Decidir si modelar organizaciones internas como entidades jurídicas o unidades operativas
Debe tener al menos una entidad jurídica para representar su empresa en las aplicaciones de finanzas y operaciones. Una entidad jurídica puede suscribir contratos legales y debe preparar informes financieros que demuestren sobre su rendimiento.
Las entidades jurídicas se pueden usar para negocios transaccionales o para consolidación. Esto significa que una entidad jurídica en las aplicaciones de finanzas y operaciones no representa necesariamente una entidad real en su empresa.
Por ejemplo, una empresa que participa en transacciones puede ser propietaria de entidades jurídicas subsidiarias. En este ejemplo, se requiere una entidad jurídica para las transacciones, y se requiere una entidad jurídica virtual para consolidar los resultados y los saldos de las entidades jurídicas subsidiarias.
Las organizaciones internas en su empresa, como las oficinas regionales, pueden representarse como entidades jurídicas adicionales o como unidades operativas de la entidad jurídica principal. No se requiere que una unidad operativa sea una organización legalmente definida. Las unidades operativas se utilizan para controlar los recursos económicos y los procesos operativos en la empresa. Por ejemplo, los departamentos y centros de coste son unidades operativas. Algunas funcionalidades de las aplicaciones de finanzas y operaciones funcionan de manera diferente dependiendo de si la organización es una entidad jurídica o una unidad operativa.
Unidades operativas
Una unidad operativa es una organización que se utiliza para dividir el control de los recursos económicos y los procesos operativos de un negocio. Las personas que forman parte de una unidad operativa tienen el deber de maximizar el uso de los recursos escasos, mejorar los procesos y dar cuenta de su rendimiento.
Las unidades operativas en las aplicaciones de finanzas y operaciones son:
- Centro de coste: unidad operativa en la que los gerentes son responsables de los gastos presupuestados y reales. Se utiliza para la gestión y el control operativo de los procesos empresariales que abarcan las entidades jurídicas.
- Unidad de negocio: unidad operativa semiautónoma que se crea para cumplir con los objetivos empresariales estratégicos. Se utiliza para crear informes financieros basados en los sectores o las líneas de productos que la organización ofrece independientemente de las entidades jurídicas.
- Flujo de valor: unidad operativa que controla uno o más flujos de producción. Se usa habitualmente en lo que se denomina lean manufacturing (fabricación ajustada), para controlar las actividades y los flujos necesarios para suministrar un producto o servicio a los consumidores.
- Departamento: unidad operativa que representa una categoría o parte funcional de una organización que se ocupa de una tarea específica, como ventas o contabilidad. Se utiliza para informar sobre áreas funcionales. Un departamento puede tener responsabilidad sobre las pérdidas y ganancias, y estar compuesto por un grupo de centros de coste.
- Canal minorista: unidad operativa que representa una tienda física, una tienda en línea o un mercado en línea. Se utiliza para la gestión y el control operativo de una o más tiendas de una o varias entidades jurídicas.
- Sucursal: unidad operativa que representa la ubicación de una sucursal, fuera de la ubicación principal de la empresa. Esto forma parte del módulo de muestra Administración de flota y no se instala como parte del entorno de producción.
- Ubicación de alquiler: unidad operativa que representa una ubicación de alquiler de la empresa. Esto forma parte del módulo de muestra Administración de flota y no se instala como parte del entorno de producción.
- Región: unidad operativa que representa un área geográfica de la empresa. Esto forma parte del módulo de muestra Administración de flota y no se instala como parte del entorno de producción.
- Equipos: un equipo es una organización en la cual los miembros comparten una responsabilidad, un interés o un objetivo común. No es posible usar equipos en jerarquías organizativas.
Considere detenidamente la funcionalidad que se describe a continuación al tomar su decisión.
Datos maestros
Si la organización se modela como una entidad jurídica: algunos datos maestros, como los clientes, las condiciones de pago, las autoridades fiscales y los pedidos de existencias específicos del sitio, deben configurarse para cada entidad jurídica. Algunos datos maestros, como usuarios, productos y la mayoría de los datos de recursos humanos, se comparten entre todas las entidades jurídicas.
Si la organización se modela como una unidad operativa: los datos maestros se comparten entre las unidades operativas.
Parámetros de módulo
Si la organización se modela como una entidad jurídica: los parámetros para los módulos, como los parámetros de clientes, los parámetros de proveedores y los parámetros de gestión de efectivo y bancos, deben establecerse para cada entidad jurídica. Debido a que la configuración del módulo para las entidades jurídicas es independiente, cada subsidiaria puede cumplir con los requisitos legales locales y las prácticas empresariales.
Por ejemplo, una entidad jurídica de servicios profesionales y una entidad jurídica de fabricación pueden tener diferentes parámetros de módulo a pesar de que informan a la misma empresa matriz.
Si la organización se modela como una unidad operativa: los parámetros de módulo se comparten entre las unidades operativas.
