Coautoría de documentos
En Microsoft 365, los usuarios pueden ser coautores de documentos en Word, PowerPoint, Excel y OneNote cuando se guardan en OneDrive o SharePoint. Esto significa que los usuarios pueden trabajar en esos archivos con otras personas al mismo tiempo, tanto si usan Office en la Web, las aplicaciones móviles o las aplicaciones de escritorio.
Con un archivo compartido, todo el equipo puede colaborar en el mismo documento y ver los cambios que cada participante realiza en tiempo real. Los usuarios ya no tienen que preocuparse de guardar varias versiones de los archivos y enviar datos adjuntos. Con la coautoría en Microsoft 365, los usuarios siempre trabajarán en documentos que son la versión más reciente.
La coautoría está disponible para los archivos almacenados en OneDrive y SharePoint. Para trabajar con coautoría con otras personas, los usuarios necesitan:
- Una ubicación de almacenamiento compatible. OneDrive, SharePoint y SharePoint Server son ubicaciones de almacenamiento que permiten la coautoría.
- Aplicaciones compatibles con la coautoría. OneNote, Word y PowerPoint en todos los dispositivos y aplicaciones de escritorio de Office 2010 o versiones posteriores. Las aplicaciones móviles de Excel y la última versión de Excel para Office 365 también son compatibles con la coautoría.
- Un documento válido para la coautoría. La coautoría solo se admite en los formatos de archivo modernos, entre los cuales se incluyen los siguientes: .docx (Word), .pptx (PowerPoint) y .xlsx (Excel).
- Permisos de edición para los coautores. Todos los coautores deben tener permiso para obtener acceso y editar los documentos. Los usuarios pueden usar el sistema de uso compartido en OneDrive o directamente en Office para conceder este acceso
La forma más sencilla de iniciar una sesión de coautoría es compartir un archivo con otras personas, como se describió anteriormente. Ahora, cuando varios usuarios tienen abierto el mismo archivo al mismo tiempo, están trabajando en coautoría. Al trabajar en coautoría en un documento, todos los usuarios pueden ver quién más está colaborando:
Los usuarios también podrán ver dónde se encuentran las demás personas en el archivo:
Los usuarios pueden agregar comentarios y @mention otros usuarios, que luego recibirán un correo electrónico con un vínculo al comentario. Pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento y la conversación, o bien responder al comentario directamente en el correo electrónico.
Cuando un usuario vuelve a abrir un archivo de Word, puede ver un seguimiento de los cambios de otros usuarios. Cuando un usuario vuelve a abrir un PowerPoint que se ha modificado, las diapositivas modificadas se resaltan en el panel de miniaturas.
La coautoría requiere que los usuarios estén en línea. Algunas áreas de un archivo de Office están bloqueadas para evitar colisiones.
Si un usuario realiza cambios cuando está sin conexión, OneDrive intentará combinarlos cuando vuelva a estar en línea y, después, notificará a otros usuarios que también hayan estado en el documento. Los usuarios también recibirán una notificación de cualquier conflicto y se les presentará un proceso para resolverlo.
