Cómo comunicarse sobre okr y Viva Goals con su equipo
La comunicación eficaz es un componente clave de ser un experto de OKR e influye significativamente en el éxito del programa OKR. Como los expertos de OKR se encargan del entrenamiento, impulsar la adopción y ayudar a sus equipos a navegar por el cambio, la capacidad de comunicarse de forma clara y eficaz es fundamental.
1. Evaluar la preparación
Es importante determinar la receptividad de los usuarios a cambiar la forma en que funcionan y adoptar la nueva tecnología. El plan de lanzamiento debe reflejar la preparación de su organización.
La determinación de la preparación y el interés por el cambio requiere:
- Crear una visión y una necesidad compartidas: comparta su motivo para el cambio y la necesidad de acción ahora
- Explicar el cambio necesario: ¿qué aspecto tiene el estado actual y qué aspecto tendrá el estado futuro?
- Movilizar el compromiso: identifique a las partes interesadas clave y solidifique el patrocinio ejecutivo; analice la resistencia
Determine la preparación haciendo estas preguntas:
- ¿Cuáles fueron los factores de éxito al implementar previamente nuevas tecnologías? ¿Cuáles fueron los problemas?
- ¿Hay otras implementaciones o eventos importantes en su organización?
- ¿Qué recursos internos se pueden aprovechar para ayudar a difundir el conocimiento? Por ejemplo, canales de comunicación existentes, cadencia de entrenamiento y eventos de liderazgo.
- ¿Cuáles son las ventajas y los riesgos asociados a esta implementación?
- ¿Cómo puede resaltar las ventajas?
- ¿Cómo se puede mitigar el riesgo?
Sugerencia
Ejecute un análisis detallado e identifique la preparación por equipo y grupo de usuarios; se recomienda pilotar primero Viva Goals en un equipo para identificar y solucionar cualquier problema en un entorno controlado y temprano.
2. Planear
Defina los criterios de éxito
- ¿Qué intentas lograr con Viva Goals?
- ¿Qué aspecto tiene el éxito con Viva Goals? Sea específico. ¿Qué espera aumentar y disminuir, y cuánto? Describa su estado futuro. Incluso puede usar el marco okr para definir el éxito de Viva Goals y asignarse a usted mismo o a su equipo este OKR.
Identificar los hitos y los resultados clave
- Los resultados clave deben mejorar en función de la adopción y mostrarán al liderazgo el impacto de Viva Goals en su negocio.
- Establecer hitos. ¿Dónde está hoy y dónde espera estar después de un trimestre? ¿Después de dos trimestres? ¿Después de un año?
Determine las formas de recopilar y medir la satisfacción y el progreso de los usuarios con respecto a las pruebas comparativas.
Entre los ejemplos se incluyen nps de empleados, datos de encuestas internas y datos de usuario de Viva Goals.
Reunir el equipo principal
La adopción de nuevas tecnologías y metodologías requiere la aceptación y el soporte de toda la empresa. A continuación se muestran los grupos clave y los miembros del equipo que pueden ayudar a unir la tecnología y los resultados empresariales que importan a su organización. Cada grupo o miembro tiene un rol específico en la implementación y adopción, y debe participar pronto y a menudo.
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Patrocinador ejecutivo | Comunicar la visión de alto nivel y los valores de Viva Goals toda la empresa |
| Experto líder | Garantizar que los objetivos empresariales se cumplan a partir de la adopción de Viva Goals |
| Expertos | Ayudar a evangelizar Viva Goals y administrar el control de objeciones |
| Responsable del proyecto | Supervisar Viva Goals proceso de implementación y logística |
| Administrador de inquilinos (especialista en TI) | Supervisar todos los aspectos técnicos de la implementación y implementación de Viva Goals |
| Responsables de departamento (partes interesadas) | Identificar cómo los departamentos usarán Viva Goals y fomentarán la participación |
| Usuarios pioneros | Use Viva Goals al principio y proporcione comentarios para ayudar a solucionar cualquier problema antes de un lanzamiento amplio en toda la organización. |
| Responsable de formación de los empleados | Administración y comunicación del contenido de entrenamiento sobre Viva Goals |
| Responsable de la comunidad de OKR/Aprendizaje y desarrollo | Ser propietario de la creación y administración de una comunidad interna centrada en OKR, permitiendo una amplia discusión y coordinando oportunidades de aprendizaje en toda la empresa. |
3. Implementar
El objetivo final es tener Viva Goals funcionando en toda la organización para que pueda conectar el trabajo diario de todos los miembros del equipo a los resultados empresariales.