Seguridad de datos
Si la organización se modela como una entidad jurídica: la mayoría de los datos se protegen automáticamente con el id. de la empresa. Un id. de la empresa es un identificador único para los datos asociados con una entidad jurídica. Una empresa puede asociarse con una sola entidad jurídica, y una entidad jurídica puede asociarse con una sola empresa. Los usuarios solo pueden acceder a los datos de las empresas a las que tienen acceso. No necesita personalizar las aplicaciones de finanzas y operaciones para proteger los datos mediante el identificador de la empresa.
Si la organización se modela como una unidad operativa: los datos se pueden proteger para cada unidad operativa mediante la creación de directivas de seguridad de datos personalizadas. Las directivas de seguridad de datos se utilizan para limitar el acceso a los datos. Por ejemplo, supongamos que un usuario puede crear pedidos de compra solo en una unidad operativa particular. Se pueden crear directivas de seguridad de datos para evitar que el usuario acceda a los datos del pedido de compra desde cualquier otra unidad operativa. El volumen de transacciones y el número de directivas de seguridad pueden afectar el rendimiento. Cuando diseñe directivas de seguridad, tenga en cuenta el rendimiento.
Libros mayores
Si la organización se modela como una entidad jurídica: cada entidad jurídica necesita un libro mayor que proporcione un plan de cuentas, divisa de contabilidad, divisa de notificación y calendario fiscal. Un balance de situación solo se puede crear para una entidad jurídica. Las cuentas principales, dimensiones, estructuras contables, planes de cuentas y reglas contables las pueden utilizar más de una entidad jurídica.
Si la organización se modela como una unidad operativa: una unidad operativa no puede tener su propia información de libro mayor. Si sus organizaciones internas no requieren libros mayores únicos, puede modelarlas como unidades operativas. La información contable se configurará para la entidad jurídica principal en la jerarquía. Los balances de ingresos se pueden crear para unidades operativas dentro de una entidad jurídica o para la entidad jurídica principal.
Calendarios fiscales
Si la organización se modela como una entidad jurídica: cada entidad jurídica tiene su propio calendario fiscal. Si sus organizaciones internas usan diferentes ejercicios y calendarios fiscales, debe modelar las organizaciones como entidades jurídicas.
Si la organización se modela como una unidad operativa: las unidades operativas deben compartir un calendario fiscal. Si sus organizaciones internas pueden usar los mismos ejercicios y calendarios fiscales, puede modelar las organizaciones como unidades operativas.
Consolidación
Si la organización se modela como una entidad jurídica: debe consolidar los resultados financieros de las oficinas regionales en una sola compañía consolidada para preparar los informes financieros.
Si la organización se modela como una unidad operativa: no se requiere la consolidación porque los datos ya están compartidos entre las unidades operativas.
Pagos centralizados
Si la organización se modela como una entidad jurídica: los pagos centralizados deben configurarse de modo que las facturas de todas las entidades jurídicas secundarias se puedan pagar a o desde una entidad jurídica principal única.
Si la organización se modela como una unidad operativa: no se requieren pagos centralizados porque todas las facturas se registran en una sola entidad jurídica.
Ejemplo 1: la sede central proporciona servicios a las oficinas regionales y debe cargar los costes de esos servicios a las oficinas regionales.
Si modela la oficina regional como una entidad jurídica, tiene las siguientes opciones:
- La sede central crea un movimiento de diario para cobrar a la oficina regional por el gasto. Las transacciones no vencen.
- Las oficinas regionales envían un pedido de compra de los servicios a la sede central. Se crea automáticamente un pedido de venta en la entidad jurídica de la sede central, con transacciones de subdiarios entre empresas vinculadas.
Ejemplo 2: la sede central adquiere y paga un servicio que se entrega a una oficina regional.
Si modela la oficina regional como una entidad jurídica, tiene las siguientes opciones:
La factura y el pago siguen los requisitos reglamentarios de la sede central. La sede central puede crear un movimiento de diario para cobrar a la oficina regional por el gasto. Las transacciones no vencen.
La factura y el pago siguen los requisitos reglamentarios de la sede central. La sede central puede crear una transacción de subdiario entre empresas vinculadas.
Si la organización se modela como una unidad operativa, las transacciones entre empresas entre unidades operativas solo se admiten mediante comprobantes de diario. Una unidad operativa no puede emitir o recibir un pedido de compra, un pedido de venta o una factura de otra unidad operativa en la misma entidad jurídica. No puede ver las transacciones entre empresas vinculadas en el nivel del subdiario (clientes o proveedores).
Transacciones de empresas vinculadas
Los siguientes ejemplos ilustran cómo se manejan las transacciones entre empresas vinculadas.
Ejemplo 1: la sede central proporciona servicios a las oficinas regionales y debe cargar los costes de esos servicios a las oficinas regionales
Si modela la oficina regional como una unidad operativa, la sede central introduce una transacción de gastos y la codifica para la oficina regional.
Ejemplo 2: la sede central adquiere y paga un servicio que se entrega a una oficina regional
Si modela la oficina regional como una unidad operativa, la factura y el pago siguen los requisitos reglamentarios de la sede central.
La factura puede codificarse en la oficina regional. En el balance de ingresos, utilice una dimensión financiera de contrapartida para informar de los costes de la oficina regional.
La siguiente unidad contiene más información sobre la funcionalidad que debe tener en cuenta antes de tomar una decisión.