Lienzo de minería de procesos
Un lienzo de minería de procesos es un marco para que las organizaciones comprendan y analicen mejor sus procesos de negocio. El lienzo de minería de procesos es una herramienta estructurada que las organizaciones pueden utilizar en proyectos de minería de procesos, especialmente durante pruebas de concepto (PdC) o fases piloto. Ayuda a organizar y documentar toda la información esencial, garantizando así un esquema claro de los requisitos previos, los criterios de éxito y otros elementos críticos. Este lienzo ayuda a capturar los detalles necesarios y evita que pasemos por alto algún tipo de información. La siguiente imagen muestra un ejemplo de lienzo de minería de procesos.
Estructura del lienzo de minería de procesos
El lienzo está dividido en varios capítulos, y cada uno de ellos cumple una función específica en un proyecto de minería de procesos.
Proceso: este capítulo contiene un nombre y una breve descripción del proceso de destino. En este capítulo se explica en qué consiste el proceso, su alcance y su importancia para la organización. Además, se hace un seguimiento de las actividades, algunas de las cuales son las principales actividades del proceso. Otras actividades son influyentes pero indirectas. En esta sección también se establece el inicio y el final del proceso.
Objetivos: es en este capítulo donde se abordan los objetivos inmediatos y futuros. Los objetivos inmediatos se aplican al objetivo de la PdC. Los objetivos futuros están más enfocados a establecer planes y estrategias a largo plazo. Definir criterios de éxito ayuda a mantener al equipo encaminado y les permite saber cuándo alcanzan los hitos. Es probable que los criterios de éxito contengan, al menos, algunos de los siguientes componentes:
Objetivo primario
Problema para resolver
Características para probar
Puntos de integración
Puntos de referencia
Resultados empresariales
Objetivos cuantitativos
Ámbito y partes interesadas: clarificar el ámbito ayuda a definir los límites de la PdC. Especifica qué es lo que está incluido y lo que está excluido, así como lo que ayuda a evitar el desplazamiento del ámbito; también garantiza la concentración en los elementos más importantes. La identificación de las partes interesadas clave, como patrocinadores, líderes, miembros del equipo y expertos en la materia, garantiza que todas las partes relevantes estén implicadas e informadas. En este capítulo, se aclaran los roles y las responsabilidades. Además, usted planifica la recopilación de comentarios de las partes interesadas para tener en cuenta sus ideas, mejorando así la relevancia y la aceptación de los resultados de la PdC.
Reglas de negocio: definir cómo medir el proceso es crucial para evaluar el rendimiento. Este proceso incluye la especificación de métricas, como tiempos de rendimiento, requisitos de conformidad, contratos de nivel de servicio (SLA) y otras restricciones o excepciones. Por ejemplo, garantizar que la actividad B siempre sea seguida por la actividad C y nunca por la actividad D ayuda a mantener el cumplimiento y la eficiencia del proceso.
Datos y herramientas: en este capítulo se identifican y enumeran los sistemas de registro y las aplicaciones implicadas. Definir atributos y metadatos en función de objetivos, criterios de éxito, desafíos comerciales y reglas de negocio contribuye a orientar el proceso de análisis de datos. Este método también incluye la identificación de los elementos de datos clave que necesita para lograr una minería de procesos eficaz. La planificación del periodo de extracción de datos garantiza que se capture un número suficiente de iteraciones del proceso, lo que implica considerar la duración promedio de este y extraer datos durante un periodo adecuado (como varios meses) para cubrir todos los escenarios. La evaluación del volumen de datos requerido y las licencias asociadas garantiza que la PdC cuente con el respaldo adecuado desde una perspectiva técnica y presupuestaria.
Personas: identificar roles, como líder, patrocinador, analistas de minería de procesos, ingenieros de datos y propietarios de procesos, garantiza que todos los implicados comprendan sus responsabilidades. Esto permite que sea posible establecer quién es el responsable de cada cosa y fomenta el desarrollo fluido del proyecto.