Ejercicio: Crear un flujo que se ejecuta cuando se produce un evento en Dynamics 365
Puede crear flujos que se inicien cuando se produzca un evento en Microsoft Dataverse o en algún otro servicio. Después, estos flujos realizan una acción en ese servicio.
En Power Automate, puede configurar flujos de trabajo automatizados entre sus aplicaciones y servicios favoritos para sincronizar archivos, recibir notificaciones, recopilar datos y más.
En esta unidad, vamos a generar dos flujos:
- El primer flujo crea una tarea en Microsoft Dataverse cuando se ha creado una cuenta nueva en otra instancia de Microsoft Dataverse.
- El segundo flujo copia un elemento de lista en el Planner cuando se crea una tarea en Microsoft Dataverse.
Estos son algunos ejemplos adicionales de flujos que se pueden crear mediante el uso de Microsoft Dataverse:
- Crear un elemento de lista en Microsoft SharePoint cuando se crea un objeto en Microsoft Dataverse.
- Crear registros de cuentas de Microsoft Dataverse a partir de una tabla de Microsoft Excel.
Requisitos previos
- Acceso a Power Automate.
- Un entorno con una base de datos de Microsoft Dataverse. (Aplicable solo para las cuentas profesionales o educativas).
- Se recomienda un conocimiento básico de Power Automate y experiencia en la creación de flujos.
Importante
Para invocar un desencadenador de flujo, la tabla de interacción con el cliente de Microsoft Dataverse que se usa con el flujo debe tener activado el seguimiento de cambios. Para obtener más información sobre cómo activar el seguimiento de cambios, consulte Habilitar seguimiento de cambios para controlar la sincronización de datos.
Ejemplo uno: Crear una tarea a partir de una cuenta nueva
Este ejemplo muestra cómo crear una nueva fila en la tabla Tareas de Dataverse cada vez que se agrega una cuenta en la tabla Cuentas de Dataverse. Ambas tablas, Cuentas y Tareas, son parte del Common Data Model y están disponibles en todos los entornos Microsoft Dataverse.
Inicie sesión en Power Automate usando su cuenta de organización; luego, seleccione el entorno para el flujo.
En el panel de la izquierda, seleccione Mis flujos.
Seleccione Nuevo flujo y luego Flujo de nube automatizado.
Escriba un nombre para el flujo en Nombre de flujo. Para este ejemplo, escriba Crear una tarea cuando se crea una cuenta como nombre para el flujo.
En la lista de desencadenadores de flujo, introduzca Microsoft Dataverse en el campo de búsqueda de todos los desencadenadores y luego seleccione Microsoft Dataverse: Cuando se agrega, modifica o elimina una fila.
Seleccione Crear. Inicie sesión en Dataverse si el sistema se lo solicita.
El nuevo flujo se abrirá en el diseñador de Power Automate Copilot. En el panel de Copilot, a la derecha, escriba Cuando se agrega una nueva fila a una tabla de Dataverse, agregar una nueva fila a otra tabla de Dataverse y pulse INTRO.
Copilot ampliará el flujo y agregará la acción Agregar una nueva fila.
En el panel del lienzo, seleccione la acción desencadenadora Cuando se agrega, modifica o elimina una fila para abrirla en el panel de configuración de acciones.
En el campo Tipo de cambio, seleccione Agregado.
En el campo Nombre de tabla, seleccione la tabla a fin de supervisar los cambios. Esta tabla actuará como un desencadenador que inicia el flujo.
En el campo Entorno, seleccione el entorno en el que el flujo debe crear el registro. No tiene que ser el mismo entorno desde el que se ha desencadenado el evento.
En el panel de la izquierda, seleccione Mis flujos.
Seleccione + Nuevo flujo y luego Flujo de nube automatizado.
En la lista de desencadenadores de flujo, introduzca Microsoft Dataverse en el campo de búsqueda de todos los desencadenadores y luego seleccione Microsoft Dataverse: Cuando se agrega, modifica o elimina una fila. Microsoft Dataverse mantiene información en Dataverse, por lo que se usará este conector.
