Determinar valor y selección de procesos
La mayoría de las organizaciones tienen múltiples procesos de negocio activos, pero no todos esos procesos son buenos candidatos para implementar mejoras mediante la minería de procesos. A fin de utilizar la minería de procesos en los procesos donde esta vaya a tener el mayor impacto, debe determinar el valor de las posibles mejoras. Luego, debe utilizar esa evaluación como parte de su proceso de selección y priorización de procesos potenciales.
Cuándo usar la minería de procesos
Algunos factores que debemos tener en cuenta para que la minería de procesos sea eficaz:
Análisis de procesos: la minería de procesos ayuda a las empresas a comprender cómo funcionan sus procesos en la práctica, cómo se desvían del diseño previsto y dónde se producen los cuellos de botella.
Mejora de procesos: la minería de procesos ayuda a las organizaciones a identificar áreas donde debe haber mejoras de procesos, como reducir los tiempos de entrega, disminuir los tiempos de espera u optimizar la asignación de recursos.
Cumplimiento y auditoría: la minería de procesos ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas y políticas internas al detectar comportamientos no conformes y desviaciones de los procedimientos estándar.
Supervisión del rendimiento: la minería de procesos ayuda a las organizaciones a supervisar el rendimiento de los procesos en tiempo real, así como a identificar problemas potenciales antes de que ocurran y abordarlos de manera proactiva.
Cuándo es posible que la minería de procesos no sea la mejor opción
Hay algunos factores que podrían indicar que la minería de procesos no es la mejor opción, como los siguientes:
Falta de datos: la minería de procesos depende de registros de eventos de sistemas de información, así que si el volumen de datos es escaso o inexistente, quizá no sea posible ejecutar minería de procesos.
Procesos en tiempo real: si el proceso que está analizando es complejo o dinámico, es posible que la minería de procesos no capte toda la información relevante o que tenga dificultades para interpretar los resultados.
No estructurado o repetitivo: si los procesos no son estructurados ni de naturaleza repetitiva, es posible que la minería de procesos no genere información valiosa ni proporcione resultados claros.
Falta de comprensión del proceso: la minería de procesos es más efectiva cuando usted entiende con claridad el proceso que está analizando. Los procesos que no se comprenden bien pueden producir resultados difíciles de interpretar.
Recursos limitados: la minería de procesos puede consumir mucho tiempo y recursos; por lo tanto, si los recursos técnicos y comerciales no están alineados, quizá no sea factible hacer un análisis de minería de procesos.
Evaluar procesos potenciales para minería de procesos
Durante la etapa de planificación, debe clasificar y categorizar sus proyectos para asegurarse de trabajar en los proyectos adecuados, los que vayan a generar el mayor beneficio. En el siguiente diagrama, se muestra una idea general sobre cómo utilizar reglas de negocio y el conocimiento del proceso como indicadores genéricos para determinar si un proceso en concreto es un buen candidato para el análisis con minería de procesos.
En este contexto, la disponibilidad de datos significa que el sistema captura telemetría al finalizar los pasos del proceso, lo que puede facilitar la minería de procesos. Cuando un proceso ya tiene disponible una buena telemetría, puede incorporar esa telemetría a la minería de procesos para hacer un análisis del proceso general. Un proceso con una baja disponibilidad de datos requeriría una inversión significativa en la modificación de los pasos del proceso. Por lo tanto, deberá recopilar la telemetría de finalización de paso adecuada antes de ejecutar la minería en el proceso.
Los procesos improvisados carecen de un nivel de estructura y uniformidad que se pueda optimizar. Normalmente, un proceso improvisado se emplea para reaccionar a acontecimientos a medida que ocurren. Con frecuencia, estos procesos tienen telemetría limitada disponible sobre los pasos completados. Además, normalmente, las organizaciones no consideran estos procesos como elementos de gran impacto o difusión. En términos generales, este tipo de procesos no son buenos candidatos para el análisis con minería de procesos. Lo que sí sería útil es diseñarlos a un nivel más básico para definir un proceso más estructurado. Los procesos manuales con un alto nivel de difusión e impacto en la organización serían buenos candidatos; sin embargo, suelen carecer de la telemetría necesaria para usar la minería de procesos. Antes de utilizar minería de procesos en este tipo de procesos, deben someterse a una transformación digital. Cuando digitaliza el proceso, puede agregar telemetría adecuada desde el principio para que la minería de procesos haga mejoras continuas adicionales en el futuro.
Los procesos con un alto nivel de disponibilidad de datos son los candidatos ideales para la minería de procesos. En el caso de procesos que ya están muy automatizados, puede usar la minería de procesos para aportar un mayor nivel de optimización. En el caso de procesos complejos, la minería de procesos se puede usar para identificar oportunidades de mayor automatización y simplificación.
Analizar el valor de las mejoras potenciales
Como parte de su estrategia de priorización, analizar el valor potencial de las mejoras puede ayudarle a escoger los procesos adecuados para el análisis. No todas las mejoras de procesos son mejoras de costes o ingresos; algunas resultan en beneficios menos tangibles. Al evaluar los procesos potenciales con una clasificación no monetaria (como alto, medio o bajo), puede contribuir a que todos los procesos de alto valor reciban la priorización adecuada.
Gracias a una estrategia estructurada para priorizar y seleccionar procesos, puede asegurarse de emplear la minería en aquellos procesos que pueden aportar el mayor impacto en su organización.