Metodología de implementación
Tomar decisiones basadas en datos es el camino principal hacia el éxito de un proyecto con minería de procesos. La metodología DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) es un estándar de la industria para mejorar los procesos basados en la calidad de los datos.
La metodología DMAIC se debe completar en orden, ya que cada una de las partes contribuye al éxito general del proyecto. Sin embargo, la DMAIC es iterativa, y permite fluctuaciones entre fases según sea necesario durante el proyecto a medida que se obtiene nueva información.
Definir el problema y los objetivos
La definición del problema y los objetivos es el primer paso y, a menudo, el más crucial en el proceso DMAIC. En la etapa definir se identifica un propósito claro, se determinan los objetivos y se utilizan herramientas, como un plan de proyecto y un análisis de causa raíz. Los resultados de esta fase confirman que todos los involucrados tienen una comprensión clara.
Un plan de proyecto puede contener cualquiera de los siguientes componentes (o todos ellos):
Título de proyecto
Patrocinador de proyecto
Planteamiento del problema
Objetivos del proyecto
Ámbito del proyecto
Miembros del equipo del proyecto y responsabilidades
Escala de tiempo y logros principales
Presupuesto y recursos
Riesgos y suposiciones
Partes interesadas
Requisitos de aprobación de proyectos
Planes de comunicación
Medir el rendimiento actual
Al evaluar y medir una referencia antes del lanzamiento del proyecto, puede comprender con mayor detalle las mejoras a partir de los cambios identificados. En la etapa medir, usted define una referencia de rendimiento para comprender el estado actual del proceso y definir mejor el problema que se intenta resolver. En esta etapa, también se identifican indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarán para medir el proceso.
En la fase de medición, el equipo decide qué datos son importantes para medir y, luego, determina qué herramientas se van a utilizar para completar dichas mediciones y validar el sistema de medición. A menudo, el plan de recopilación de datos incluye una prueba o programa piloto para garantizar que las mediciones sean precisas e indiquen lo que se necesita para identificar posibles mejoras en el proceso. A veces, es necesario solicitar la modificación de una parte de un proceso para producir otra telemetría, lo que ayuda a garantizar que los pasos clave del proceso se puedan medir.
Determinar la capacidad total del proceso ayuda a confirmar que el proceso cumple con las necesidades establecidas y le ayuda a procesar mejoras.
Analizar datos en busca de variaciones
Analizar es la tercera etapa de la DMAIC, y es aquí donde se identifican valores atípicos y cuellos de botella. Es este punto, debería comenzar a notar los resultados de las etapas de definición y medición.
Con los datos recopilados de un análisis de causa raíz, puede identificar las causas de los problemas. Luego, puede hacer un análisis más profundo para encontrar la raíz del problema, en lugar de limitarse a los detalles superficiales.
Durante la fase de análisis, se completa un análisis estadístico y un análisis de proceso. Para el análisis estadístico, puede utilizar diversas técnicas, como las pruebas de hipótesis o el análisis de regresión. El mapa de procesos resalta ineficiencias y áreas de mejora en el análisis del proceso. Además, puede destacar actividades que no agregan valor y que podría convenir eliminar, si ello contribuye al éxito del proceso en su conjunto.
En esta etapa, también se identifican los elementos críticos descubiertos por las fases anteriores. Los factores clave que usted identifica son los que tienen el impacto más significativo en el proceso que está evaluando.
A menudo, en esta fase también se dedica tiempo a verificar la exactitud de lo que se ha descubierto.
Mejorar el proceso
En la etapa mejorar, usted determina qué necesita hacer para automatizar mejor y reducir la fricción en los procesos que está evaluando. Durante esta etapa, usted se encarga de determinar e implementar soluciones. Dependiendo del tamaño relativo de los procesos que esté mejorando, esta fase podría ser la más larga de todas en la DMAIC.
