Habilitar anticipos automáticos de facturas de proveedores
Si ha habilitado el parámetro Aplicación automática de anticipos para facturas importada, puede crear un anticipo para un pedido de compra como parte de un acuerdo de compra. Considere un ejemplo en el que su empresa ha recibido una factura de proveedor y ya ha pagado el pedido de compra en forma de anticipo.
En lugar de hacer que un empleado del departamento de proveedores analice manualmente los pagos y los pedidos de compra restantes que se han facturado, puede usar la automatización de facturas de proveedores para que este proceso se lleve a cabo sin errores manuales del usuario.
Cuando se encuentra una línea de anticipo en el sistema, las líneas de factura aplicables se sincronizarán automáticamente. Como parte del proceso de conciliación de facturas, estas líneas de anticipo nunca se consideran en ese proceso de conciliación. En la siguiente captura de pantalla se muestra un ejemplo de un anticipo que existe en el sistema en la página Anticipos abiertos. Al usar el proceso de facturación automática, el sistema buscará entre los anticipos abiertos para determinar si existe alguna coincidencia con las facturas importadas.
Dependiendo del proceso de compra que utilice, existen diferentes formas disponibles para aplicar los anticipos. Los siguientes escenarios son algunos en los que estos anticipos se gestionarían de manera diferente según el número de pedidos de compra y facturas:
Una factura de proveedor por cada pedido de compra: si solo se asocia un pedido de compra a una única factura, el anticipo se aplicará a la factura cuando se genere.
Una factura de proveedor para múltiples pedidos de compra: de manera similar a la gestión de la factura única para un pedido de compra, el anticipo en este escenario se aplicará al total de la factura en todos los pedidos de compra.
Múltiples facturas de proveedores para cada pedido de compra: el orden en que se importan las facturas es importante para gestionar facturas de varios proveedores. Los anticipos se aplicarán a la primera factura que se importe al sistema. Si el anticipo supera el importe de la factura al que se aplica, se requerirá una entrada manual. El importe restante se designará como anticipo para el futuro.
Múltiples facturas de proveedores para múltiples pedidos de compra: similar al comportamiento de las facturas anteriores, los anticipos en este escenario se aplicarán a la primera factura importada correspondiente. Puesto que este escenario trata con múltiples pedidos de compra, si el anticipo supera la primera factura, se aplicará a las siguientes facturas importadas hasta que deje de existir el anticipo.
Puede encontrar una configuración relacionada con la gestión de anticipos en la unidad anterior que se centra en los Parámetros de proveedores. También puede hacer referencia a esa unidad si desea que el sistema gestione los anticipos en relación con las facturas importadas. Desde los anticipos, la siguiente unidad que explorará es el uso de flujos de trabajo para conciliar las recepciones de productos.