Evaluación de la preparación de la organización
Una vez que haya fijado el equipo del proyecto, el siguiente paso en el proceso de actualización será asegurarse de que la organización y los usuarios estén preparados para Teams, una actividad que completará a la vez que garantiza su preparación técnica. Para sacar partido a Teams, los usuarios deben usarlo realmente. La mera habilitación de Teams no garantiza que se logre el objetivo. Los usuarios tienen diferentes casos de uso y distintos estilos de aprendizaje, y se adaptan a la nueva tecnología a distinto ritmo.
Al evaluar la preparación de la organización, puede determinar lo receptivos que son los usuarios al cambio de la forma en que trabajan y adoptar nueva tecnología. Entender cómo reaccionan los usuarios ante el cambio permite a la organización solucionar los problemas de manera proactiva, ajustar el plan de implementación a fin de lograr una aceptación óptima e identificar a los usuarios que pueden ayudarle a facilitar el cambio entre sus colegas.
Actividad
Use los siguientes iniciadores de conversación para realizar una evaluación de la preparación de la organización y documentar la cultura de esta en lo que respecta a los cambios. Esta información puede ayudar a informar acerca de la concienciación y la formación que podría necesitar impartir para su proyecto. No se preocupe por números exactos. Este ejercicio busca establecer una idea general de la cultura de su organización. Si no tiene claro por dónde empezar, evalúe un lanzamiento pasado. Esto puede ayudarle a anticiparse a la forma en la que los usuarios pueden reaccionar al cambia y a abordar proactivamente las reacciones que esperaba.
¿Qué porcentaje de usuarios entran en cada grupo?
Usuarios pioneros Usuarios informados Rezagados Estos usuarios solicitan la solución antes de que esté disponible. Estos usuarios aceptan la solución tan pronto como se les muestra su valor. Estos usuarios rechazan la solución, incluso si se les obliga a cambiar. ¿Qué porcentaje de usuarios entran en cada competencia?
Automotivados Buenos trabajando en equipo Buscadores de guías Estos estudiantes buscan recursos y aprenden con la práctica. Estos usuarios disfrutan de la formación interactiva y grupal y seguirán a sus compañeros de trabajo. Estos usuarios esperan asistencia individual. Además de la implementación de este servicio, ¿cuántos cambios se están realizando?
Mínimos Medios Transformación Ninguno 1-3 Más de 3
Organice esta información por unidad de negocio y líder para clasificar los segmentos de la empresa más abiertos al cambio. Aquí es donde encontrará los candidatos a usuarios pioneros y los procesos que la gente está dispuesta a seguir para mejorar.
| Actividad de ejemplo para Contoso |
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| Establezca reuniones con los responsables de unidades de negocio, los propietarios de los procesos y las comunidades de su organización. Asegúrese de incluir roles como asistentes ejecutivos, directores de oficina de ubicaciones remotas y coordinadores de campo regionales. Use el Cuestionario de partes interesadas para determinar la presión competitiva y empresarial bajo la que se encuentran estos líderes. ¿Qué está intentando lograr en las áreas de responsabilidad? Aumente su inteligencia empresarial al obtener más información acerca de sus necesidades y establecer las bases para futuras interacciones. Cuando acabe la reunión, complete niveles de individuos o público en la herramienta de calificación de participación de las partes interesadas. Esto le permitirá cuantificar las áreas de la empresa que estén preparadas y dispuestos a embarcarse en el proceso de cambio con usted. Estas calificaciones son subjetivas en cierta medida, ya que se basan en su valoración del grupo o del individuo, así que asegúrese de que esta herramienta no tiene una gran publicación. En su lugar, úsela para informar tomar decisiones acerca de las estrategias de adopción, el establecimiento de prioridad del escenario empresarial y los métodos de compromiso con estas personas. |
Preparación de las partes interesadas y administración
La comunicación y la administración de las expectativas son elementos clave en un proyecto de cambio exitoso. Es importante comunicar periódicamente la visión general y el progreso hacia el objetivo a las partes interesadas y otras personas de la organización. Las partes interesadas son personas que tienen interés en el proyecto y pueden influir en él, independientemente de su jerarquía. Es posible que no tengan responsabilidad directa en aquello en lo que está trabajando, pero tienen influencia en la organización, especialmente si deciden resistirse a los cambios.