En la etapa de mejora, se establecen objetivos. Algunos de estos objetivos son identificar las posibles soluciones a las causas raíz, hacer análisis de coste/beneficio, probar la solución y evaluar la eficacia de las soluciones. Esta etapa requiere medir continuamente los resultados y compararlos con la referencia que ya ha establecido durante una fase anterior.
Es en esta etapa de mejora donde probablemente encuentre fluctuaciones entre las etapas anteriores. En toda esta etapa, usted hará ajustes y correcciones importantes en el proceso a medida que va sacando más conclusiones de los resultados recopilados y de las soluciones presentadas en las otras etapas.
Controlar el proceso mejorado para mantener los beneficios realizados
El objetivo de la etapa controlar es establecer e implementar políticas y procedimientos para mantener el rumbo acertado que se ha logrado.
Algunas de las actividades durante la etapa de control son la creación o actualización de documentación e instrucciones, la cuantificación de los resultados financieros y la implementación de mecanismos de supervisión para evaluar de forma continua los procesos actualizados. La supervisión del proceso contribuye a garantizar que este continúe satisfaciendo sus necesidades y conserve los logros establecidos.
Si todo va bien, esta etapa incluye la transferencia al nuevo propietario del proceso. Los beneficios realizados en las etapas anteriores deberían continuar con una buena etapa de control.
Ejemplos de resultados con la DMAIC
Los siguientes ejemplos describen los resultados que puede encontrar en las etapas de la DMAIC.
Definir los resultados de las etapas
La etapa definir le ayuda a prepararlo todo para lograr el mejor resultado, identificar el proceso correcto y definir las reglas de negocio (al comparar el esfuerzo con el valor, podemos identificar las prioridades), el alcance, el equipo y las partes interesadas.
La fase de definición incluye los siguientes resultados:
Proceso seleccionado
Lienzo de proceso firmado
Estimación del esfuerzo
Equipo asignado
Resultados de la etapa de medición
Durante la etapa de medición, se crea el registro de eventos, se configura el origen de datos y se determina el área de almacenamiento provisional, la transformación de los datos, la traducción empresarial y la validación.
La etapa de medición incluye los siguientes resultados:
Entorno (PA + PBI)
Conexión de datos
Área de almacenamiento provisional
Registro de eventos validado
Resultados de la etapa de análisis
En la etapa de análisis, se generan conocimientos sobre las reglas de negocio, se revisa el modelo de proceso, se analizan las reglas de negocio por prioridad y se identifican las causas raíz (CM, RCA, conformidad, comparación, etc.).
La etapa de análisis incluye los siguientes resultados:
Taller de BR
Incorporación de personal
Información detallada
Análisis de impacto
Resultados de la etapa de mejora
En la etapa de mejora, puede generar valor actuando de acuerdo con la información de las reglas de negocio. Además, puede tomar medidas basadas en la información con cambios respaldados por datos (administración de cambios, talleres y formación), desarrollo de aplicaciones o automatización (desencadenadores de API, RPA o integración).
La etapa de mejora incluye los siguientes resultados:
Talleres
Formación
Acciones
Resultados de la etapa de control
Durante la etapa de control, el objetivo es trabajar para seguir mejorando el proceso. Esta etapa le ayuda a determinar si las mejoras implementadas logran las mejoras deseadas a gran escala, de modo que pueda actuar en consecuencia.
La etapa de control incluye los siguientes resultados:
Panel de información sobre tendencias de administración
Resumen de administración
Comentarios
La metodología DMAIC es una estrategia sólida y basada en datos para mejorar procesos, y le ayuda a tomar decisiones basadas en datos de gran calidad. Se trata de un estándar de la industria que proporciona un marco estructurado para identificar, analizar y mejorar procesos. La naturaleza iterativa de la DMAIC permite flexibilidad, así que puede adaptarse a nueva información durante el curso del proyecto. Al definir objetivos claros, medir el rendimiento actual, analizar los datos para detectar variaciones, mejorar los procesos y controlar el proceso mejorado, puede obtener ganancias significativas y mantenerlas a largo plazo.