Cómo usar la nube para su beneficio
Muchos empleados siguen enviando por correo electrónico hojas de cálculo, almacenándolas en las unidades locales o en un recurso compartido de red y desperdiciando tiempo valioso buscando la versión “correcta” de la presentación para el cliente. Esta es la realidad de la experiencia de los empleados en todos los sectores en todo el mundo. En conjunto, como profesionales de TI y del cambio, hemos fallado a nuestros empleados al no infundirles el deseo de formarse en el entorno digital. Ahora que hemos aceptado este hecho, podemos pasar a rectificar la situación.
Un error común de los programas de adopción de usuarios es promocionar las ventajas de pasar a la nube desde la perspectiva de la organización o del departamento de TI. Estos no son factores que motiven a la mayoría de los empleados. Los empleados cobran por impulsar los resultados en una disciplina determinada y, por lo tanto, debemos compartir con ellos cómo se beneficiarán de cambios como la implementación de Microsoft Teams u otras soluciones de colaboración y comunicación.
En primer lugar, el aspecto más importante, podemos reducir su interacción con el departamento de TI. Microsoft Teams y otras cargas de trabajo de Microsoft 365 administradas de forma adecuada pueden usarse en modo autoservicio. Esto permite a los empleados crear equipos de proyecto a petición y cuando los necesitan. Esta reducción de la fricción con el departamento y los servicios de TI es una función que le permitirá ofrecer un entorno más seguro para los datos de su empresa al reducir la dependencia de los empleados en el software de cliente y oculto.
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| Puede consultar el uso software sin aprobar o de cliente en su entorno analizando la red en busca de archivos *.exe o realizando una breve encuesta. |
Otras ventajas, como el acceso en cualquier momento o en cualquier lugar, a menudo pueden sonar a un empleado como"Tengo que trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar". En su lugar, muestra la ventaja de responder a un chat importante mientras los clientes están entre ellos o mientras recogen a tus hijos de la escuela (aunque no mientras conduces). La capacidad para satisfacer las necesidades del ritmo actual de las empresas es esencial, pero también lo es garantizar la asistencia a las responsabilidades familiares. Dar soporte a una plantilla móvil segura con software elegante puede responder a estas necesidades.
Parte del mensaje principal puede ser afirmar que sus empleados básicamente intentan realizar un trabajo excelente. Desean colaborar de forma más sencilla y ofrecer una buena experiencia a los clientes. Corresponde a los líderes empresariales, de cambio y de TI diseñar sistemas que se podrán integrar en el entorno de este objetivo principal. Pero, en primer lugar, debemos lograr que los empleados aprecien el cambio.
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| Considere la posibilidad de destacar a los empleados que usan la nueva experiencia para mejorar la experiencia de los clientes y sus compañeros. Haga que el patrocinador ejecutivo participe en el reconocimiento de estos empleados. Esto tiene un impacto positivo en su cultura y en la participación de los empleados. |
Ventajas organizativas de pasar a la nube
Al mismo tiempo, es posible que se le encargue hacer comprender a las partes interesadas lo que esta transición a una experiencia moderna en la nube les aportará. Las partes interesadas también pueden negarse o resistirse a este cambio. Sin embargo, la mayoría de las partes interesadas y directivos aprecian la necesidad de una mayor agilidad técnica e innovación. También necesitan acceso seguro, en cualquier momento y desde cualquier lugar, a los datos corporativos y quieren controlar los costes de TI al transformar su capacidad para ser una ventaja competitiva en lugar de un centro de coste.
Las partes interesadas y los directivos también son empleados. Es posible que tengan necesidades específicas, pero también están enviando por correo electrónico esas hojas de cálculo. Preste especial atención a ayudarles en la transformación para lograr el apoyo de responsables de la toma de decisiones para el programa de cambios.