Seleccione Crear.
Inicie sesión en Dataverse si el sistema se lo solicita.
Seleccionar el desencadenador.
Seleccione Agregado en Tipo de cambio y seleccione Cuentas en Nombre de tabla.
Para Dataverse, también debe especificar el Ámbito. Esto determina si el flujo se ejecuta cuando un usuario en la unidad de negocio crea un registro nuevo o si algún usuario de la organización crea un registro nuevo. Para este ejemplo, elija Organización.
En el panel del lienzo, seleccione la acción Agregar una nueva fila para abrirla en el panel de configuración de acciones.
En el campo Nombre de tabla, seleccione la tabla que creará un registro cuando se produzca el evento.
Para esta unidad, seleccione la tabla Tareas.
En la selección de tablas aparecen más campos. Seleccione el campo Asunto y el icono contenido dinámico (con la forma de un rayo) para elegir campos de los pasos anteriores.
Para esta unidad, seleccione Nombre de cuenta.
Seleccione Guardar en el menú superior derecho para guardar el flujo.
Ahora, cuando se agregan nuevos usuarios en la tabla Cuentas, se creará una nueva tarea en la tabla Tareas.
Ejemplo: Crear una tarea de Planner a partir de una tarea de Microsoft Dataverse
En este ejemplo, se muestra cómo crear una tarea en Microsoft Planner siempre que se cree una tarea en Microsoft Dataverse. Planner es un servicio que puede utilizar para crear listas de tareas pendientes, agregar recordatorios y realizar un seguimiento de los recados. Para completar el ejemplo, tendrá que crear un plan en Planner.
Inicie sesión en Power Automate usando su cuenta de organización; luego, seleccione el entorno para el flujo.
En el panel de la izquierda, seleccione Mis flujos.
Seleccione + Nuevo flujo y luego Flujo de nube automatizado.
Escriba un nombre para el flujo en Nombre de flujo. Para este ejemplo, escriba Crear una tarea en Planner cuando se crea una tarea en Dataverse para el nombre del flujo.
Escriba Microsoft Dataverse en el campo de búsqueda de todos los desencadenadores y seleccione Microsoft Dataverse: cuando se agrega, modifica o elimina una fila.
Seleccione Crear.
El nuevo flujo se abrirá en el diseñador de Power Automate Copilot.
En el panel del lienzo, seleccione la acción desencadenadora Cuando se agrega, modifica o elimina una fila para abrirla en el panel de configuración de acciones.
En el campo Tipo de cambio, seleccione Agregado.
En el campo Nombre de tabla, seleccione la tabla que se va a escuchar. Esta tabla actuará como un desencadenador que inicia el flujo. Para este ejercicio, seleccionamos la tabla Tareas.
Nota
Si el desencadenador muestra Conexión no válida, seleccione Cambiar conexión en el panel de configuración de acciones de la izquierda. Se le solicitará que inicie sesión o seleccione su conexión existente.
En el panel de Copilot, a la derecha, escriba Cuando se agrega una nueva fila a una tabla de Dataverse, agregar una nueva tarea de Planner y pulse INTRO.
Copilot ampliará el flujo y agregará la acción Crear una tarea.
En el panel del lienzo, seleccione la acción Crear una tarea para abrirla en el panel de configuración de acciones.
En id. de grupo, seleccione el menú desplegable y seleccione el grupo que tiene su plan de Planner. En nuestro ejemplo, voy a seleccionar Ventas y marketing.
En id. de plan, seleccione el plan en el menú desplegable. En nuestro ejemplo, voy a seleccionar Evento de lanzamiento de producto.
En el campo Título, introduzca un texto y agregue Subject desde el panel de contenido dinámico. En nuestro ejemplo, en el campo Título, voy a introducir Comenzar el proceso de incorporación para:. A continuación, agrego el asunto de la tarea de Dataverse en el título de la tarea de Planner.
