Pedidos y facturas
Después del ciclo de vida de la oferta, si el cliente está listo para avanzar, probablemente realizará un pedido a su organización. Un pedido es una solicitud de un cliente para comprar productos o servicios. Por lo general, las ofertas aceptadas conducen a un pedido. Sin embargo, hay ocasiones en las que puede ser necesario crear un pedido no relacionado con una oferta.
Crear un pedido a partir de una oferta
El proceso de convertir una oferta en un pedido se realiza seleccionando el botón Crear pedido en la barra de comandos. Cuando se crea el pedido, el contenido de la oferta se agrega al registro del pedido y se cierra la oferta. Los productos y artículos del pedido se pueden editar según sea necesario.
Crear un pedido manualmente
No existe ningún requisito que establezca que se necesita una oferta para poder crear un pedido. Si un cliente comunica que está listo para hacer un pedido ahora, puede omitir el proceso de oferta y crear un pedido.
Cuando cree un pedido manualmente, deberá especificar la información del cliente potencial, el nombre y la lista de precios. También deberá facilitar información de la dirección. Seleccione el botón Buscar dirección para seleccionar la dirección del cliente a utilizar para el pedido. Si un cliente tiene varias direcciones, puede seleccionar qué direcciones usar para el pedido. Después de especificar las columnas Dirección de facturación y Dirección de envío, seleccione Agregar dirección.
Si el pedido tiene una dirección de facturación que es diferente de la dirección de envío, puede repetir el proceso o escribir manualmente la dirección en el registro del pedido, en la sección de direcciones.
Trabajar con productos
Los productos se pueden agregar a un pedido tal y como se agregan a una oportunidad u oferta. A diferencia de las oportunidades y ofertas, hay algunos otros comportamientos de precios que solo se aplican a pedidos y facturas. Como los pedidos y las facturas suelen representar la última etapa de un proceso de ventas, las organizaciones desean asegurarse de que la información de precios relacionada con ellas sea correcta. Esto se puede controlar mediante la limitación de los productos y los precios que se pueden agregar.
Trabajar con precios
Para garantizar que se utiliza el precio correcto, este puede bloquearse y desbloquearse según sea necesario. El bloqueo de precios se utiliza para garantizar que solo se usen productos existentes con el modelo de precios actual. Al ver un pedido, la columna Precios bloqueados indica si el precio está actualmente bloqueado. Los precios se pueden bloquear seleccionando el botón Bloquear precios.
Bloquear precios
De manera predeterminada, cuando se crea un pedido a partir de una oferta, el precio se bloqueará. Cuando el precio se bloquea, no es posible sobrescribir la información de precios en el pedido. Las cantidades se pueden ajustar, pero los precios no. Tanto los productos existentes como los que están fuera de catálogo se pueden agregar como elementos de línea, pero el precio de los artículos existentes no se puede cambiar. Los productos fuera de catálogo pueden tener el precio definido cuando se agregan, pero las cantidades no pueden actualizarse mientras el precio esté bloqueado.
Precios desbloqueados
Si necesita la capacidad de tener mayor flexibilidad sobre los precios, puede desbloquear los precios en el pedido. Esto se hace mediante la selección del botón Usar precios actuales. Esto desbloqueará el precio y le permitirá usar la característica Obtener productos para agregar productos. Cuando se establece el precio en desbloqueado, puede sobrescribir todas las columnas de precios según sea necesario.
Entregar pedidos de venta
Una vez que se realiza el pedido, el siguiente paso es el proceso de entrega, que consiste en proporcionar los servicios o productos que el cliente ha solicitado en el pedido. Microsoft Dynamics 365 permite a los usuarios hacer un seguimiento para ver si se cumplen los pedidos. La realización de los pedidos puede marcarse como completa o parcial.
Microsoft Dynamics 365 proporciona la capacidad de cancelar un pedido existente. Cuando un cliente realiza un pedido, tiene el estado de abierto. No es raro que un cliente solicite la cancelación de un pedido, lo que se puede completar directamente desde el registro del pedido.
Otra opción es que puede crear una factura a partir de un pedido. Cuando selecciona Crear factura, se generará una nueva factura a partir del pedido. La nueva factura contendrá todos los productos que se definieron en el pedido.
Facturas
Las facturas son solicitudes de pago de una empresa a sus clientes. Las facturas pueden estar relacionadas con los pedidos, pero no necesariamente. En función de las condiciones de pago, se puede generar una factura a partir de un pedido una vez terminado el proceso de entrega o cuando se realiza.
Hay dos formas comunes en las que se pueden generar facturas en Dynamics 365:
Crear una factura nueva manualmente.
Crear una factura a partir de un pedido existente.
La forma más común de generar una factura es crearla directamente desde un pedido. Cuando se crea la factura, todos los productos que estuvieran asociados al pedido se agregarán automáticamente a ella. Se pueden agregar más productos o servicios del pedido, o eliminarlos de él, después de que se haya creado.
Una vez que se ha creado una factura, se pueden agregar y editar elementos de línea individuales según sea necesario, al igual que con los pedidos. Además, al igual que sucede con los pedidos, la información de precios se puede bloquear y desbloquear según sea necesario.
Cerrar facturas
Después de que el cliente pague la factura, puede marcarla como pagada. Al marcar una factura como pagada, puede seleccionar una de entre dos opciones:
Completada: el cliente ha pagado la factura.
Parcial: el cliente ha pagado solo parte de la factura.