Le recomendamos que se reúna directamente con las partes interesadas con regularidad. El objetivo en este momento es escuchar y obtener más información sobre su empresa. Si tiene un equipo de adopción grande, considere la posibilidad de asignar personas del equipo del proyecto para administrar las relaciones con las partes interesadas clave. Use las siguientes preguntas para impulsar la conversación con las partes interesadas:
- ¿Cuáles son algunas de las dificultades o puntos débiles de la organización relacionados con la comunicación y la colaboración?
- ¿Cuáles son los ámbitos en los que la organización que desea mejorar?
- ¿Cuáles son las iniciativas estratégicas de la organización o los proyectos de transformación actuales en los que Teams puede ser de ayuda?
- ¿Qué métodos de comunicación y colaboración suelen recibirse mejor en su organización que otros?
- ¿Cuál es el proceso para redactar, distribuir y compartir información?
Esta entrevista inicial proporciona una línea de referencia para futuras interacciones. Escuche las dificultades y percepciones para poder diseñar las comunicaciones correctas y administrar sus expectativas respecto a lo que puede ofrecerles el cambio y el impacto que este tendrá en su trabajo diario.
| Actividad |
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| Decida el ritmo y el método para comunicarse con las partes interesadas en consonancia con la cultura de su empresa. Enfoque las comunicaciones a los distintos niveles de compromiso e interés en toda la organización. Opción: para crear una base de información constante sobre el proyecto, considere la posibilidad de usar páginas de noticias en su sitio de comunicación de SharePoint. La biblioteca de páginas de noticias (páginas de sitio en el sitio de SharePoint asociado con el equipo de planificación) puede establecerse como pública para que pueda compartirla con todas las partes interesadas. |
No se limite a enviar informes de estado de forma periódica por correo electrónico tradicional y potencialmente mediante las páginas de noticias de SharePoint; utilice también otros métodos de comunicación, como los siguientes:
- Reuniones individuales periódicas dedicadas
- Reuniones con la directiva
- Reuniones con todo el personal
- Difusiones virtuales
- Establezca un horario de atención para las partes interesadas independiente del que reserva para preguntas de los empleados
- Inclusión en noticias o boletines de la empresa
- Artículos en la intranet interna
Todos estos métodos se pueden usar para mantener informadas y en consonancia a las partes interesadas, y ofrecerles un foro que les facilite darle comentarios sobre su éxito y métodos. Asegúrese de que está buscando áreas de descontento, especialmente en las reuniones individuales, para evitar que se saquen a la luz por primera vez en foros públicos. Dicho esto, aliente comentarios abiertos y honestos de todo el mundo.
| Actividad para Contoso |
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| Trabaje con su equipo de proyecto para elaborar una presentación para las partes interesadas. Asegúrese de que participe el equipo de TI en los mensajes esenciales. Use recursos de Microsoft para asegurarse de que comparte información acerca de los servicios de que tiene y pretende implementar como Microsoft Teams. El mensaje esencial de esta presentación, que puede hacer en persona (preferiblemente) con un componente virtual para sus líderes remotos a través de una reunión de Teams o un evento en directo, debe mostrar cómo la tecnología propuesta y la implementación de cambios responderá a los puntos débiles de los que ha escuchado hablar cuando se ha reunido con las partes interesadas y los usuarios finales. Use esta reunión como una oportunidad para recibir comentarios y obtener voluntarios para probar los proyectos experimentales y participantes para el programa de Usuario pionero. Configure expectativas respecto a las escalas de tiempo (de 30 a 60 días) y compromisos de tiempo (de 1 a 2 horas por semana) para garantizar que está recibiendo los comentarios adecuados acerca del programa para la adopción por parte de los usuarios finales. |