Seleccione el rayo para que aparezcan las opciones de contenido dinámico. Como estoy buscando el asunto, empiezo a escribir Subject. Cuando "subject" aparezca en el cuadro de contenido dinámico, selecciónelo.
En Parámetros avanzados, seleccione Id. de cubo.
En Id. de cubo, seleccione el cubo en el que desea crear la tarea en el menú desplegable (opcional). En nuestro ejemplo, voy a seleccionar Pendiente.
Consulte Crear parámetros de una tarea para obtener información sobre los demás campos que puede agregar en la tarea.
Seleccione Guardar en el menú superior derecho para guardar el flujo.
Ahora, cuando se agreguen nuevas tareas en la tabla Tareas, se creará una nueva tarea en el plan de Planner.
Limitaciones de la lógica basada en desencadenadores
Los desencadenadores como Al crear un registro, Al actualizar un registro y Al eliminar un registro iniciarán el flujo unos minutos después de producirse el evento. En casos excepcionales, pueden pasar un máximo de dos horas hasta que se desencadena el flujo.
Cuando se produce el desencadenador, el flujo recibe una notificación, pero el flujo se ejecuta con los datos existentes cuando se ejecuta la acción. Por ejemplo, si la creación de un registro nuevo desencadena el flujo y actualiza el registro dos veces antes de que se ejecute el flujo, el flujo se ejecutará una sola vez con los datos más recientes.
Especificar opciones avanzadas
Cuando se agrega un paso a un flujo, puede seleccionar Mostrar opciones avanzadas para agregar un filtro o consulta de ordenación que controle cómo se filtran los datos.
Por ejemplo, puede utilizar una consulta de filtro para recuperar solo cuentas activas ordenadas por dirección de correo electrónico al recuperar una lista de filas. En el siguiente ejemplo, tenemos Filtrar filas y Ordenar por seleccionados en Parámetros avanzados. Para recuperar solo las cuentas activas, usamos status eq 0. Para ordenar la lista por dirección de correo electrónico, utilizamos el nombre de columna Email. Para obtener más información sobre cómo filtrar y ordenar por consultas, consulte MSDN: $filter y MSDN: $orderby.
Procedimientos recomendados para las opciones avanzadas
Cuando agrega un valor a una columna, debe encontrar la coincidencia con el tipo de columna. Tiene que coincidir, independientemente de si indica un valor o selecciona un valor en el panel de contenido dinámico.
| Tipo de columna | Modo de uso | Dónde encontrarlo | Nombre | Tipo de datos |
|---|---|---|---|---|
| Columnas de texto | Las columnas de texto requieren una sola línea de texto o contenido dinámico que sea una columna de tipo texto. Algunos ejemplos son las columnas Categoría y Subcategoría. | Soluciones>Solución predeterminada>Tarea>Columnas | Categoría | Texto |
| Columnas de tipo numérico entero | Algunas columnas requieren un número entero o un contenido dinámico que sea una columna de tipo numérico entero. Algunos ejemplos son las columnas Porcentaje completado y Duración. | Soluciones>Solución predeterminada>Tarea>Columnas | Porcentaje completado | Número entero |
| Columnas de fecha | Algunas columnas requieren una fecha escrita en formato mm/dd/aaaa o contenido dinámico que sea una columna de tipo de fecha. Algunos ejemplos son las columnas Fecha de creación, Fecha de inicio, Inicio real, Último periodo de retención, Finalización real y Fecha de vencimiento. | Soluciones>Solución predeterminada>Tarea>Columnas | Fecha de creación | Fecha y hora |
| Columnas que requieren un id. de registro y un tipo de búsqueda | Algunas columnas que hacen referencia a otro registro de tabla requieren el id. de registro y el tipo de búsqueda. | Soluciones>Solución predeterminada>Cuenta>Columnas | Accountid | Clave principal |