas áreas se conectan a orígenes de datos y administran datos comerciales. Power Platform incluye dos herramientas, los conectores de datos y Microsoft Dataverse, que facilitan estas áreas. Los conectores de datos facilitan la conexión a datos a través de diferentes servicios. Microsoft Dataverse es una base de datos comercial que no solo almacena datos comerciales, sino que también incluye otras características integradas, como seguridad y más.
Vamos a tomar un momento y a analizar cada uno de estos elementos un poco más en detalle.
Conectores
La creación de soluciones que abarquen múltiples servicios puede generar desafíos. Uno de esos desafíos es garantizar que pueda realizar las operaciones necesarias en todos los sistemas. Debe acceder al servicio con una cuenta válida, pero la cuenta debe poder realizar las acciones necesarias en todos los servicios. Veamos el siguiente ejemplo de procesamiento de documentos.
La administración de un edificio utiliza proveedores para realizar servicios en sus edificios, como la limpieza de propiedades después de que los inquilinos se vayas y la prestación de servicios de jardinería en sus propiedades. Una vez que se completan los trabajos, los proveedores envían facturas a la empresa de administración del edificio. La empresa de administración de edificios puede querer automatizar el procesamiento de facturas de los proveedores.
Actualmente, el proceso es el siguiente:
Las facturas se reciben como archivos adjuntos de correo electrónico. La empresa de administración utiliza Microsoft Exchange para procesar correos electrónicos.
Estos archivos adjuntos se descargan y almacenan en Microsoft SharePoint.
Cada factura se envía a una persona específica para su aprobación. La aprobación se realiza en Microsoft Teams.
Una vez aprobadas, las facturas se introducen en el sistema ERP de la empresa. La empresa de administración utiliza Oracle.
Una vez introducido, se debe enviar un correo electrónico de confirmación con el número de factura al proveedor.
Automatizar un proceso así necesita interacción entre varios servicios. Es probable que se utilicen diferentes cuentas con cada servicio y que se ejecuten diferentes operaciones de datos. En este ejemplo, estaríamos trabajando con al menos cuatro servicios diferentes.
Office 365 Outlook: primero, necesitaría supervisar un buzón específico de Microsoft Exchange.
Microsoft SharePoint: los archivos adjuntos se descargan y guardan en una carpeta específica en Microsoft SharePoint.
Microsoft Teams: las solicitudes de aprobación de facturas se envían a los administradores en Microsoft Teams, donde pueden aprobar o rechazar la solicitud.
Oracle: una vez aprobada, la nueva factura se crea en Oracle. Los detalles de la factura se almacenan para que se puedan usar después.
Office 365 Outlook: se envía un correo electrónico de confirmación mediante un buzón de correo dedicado a la empresa que envió la factura.
Con Power Platform, los conectores de datos facilitan el trabajo con diferentes orígenes de datos. Actúan como puente entre los orígenes de datos y su aplicación o flujo de trabajo. Power Platform tiene más de 900 conectores disponibles a varios orígenes de datos. Los conectores también incluyen una serie de acciones que simplifican el proceso de trabajo con esos orígenes de datos. Por ejemplo, el conector Office 365 Outlook tiene acciones precompiladas para trabajar con buzones de correo, como descargar archivos adjuntos y enviar correos electrónicos, administrar eventos y más. Al usar un conector, solo necesita proporcionar algunos detalles básicos sobre la acción que desea completar. Los conectores de datos se utilizan en Power Platform. Por ejemplo, en Power Apps, se usan para conectar aplicaciones a datos. Una empresa puede crear una aplicación de proceso de entrega de pedidos para sus empleados que trabajan en el campo. Los conectores de datos se usarían para conectar la aplicación a orígenes de datos como una base de datos SQL o Microsoft Dataverse. En Power Automate, los conectores de datos se pueden usar para conectarse a orígenes de datos que se usan como desencadenadores o acciones.
Microsoft Dataverse
Microsoft Dataverse permite a las organizaciones almacenar y administrar de forma segura los datos utilizados por sus aplicaciones empresariales. Los datos de Dataverse se almacenan en tablas. Una tabla es un conjunto de filas y columnas. Cada columna de una tabla almacena un tipo específico de datos, como nombres, ubicaciones, edades, fechas, salarios, etc. Además del almacenamiento de datos, Dataverse también tiene otros elementos que ayudan a proteger los datos, la validación de datos y la productividad.
Cada instancia de Dataverse incluye un conjunto básico de tablas estándar que cubren escenarios empresariales típicos como cuentas, contactos y actividades. Este conjunto básico de tablas reduce la cantidad de tiempo que las organizaciones tardan en comenzar a crear soluciones, ya que ya hay tablas comerciales estándar disponibles. Además, las organizaciones también pueden crear tablas personalizadas específicas de sus necesidades y rellenarlas con datos.
Por ejemplo:
Una empresa de bienes raíces puede crear tablas para almacenar las propiedades que vende, presentaciones de casas abiertas o exhibiciones de tiendas.
Una empresa financiera puede agregar tablas para representar solicitudes de préstamos o cuentas bancarias.
Una empresa de reparación de automóviles puede agregar tablas para representar las piezas que venden o los servicios que brindan.
Una vez que se crean las tablas, los creadores de aplicaciones pueden usar herramientas como Power Apps para crear aplicaciones empresariales enriquecidas que utilizan estos datos. Por ejemplo, una empresa inmobiliaria podría crear una aplicación de administración de propiedades para sus agentes que trabajan en el campo. La aplicación proporcionaría a los agentes acceso a las propiedades almacenadas en Dataverse.
El uso de Dataverse proporciona estas ventajas:
Fácil de administrar: tanto los metadatos como los datos se almacenan en la nube.
Fácil de proteger: los datos se almacenan de forma segura de modo que los usuarios accedan solo a lo que necesitan. La seguridad basada en roles permite controlar el acceso a las tablas para diversos usuarios dentro de su organización.
Metadatos enriquecidos: los tipos de datos y las relaciones se usan directamente dentro de Power Apps.
Lógica y validación: defina columnas calculadas, reglas de negocio, flujos de trabajo y flujos de procesos de negocio para garantizar la calidad de los datos e impulsar los procesos de negocio.
Herramientas de productividad: las tablas están disponibles en los complementos para Microsoft Excel con el fin de aumentar la productividad y garantizar la accesibilidad a los datos.
Muchas soluciones basadas en Power Platform utilizan tanto Dataverse como conectores en gran medida. Dataverse actúa como el principal mecanismo de almacenamiento de datos comerciales y los conectores se utilizan en las diferentes aplicaciones y automatizaciones que se conectan a diferentes servicios de datos.