Planificar la adopción de Teams
La adopción de usuarios es fundamental para el éxito de cualquier implementación de Microsoft Teams. Teams combina una amplia variedad de cargas de trabajo diferentes, como mensajería, archivos y comunicación por voz. Las organizaciones pueden experimentar cambios significativos en los procesos empresariales para colaborar y comunicarse de forma eficaz con Microsoft Teams. Al igual que cambian los procesos empresariales, los usuarios finales suelen encontrar que sus rutinas o procesos diarios también cambian. Este cambio es el que los usuarios deben adoptar positivamente para implementar Teams correctamente. Sin la entrada de los usuarios finales que implementan Teams como su centro de colaboración principal, se producirá un error en la implementación de Teams, incluso si se hace perfectamente.
La siguiente lista incluye los pasos de alto nivel que las organizaciones deben seguir para implementar Teams e impulsar la adopción positiva de los usuarios. Estos pasos, que pueden modificarse según el tamaño de la organización, ayudarán a garantizar un nivel de comunicación continuo con las partes interesadas, los expertos, los administradores de TI y los usuarios para lograr una implementación correcta de Microsoft Teams.
Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario.
Identificar y seleccionar escenarios empresariales adecuados.
Realice un piloto que incluya usuarios empresariales, expertos y profesionales de IT.
Diseñar, iniciar y administrar una campaña de adopción. Descargue el Kit de éxito del cliente como punto de partida. Una buena campaña de adopción incluye:
Materiales internos de concienciación como pósteres, señalización digital y eventos.
Información de autoayuda y aprendizaje en una ubicación específica
Un mecanismo para recibir comentarios bien definido
Medidas de éxito predefinidas (adopción de soluciones, vistas de materiales clave, asistencia a cursos)
Cree un programa de expertos junto con la implementación del servicio.
Proporcionar un método estándar para recibir comentarios.
Medir y compartir el éxito.
Ajusta la mensajería y los métodos en función de los comentarios y, a continuación, repetir.
Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario
La primera regla de una adopción correcta es crear un equipo dinámico formado por partes interesadas clave y las personas correctas que puedan impulsar y realizar cambios en otros. El equipo debe estar formado por personas comprometidas que representen una sección transversal de la organización. Los roles principales de las partes interesadas incluyen patrocinadores ejecutivos, propietarios de servicios, profesionales de IT y expertos.
Patrocinadores ejecutivos - estas personas son líderes clave dentro de la organización y su participación es esencial para impulsar la adopción de los empleados. Tienen la mayor influencia en la cultura de la empresa y pueden comunicar activamente el valor y las ventajas de las nuevas tecnologías y procesos empresariales.
Propietarios del servicio - estos individuos son responsables de garantizar que las personas usen el servicio y obtengan valor de él. La definición de los propietarios de servicios dentro de la organización es importante para garantizar que se alcancen los objetivos empresariales establecidos para Office 365.
Profesionales de IT y expertos - obtener la entrada de todos los usuarios de una organización es un desafío. Los profesionales de IT y los expertos pueden ayudar a aliviar este desafío y desempeñar un papel importante en la adopción de Office 365. Tienen conocimientos, se comprometen a mejorar su experiencia y están dispuestos a proporcionar asistencia y entrenamiento a sus compañeros. Ayudan a adaptar Office 365 a la realidad de su departamento o equipo.
Las organizaciones deben planear reuniones periódicas de estas partes interesadas para mantenerlas actualizadas sobre el progreso de los proyectos. Iniciar un "consejo de colaboración" para recibir comentarios y establecer un diálogo puede ser una herramienta útil según la cultura corporativa.
Procedimiento recomendado - irónicamente, las personas que pueden ser los mayores obstáculos para cambiar también pueden convertirse en sus aliados más importantes en una implementación de este tipo. Debe interactuar pronto con estos miembros de organizaciones y a menudo escuchar sus preocupaciones y problemas. A menudo, tienen comentarios valiosos que harán que el proyecto para implementar Teams tenga más éxito. Una vez que reciba su entrada en el proyecto, otros usuarios finales que podrían haber tenido dudas respecto al cambio suelen seguir su ejemplo y adoptar también el nuevo sistema.
Perfiles de usuario
Es importante comprender los tipos de usuarios en toda la organización. ¿Tiene usuarios que son principalmente móviles? ¿Están en reuniones constantes o dando presentaciones? ¿Sabe cuál de los usuarios tiene más dificultades con las soluciones de colaboración existentes?
Segmentar la comunidad de usuarios de esta manera puede ayudarle a identificar los grupos que están más abiertos a cambiar. A menudo son las mejores opciones para ser los primeros pilotos de negocios y sus comentarios son valiosos. Comprender el "día en la vida" de los usuarios le ayudará a priorizar los resultados empresariales, diseñar objetivos de adopción adecuados para su implementación y mantener el uso con el tiempo.
En la tabla siguiente se identifican algunos perfiles de usuario típicos.
| Perfil de usuario | Se centra en |
|---|---|
| Trabajadores de oficina | Trabajan principalmente en la oficina, crean reuniones y llamadas |
| Representantes de ventas | Trabajan externamente, chatean mucho y usan almacenamiento de archivos |
| Administración o "nivel C" | Trabajan con datos confidenciales; por lo tanto, sus requisitos de seguridad son superiores |
Expertos:
Los expertos son esenciales para impulsar la concienciación, la adopción y la educación en su organización. Un experto es una persona, principalmente motivada por ayudar a otros usuarios, que está interesado en las nuevas tecnologías y en ayudar a otros usuarios a usarlas de acuerdo a los procedimientos recomendados.
La identificación de las personas que pueden convertirse en sus expertos de colaboración le proporciona un equipo de soporte técnico extendido que puede proporcionar comentarios esenciales sobre sus planes de implementación. El incentivo para las personas seleccionadas para este programa es que se les proporciona información anticipada sobre los planes de la compañía y les permite proporcionar comentarios para realizar cambios que mejorarán sus procesos diarios. Cualquier inversión que realice en esta comunidad, ya sea tiempo, atención o recompensas, se le devolverá a su implementación a través de su ayuda y evangelización.
Los expertos le ayudarán a:
Crear el entusiasmo que aumente la adopción de procesos empresariales mejorados.
Crear un círculo de influencia dentro de sus equipos.
Dar vida a nuevas formas de trabajar entre los equipos.
Identificar los desafíos del negocio y posibles soluciones.
Enviar comentarios al equipo del proyecto y a patrocinadores.
Para un programa de expertos tenga éxito se necesitan individuos de todos los tipos de perfiles de usuario para maximizar el rango y la eficacia de sus beneficios para la implementación de Teams.
Información adicional. Microsoft proporciona diferentes guías y herramientas para ayudar a las empresas en la implementación de Teams.