Usar flujos de trabajo y recepciones de conciliación de productos
Finance le permite automatizar la triple conciliación para facturas de proveedores. Esta funcionalidad conciliará automáticamente las recepciones de productos registradas con las líneas de factura donde se definen las directivas de triple conciliación. Puede definir el número máximo de veces que la aplicación debe intentar conciliar las recepciones de productos con las líneas de factura antes de que se genere un error en el proceso de conciliación. Puede configurar el proceso en un trabajo por lotes para que se ejecute en intervalos que tengan sentido para su organización.
Enviar facturas de proveedores importadas
Puede usar un flujo de trabajo en Finance para importar facturas de proveedores mediante OCR para que el proceso de facturación de proveedores sea sin contacto. Después de configurar los Parámetros de proveedores, puede configurar facturas de proveedores importadas para que se envíen automáticamente al flujo de trabajo de Proveedores para su revisión.
Por ejemplo, considere un empleado del departamento de proveedores que trabaja para Contoso Entertainment y que es responsable de gestionar todas las facturas de los proveedores importados. En lugar de que el empleado envíe manualmente las facturas importadas a un flujo de trabajo, puede agregar un paso de automatización en el editor de flujo de trabajo. Dado que el empleado utiliza un flujo de trabajo automatizado para las facturas importadas, puede hacer que este proceso se ejecute en segundo plano con la frecuencia especificada en la entidad jurídica con la que trabaja el empleado, ya sea cada hora o a diario. Cuando esté configurando el flujo de trabajo en el editor, para omitir por completo la intervención manual del empleado, agregue un paso que permita una tarea de registro automatizada. A continuación, las facturas importadas se pueden registrar automáticamente en el flujo de trabajo para su aprobación, y aún podrá enviar manualmente sus facturas de proveedores creadas al sistema de flujo de trabajo. Este proceso le ahorra al empleado del departamento de proveedores la laboriosa tarea de enviar manualmente cada factura que se importa, y le permite manejar las aprobaciones y otras tareas en su lugar.
Conciliar recepciones de productos registradas
Al conciliar recepciones de productos registradas, debe cumplir dos requisitos previos para que esta capacidad funcione en Finance:
Habilite la característica Automatización de facturas de proveedores.
Active la Triple conciliación.
Para habilitar la Triple conciliación, vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores. Debajo de la pestaña Validación de factura, establezca la Directiva de conciliación de líneas en Triple conciliación, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
El proceso para conciliar recepciones de productos con las facturas de proveedores importadas implica algunos pasos clave. Cuando se ejecuta el proceso de conciliación, la automatización de facturas de proveedores buscará recepciones de productos registradas para asociarlas automáticamente a líneas de factura. El proceso seguirá ejecutándose hasta que la recepción del producto conciliado sea igual a la cantidad total de la factura.
Por ejemplo, si una sola línea de factura está relacionada con varias recepciones de productos, es posible que deba ejecutar el proceso varias veces para obtener la conciliación de la cantidad completa. Puede especificar que este proceso se ejecute cada hora o a diario para que no interfiera con operaciones periódicas.
En el ejemplo anterior con Contoso Entertainment, su proceso de conciliación de recepciones de productos se puede realizar de una de dos maneras:
Cambie los Parámetros de proveedores que controlan la validación de facturas. Utilice esta acción para liberar al empleado de Proveedores. Puede obtener acceso a muchos parámetros de configuración que se han cubierto hasta el momento en la pestaña Automatización de facturas de proveedores.
La captura de pantalla anterior muestra la configuración en la pestaña Validación de factura. En esta pestaña, puede activar la opción Habilitar validación de conciliación de facturas para permitir que las recepciones de productos coincidan con las líneas de factura como parte de un proceso automático en el que el empleado de proveedores no tenga que intervenir manualmente.
Configure la conciliación para que se ejecute de forma independiente como un proceso independiente. Este proceso permitiría una mayor supervisión de recepciones de productos porque las recepciones no se concilian automáticamente cuando se importa una factura de proveedor.
Con independencia del método que Contoso Entertainment elija, cada uno ayuda a que el trabajo del empleado de proveedores sea más eficiente mediante el uso de la Automatización de facturas de proveedores.
Ver recepciones de productos conciliadas
Pueden producirse situaciones en las que las facturas que están fuera del sistema de flujo de trabajo automatizado no se envíen automáticamente. En este caso, puede ver la factura abierta en la página Facturas de proveedor abiertas. La factura siempre incluirá el campo Última conciliación, que es un estado que se puede actualizar mediante la tarea en segundo plano Validar conciliación de facturas. La siguiente captura de pantalla muestra la configuración para actualizar automáticamente el estado de conciliación de una factura de proveedor.
Vaya a Administración del sistema > Configuración > Automatización de procesos, donde puede habilitar una frecuencia en la pantalla Automatización de procesos. En esta pantalla, también puede ver el intervalo en el que se produce la actualización, junto con el tipo de automatización del proceso.
La siguiente unidad se centra en la continuación del proceso de automatización. Examina cómo ver los resultados de la automatización de facturas de proveedores originados por facturas importadas.