Analizar el proceso de negocio actual
Si está creando su primera aplicación con Power Apps, tenga en cuenta su negocio y el trabajo que realizan usted y su equipo a diario. A continuación, identifique un problema de negocio para cuya resolución esté utilizando actualmente un proceso manual. Luego, puede incluso pedirle a Copilot que le ayude a elegir la solución Power Platform adecuada para su problema.
Los posibles casos de uso para automatización son lagunas, quejas o ineficiencias que se producen en su entorno de trabajo actual. Los procesos que siguen requiriendo papel o correo electrónico y aquellos que implican el traslado manual de datos de un lugar a otro (de un correo electrónico a una base de datos o de una hoja de cálculo a otra) pueden resolverse con una aplicación.
Es importante saber cómo la aplicación que tiene en mente beneficiará a sus colegas y directivos, sobre todo cuando pide colaboración para crearla o utilizarla. La siguiente lista describe los tipos de problemas que la plataforma puede resolver:
Disponibilidad: acceso a las aplicaciones en cualquier momento y lugar.
Movilidad: posibilidad de que los usuarios trabajen con la aplicación mientras se desplazan.
Consolidación: recogida de datos de forma más automatizada para minimizar la consolidación manual.
Formación: capacitación del personal y seguimiento de sus resultados de formación y certificaciones.
Democratización: aumento de la capacidad de resolver por sí mismo los problemas en el departamento o la sección.
Inclusión: reducción de las fricciones para los empleados que tienen entornos de trabajo diferentes a los de otros empleados (como teletrabajadores o personas con discapacidad).
Eficiencia: reducción del tiempo necesario para obtener el resultado deseado, eliminando pasos innecesarios.
Productividad: aumento del rendimiento de un proceso.
Puntualidad: aumento de la velocidad de la colaboración de extremo a extremo entre las diferentes partes interesadas.
Escalabilidad: aumento del rendimiento.
Análisis: recopilación de información adicional necesaria y su almacenamiento de forma que permita un análisis más fácil.
Información: generación de información más rápida o más completa a la dirección.
Seguridad: almacenamiento y trabajo con datos de forma más segura.
Cumplimiento normativo: resolución de problemas relacionados con la gestión de información personal, cumpliendo requisitos legales o contables.
Sostenibilidad: reducción de los residuos (como papel y electricidad) y la contaminación.
Identificar a los colaboradores principales
Evalúe a todos los que contribuyen a este proceso, incluidas las personas de su departamento y de otros departamentos que trabajen juntos sobre este problema. Familiarícese con lo que hacen en el contexto del problema empresarial que se está resolviendo.
Para documentar el proceso empresarial, le conviene contar con estas personas para que le ayuden a entender cada paso. Lo más probable es que aprenda sobre la marcha, y es posible que tenga que agregar nuevas personas a su equipo de proyecto para que aporten sus puntos de vista.
En el escenario de ejemplo de este módulo ya se han identificado los colaboradores clave, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Ejemplo: el coste del proceso de servicio de equipos actual
En el escenario del departamento de servicio de una tienda de buceo, usted ya ha analizado el coste del proceso de servicio de equipos actual. Por ello ha detectado que:
El personal de ventas tarda aproximadamente 15 minutos en registrar a un cliente de servicio. Cada representante de ventas capta una media de seis clientes al día para el servicio de equipos. El coste medio de cada comercial es de unos 26 dólares por hora.
(4 comerciales x 6 solicitudes) 24 solicitudes de servicio cada día equivalen a 156 dólares diarios para crear estas solicitudes de servicio manualmente, o 1092 dólares por semana.
52 semanas x 1092 dólares = 56 784 dólares anuales
Tom y Steve, del departamento de servicio, dedican una media de una hora a reparar cada equipo. Debido al carácter manual de la aceptación de los pedidos de servicio, solo pueden completar seis pedidos cada uno al día, aunque trabajen nueve horas diarias.
Dado que el equipo de servicio solo puede completar 12 pedidos de servicio al día, aunque recibe una media de 24, se encuentra con un retraso en los pedidos. Por ello, los clientes han recurrido a la competencia o se han tenido que subcontratar algunos de los pedidos de servicio a otras tiendas de buceo de la zona.
El ingreso medio de cada transacción de servicio es de 125 dólares, por lo que los ingresos diarios potenciales de servicio de la tienda de buceo ascienden a 3000 dólares.
El coste medio de Tom y Steve es de 30 dólares cada hora, lo que equivale a 540 dólares diarios.
La tienda de buceo gasta una media de 74 dólares diarios en piezas para el mantenimiento de los equipos.
El coste total del servicio para la tienda es de 770 dólares diarios.
Si la tienda solo completa 12 pedidos de servicio cada día, los ingresos del día son de 1500 dólares (o 546 000 dólares anuales), menos 280 280 dólares correspondientes al coste de las piezas y la mano de obra. Este cálculo equivale a un beneficio de 265 720 dólares para la tienda.
Imagine ahora implementar una aplicación de Power Apps que reduzca al mínimo el coste de introducir los pedidos en el sistema y que dé a los miembros del equipo de servicio más tiempo para atender más pedidos. Si se reducen a la mitad los costes de entrada (se tardan 7,5 minutos en capturar lo que se necesita y en recoger las fotos y la firma del cliente, todo ello desde un solo dispositivo), la misma solución aportará un sistema centralizado y racionalizado que Tom y Steve podrán seguir para aumentar a ocho el número de pedidos que pueden atender diariamente cada uno.
Esas cifras serían similares a la siguiente estimación de ejemplo.
Nuevo coste: (78 dólares para la entrada de datos, 770 dólares para el equipo de servicio, 98 dólares para las piezas de servicio) 344 344 dólares anuales, pero los ingresos ascienden a 728 000 dólares, con un beneficio de 383 656 dólares.
383 656 - 265 720 dólares = 117 936 dólares anuales es el coste potencial de no hacer nada
Cómo puede Copilot ser útil
Si toma los descubrimientos del escenario anterior y utiliza la función Preguntar a Copilot en Bing AI o Copilot en Windows, puede obtener una recomendación rápida para una solución de Power Platform. Copilot se ha diseñado para ayudarle a comenzar a resolver problemas.
Puede probar Copilot con nuestro ejemplo anterior solicitando algo como esto:
"Estoy intentando crear una solución de Microsoft Power Platform a fin de automatizar los procesos para el departamento de asistencia de mi tienda de buceo". Ya he analizado el coste del proceso de asistencia de equipos actual. Como resultado, he visto lo siguiente: [pegue las viñetas del ejemplo anterior]. ¿Cómo puedo utilizar Power Platform para este problema?"
En cuestión de segundos, Copilot le dará algunas recomendaciones sobre cómo puede utilizar Power Platform para automatizar sus solicitudes de servicio, administrar los pedidos de servicio, hacer un seguimiento de los ingresos y pronósticos, administrar repuestos y adquisiciones, analizar la rentabilidad e incluso evaluar a los clientes, la satisfacción y la retención.
Aunque tenga experiencia en el uso de Power Platform, utilizar Copilot puede ayudarle rápidamente a encontrar una solución a su problema.
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