Programar y reprogramar
A lo largo de un día, pueden ocurrir muchas cosas que pueden afectar a la programación. A medida que se producen estos cambios o elementos, los distribuidores necesitan poder realizar cambios en la programación lo más rápidamente posible. Entre los ejemplos de cosas que pueden afectar a la programación se pueden incluir:
Una orden de trabajo de emergencia que se creó y necesita que alguien se programe ahora.
Un cliente que cancela o necesita reprogramar.
Un recurso que llama para informar de que está enfermo y que necesita que alguien le sustituya.
Un accidente que se produjo en una autopista concreta.
Cada uno de estos elementos puede presentar su propio conjunto de desafíos para los distribuidores. Los distribuidores necesitan varias herramientas a su disposición para satisfacer esas necesidades. El tablero de programación facilita a los distribuidores la programación en estos diferentes escenarios al proporcionar varias formas de programar un elemento. Desde la simple funcionalidad de arrastrar y colocar para programar un elemento hasta encontrar un recurso sustituto que pueda reemplazar a alguien que ya no está disponible.
Hay cuatro métodos que se utilizan con mayor frecuencia para programar elementos mediante el tablero de programación. Son los siguientes:
Mediante el panel de requisitos
Usando la Vista de mapa
Creando bloques de tiempo en el calendario
Uso del panel Crear reserva de recursos
Algunos de los métodos incluidos en el panel de requisitos y la vista de mapa proporcionan varias opciones que se utilizan para programar elementos mediante ese método.
Vamos a examinar las diferentes formas en que los elementos se pueden programar mediante el tablero de programación.
Programar desde el panel de requisitos
El panel de requisitos muestra una lista de los requisitos de recursos actualmente activos que deben programarse. Cada requisito incluye elementos como la duración requerida, la prioridad y las ventanas de tiempo prometidas. Los elementos se pueden programar desde el panel de requisitos de dos maneras diferentes:
Arrastrar y colocar: arrastre el elemento desde el panel de requisitos al tablero de programación.
Buscar disponibilidad: utiliza el asistente de programación para encontrar recursos y programar un artículo.
Arrastrar y colocar
La opción de arrastrar y colocar es la forma más sencilla de programar algo en el tablero de programación. El distribuidor selecciona el elemento que desea programar y lo arrastra hacia arriba en el tablero. Una vez que ha encontrado el recurso para el que desea programar el elemento, lo coloca en el intervalo de tiempo deseado. La aplicación crea la reserva y la coloca en el tablero.
Al usar arrastrar y colocar, es importante tener en cuenta que, de forma predeterminada, no se le impide programar un elemento para un recurso.
Por ejemplo, supongamos que a un cliente se le prometió un intervalo de tiempo de 9 a 11 de la mañana. Al arrastrar el requisito al tablero de programación, si usted se encuentra fuera de la ventana prometida, el color del texto cambiará a rojo. Una vez que se encuentre en la ventana prometida, el texto cambiará a verde. Aunque el color del texto cambie, no se le impide programar fuera de la ventana. Las organizaciones que desean evitar que se programe un artículo si no se cumplen requisitos específicos, pueden hacerlo utilizando las llamadas reglas de reserva.
Buscar disponibilidad
Si bien arrastrar y colocar es una forma rápida de programar, no tiene en cuenta habilidades, zonas ni otros elementos predefinidos descritos en el requisito. Para ayudar a considerar cualquier artículo específico necesario, los distribuidores pueden usar la característica Buscar disponibilidad. Cuando un distribuidor selecciona un requisito en el panel, puede seleccionar Buscar disponibilidad en el registro, lo que abrirá el asistente de programación.
Se mostrarán los recursos disponibles que cumplan los criterios especificados en el requisito de recurso. Los criterios usados para filtrar la solicitud aparecerán en la vista de filtro. Si necesita expandir los resultados devueltos, puede modificar los criterios según sea necesario para esa solicitud específica.
Para los recursos que devuelve el asistente, aparecen bloques de tiempo en función de la disponibilidad, que incluirán estimaciones de tiempo de viaje en función de la ubicación actual del recurso. El distribuidor puede seleccionar el tiempo dentro de ese bloque para programar el recurso para el artículo. Una vez que se selecciona un tiempo, se presenta una pantalla de reserva de recursos donde se pueden modificar los detalles. Una vez que esté listo para reservar el artículo, seleccione la reserva o el botón Reservar y salir para crear la reserva.
Programación mediante el filtro de vista de mapa
Cuando usa la vista de mapa en el panel de vista de filtro y mapa, este proporciona varias herramientas que pueden ser útiles para un distribuidor. Una de las ventajas clave del mapa es poder ver dónde se encuentran los elementos que deben programarse, en comparación con la ubicación del recurso y otros elementos que se están programando. Por ejemplo, supongamos que, según la programación, Christie debe trabajar en una incidencia en una zona específica de la ciudad a las 14:00. Podemos identificar cualquier elemento no programado en esa zona y asignárselo a Christie para que lo haga de camino a la cita de las 14:00.
Cuando los distribuidores usan la vista de mapa, la forma de programar los elementos disponibles es similar a la que estaba disponible desde el panel de requisitos, pero con una diferencia clave. Los distribuidores pueden visualizar a quién se debe asignar el elemento mediante el mapa.