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| Reúnase con los asistentes ejecutivos de su empresa de forma periódica en un entorno relajado. Anímelos a compartir con usted las dificultades que afrontan a la hora de respaldar las decisiones del equipo directivo y las conversaciones informales que están teniendo lugar sobre el cambio que se está implementando. Este grupo de personas suele resultar influyente en lo que respecta a los cambios. Reúnase con ellos pronto y con frecuencia. |
Beneficios para los empleados de pasar a la nube
Todos los empleados quieren saber, "¿Qué hay en esto para mí?" cuando empiezas a hablar sobre cómo cambiar su forma de trabajar. Por lo general, comentemos el error de empezar a hablar sobre las características del producto y los beneficios para la organización, en lugar de simpatizar con sus esfuerzos diarios para colaborar, comunicarse y cumplir sus tareas. Esto puede cambiarse fácilmente centrando el programa de cambio en la experiencia de los empleados.
En el gráfico anterior se muestran cuatro roles distintos con problemas comunes. Un rol es un perfil de un tipo de empleado o rol de su organización. Por lo general, incluye su puesto o rol, los años de servicio, los años en el rol, las principales dificultades, las herramientas comunes, los metadatos como región y años de experiencia, si trabajan desde casa o no y aspectos similares. La asignación de rol puede ser detallada, pero, para los fines de nuestro curso y su proyecto, le recomendamos que la simplifique.
Esta asignación simple muestra un usuario, su rol, un problema habitual y cómo solucionarlo con Microsoft 365. El resultado de este trabajo consiste en identificar claramente lo que aporta al empleado unirse al cambio.
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| Realice entrevistas breves de 15 minutos con empleados en su trabajo. Hágales las siguientes preguntas: - “¿Qué le gusta sobre cómo colaboramos aquí?” - “¿Qué herramientas usa con frecuencia para colaborar?” - “¿Que le molesta más de intentar colaborar y realizar una tarea en nuestra empresa?” Para cada una de ellas, tome nota de cuánto tiempo han estado en su empresa, qué rol tienen actualmente y cuánto tiempo han estado en él. Intente entrevistar a algunos coordinadores, administradores y empleados novatos para obtener una línea base rápida de sus perspectivas. Es preferible realizarlas en persona siempre que sea posible, de modo que pueda observar su lenguaje corporal y el tono de la persona a la que entrevista. También puede realizarlas a través de una conversación de vídeo o si necesita una respuesta escrita mediante un formulario. Use esta información para empezar a hacerse una idea de cómo se ven los servicios de colaboración en su empresa. Recuerde agradecer a las personas sus comentarios. |
| Actividad de ejemplo para Contoso |
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| Ya ha revisado la información de sus entrevistas con empleados. En primer lugar, establezca la prioridad de sus dificultades usando nuestra plantilla de PowerPoint de puntos de dificultad del rol. Esto le proporcionará una referencia visual de los problemas que afrontan sus empleados. Le recomendamos que ponga cara a los nombres e incluya sus fotos de perfil cuando pueda. Use esta lista para empezar a documentar escenarios empresariales objetivo que deberían seleccionarse para mejoras. |
La importancia del planeamiento de la adopción de usuarios
Mejorar la experiencia de colaboración y comunicación para los empleados suele requerir más de un producto o experiencia. En Contoso, queremos mejorar la administración de proyectos, la prestación de productos y servicios, y las comunicaciones internas. Por lo general, estos escenarios se denominan como “Mejor juntos”. Algunos ejemplos de emparejamientos “Mejor juntos” son:
- Microsoft Teams y SharePoint: funciones ampliadas de comunicación y noticias con sitios modernos; listas y bibliotecas de documentos con metadatos y flujos de trabajo personalizados.
- Microsoft Teams y Planner: administración de proyectos moderna para todos los usuarios
- Microsoft Teams y Power BI: herramientas de visualización de datos integradas para permitir la toma de decisiones basada en datos
- Microsoft Teams y Viva Engage: colaboración para administradores de la comunidad
- Microsoft Teams con Forms y Flow: recopilación y activación de datos flujos de trabajo integrados entre productos
Si es un profesional de TI que no se ocupa de la adopción de usuarios o no tiene experiencia en el campo, busque a las personas útiles y curiosas de su organización que estén interesadas en ayudar a otros a mejorar la alfabetización digital. Estas personas suelen tener información valiosa sobre los procesos empresariales que pueden mejorarse fácilmente.
Recuerde que el camino a la colaboración mejorada es un proceso humano. No se trata de la tecnología. Se trata de las personas.