Los elementos siguen estando disponibles para su programación mediante:
Arrastrar y colocar: arrastre el elemento desde el panel del mapa al tablero de programación.
Buscar disponibilidad: utiliza el asistente de programación para encontrar recursos y programar un artículo.
Experiencia arrastrar y colocar
Veamos cómo podría mejorar el mapa la experiencia de arrastrar y colocar. La siguiente representa lo que podría ver un distribuidor al usar la vista de mapa:
Podemos ver en la imagen los siguientes hechos:
Christie tiene una orden de trabajo programada para hoy a las 12:30.
- El mapa muestra la ruta para la que hay más probabilidad que la tome Christie.
Hay una orden de trabajo no programada que se encuentra en la ruta de Christie.
Se calcula que el elemento durará dos horas.
Christie tiene dos horas libres hoy antes de su cita a las 12:30.
En este caso, podemos arrastrar fácilmente el marcador de requisito en el mapa y colocarlo en un intervalo de tiempo disponible para Christie. Una vez que se ha programado para Christie, la ruta del mapa cambia para mostrar el elemento recién programado.
Buscar disponibilidad en un mapa
Otra opción es usar Buscar disponibilidad. La diferencia con la búsqueda de disponibilidad al usar el mapa es que podemos acceder a ella pasando el cursor sobre el marcador de la programación directamente. Una vez que selecciona la búsqueda disponibilidad, se le dirigirá a la misma pantalla del asistente de programación que mencionamos anteriormente.
Bloquear tiempo para un recurso
Cuando vea que un recurso tiene un intervalo de tiempo disponible, puede arrastrarlo en el calendario para seleccionar el tiempo que desea rellenar para el recurso. Por ejemplo, podría arrastrar dos horas, desde la 13:00 hasta las 15:00, para Wayne. Se le proporciona una lista de órdenes de trabajo que podrían programarse para ese momento. Después de seleccionar el elemento que desea, se creará una reserva y se colocará en el calendario.
Uso del panel Crear reserva de recursos
Se utiliza el panel Crear reserva de recursos cuando se activa el asistente de programación mediante la característica Buscar disponibilidad. También puede proporcionar una excelente manera de programar elementos directamente desde el tablero de programación.
Puede acceder al panel Crear reserva de recursos expandiendo el panel o haciendo clic en el botón de reserva de la barra de herramientas del tablero de programación. Cuando se vea el panel, seleccione un registro de requisitos y el panel se rellenará con la siguiente información.
Recurso: especifica el recurso al que se asignará esta reserva.
Fecha de inicio: fecha de inicio de la reserva. (El valor predeterminado es hoy).
Hora de inicio: hora de inicio de la reserva. (El valor predeterminado es 8 de la mañana.)
Fecha de finalización: fecha de finalización de la reserva. (El valor predeterminado es hoy.)
Hora de finalización: hora de finalización de la reserva. (El valor predeterminado es 8 de la mañana.)
Estado de reserva: estado que se asignará a la reserva.
Método de reserva: define cómo se asignan las horas.
Deberá proporcionar el recurso específico para el que desea crear la reserva. También deberá modificar la información inicial y final. Una vez que esté listo para reservar, puede seleccionar el botón de reservar para crear la reserva y mostrarla en el tablero de programación.
Programación directa desde una orden de trabajo
A veces, es posible que desee programar un elemento sin siquiera entrar en el tablero de programación. Verá que es sencillo programar el artículo directamente desde la orden de trabajo. El asistente de programación que usamos anteriormente también se puede iniciar directamente desde la orden de trabajo haciendo clic en el botón de reservar.
Cuando se carga el asistente de programación, muestra los recursos potenciales que se podrían programar. Se podría devolver un solo recurso varias veces en función de su disponibilidad durante el periodo especificado en el filtro. Como se mencionó anteriormente con el asistente de programación, los criterios de filtro utilizados se pueden modificar para expandir o reducir el número de resultados devueltos.
Importante
Hay varias razones por las cuales los elementos podrían no mostrarse en el Asistente de programación. Es posible que deba comprobar los valores en los registros para asegurarse de que puede devolverlos el asistente. Los aspectos que se comprueban más habitualmente primero son:
Ningún recurso cumple con las características definidas: mire los criterios de filtro utilizados. Asegúrese de tener recursos que cumplan esos requisitos. Puede eliminar criterios para ver si se devuelven resultados. Si sigue sin ver resultados, podría tratarse de un problema de dirección.
Ubicaciones iniciales y finales asociadas con los recursos: si no se encuentra la dirección asociada a un recurso, no se devolverá el recurso. Las ubicaciones de inicio y finalización de un recurso se definen en el registro de recursos y se pueden establecer en la dirección del recurso, en la dirección de la unidad organizativa o como independiente de la ubicación.
Dirección de recurso: si se utiliza la dirección del recurso, asegúrese de tener la información de dirección válida (latitud y longitud) para la dirección que se utiliza según el tipo de recurso.
Tipo de recurso = Cuenta: dirección del registro de la cuenta relacionada con el recurso.
Tipo de recurso = Contacto: dirección del registro de contacto relacionado con el recurso.
Tipo de recurso = Usuario: dirección asociada a la cuenta de Microsoft 365 del usuario.
Dirección de la unidad organizativa: si se utiliza la unidad organizativa, asegúrese de que tenga valores válidos de latitud y longitud.