Sin embargo, a medida que navegamos por el modelo de madurez de OKR y la administración de cambios asociada con la implementación, se recomienda facilitar la organización en OKR con un piloto de usuario.
Las ventajas de un piloto de usuario son dobles: en primer lugar, aprenderá rápidamente cómo funciona la metodología dentro de la cultura de la organización y obtendrá información sobre los desafíos y oportunidades. En segundo lugar, el grupo piloto puede actuar como ejemplo para el resto de la organización. Su éxito en la obtención de sus objetivos servirá como motivación para que más grupos se unan.
Estas son tres formas de llevar a cabo una prueba piloto de usuarios.
Grupo piloto solo de liderazgo
Una de las formas más populares de implementar un programa OKR es desde arriba hacia abajo. La ventaja de seguir esta ruta es que el liderazgo está totalmente detrás del programa y los OKR están muy alineados.
Así es como va:
- En el primer trimestre, el equipo ejecutivo establece los OKR. Dado que los OKR son transparentes por naturaleza, toda la organización tendrá visibilidad sobre estos objetivos.
- A lo largo de ese primer trimestre, se establece una cadencia semanal para las comprobaciones como ejemplo. Las agendas de reuniones se estructuran en torno a la medición de OKR.
- Después de un primer trimestre correcto, se entrena a los jefes de equipo. Desarrollan sus OKR, que están alineados con el equipo de liderazgo sénior.
- Después de otro trimestre o dos, los jefes de equipo expanden sus resultados clave. En este momento, los miembros individuales del equipo se implican.
- Pida a los participantes que tomen la ruta de aprendizaje del Programa de liderazgo de OKR a petición. Para que todos los participantes de la prueba piloto se sientan capacitados para formar, participar y capacitar a sus empleados en la metodología y el software de OKR.
Grupo piloto de departamento
Otro método de lanzamiento popular es que un departamento o grupo individual (por ejemplo, el departamento de marketing o TI, o un equipo de ingeniería de productos) ejecute una implementación de arriba a abajo que implique a los administradores de equipo y a los empleados individuales.
Así es como va:
- Con el apoyo formal o informal de la administración superior, el grupo adopta una cadencia semanal para los check-ins de 1 a 2 trimestres, experimentando con lo que funciona y realizando cambios ágiles. A lo largo del proceso, los administradores de equipo informan a la administración sobre los éxitos, los desafíos y las recomendaciones.
- Una vez que el departamento y la administración individuales están cómodos en un ritmo, se formula un plan de aprendizaje para implementar OKR en el resto de la organización. Este plan usa las lecciones del departamento individual para que el proceso sea lo más fluido posible para toda la organización.
- Pida a los participantes que tomen la ruta de aprendizaje del Programa de liderazgo de OKR a petición. Para que todos los participantes de la prueba piloto se sientan capacitados para formar, participar y capacitar a sus empleados en la metodología y el software de OKR.
Otra opción: Teoría del Big Bang
Mientras solemos preferir un enfoque paso a paso para probar el programa OKR, las empresas maduras que pueden dirigir de forma eficaz a la organización a través del cambio pueden optar por iniciar OKR en toda la organización a la vez.
La ventaja de este enfoque de "Big Bang" es que las empresas pueden aprovechar el impulso de la puesta en marcha inicial y aprovechar las ventajas de los OKR más rápidamente en toda la organización. Sin embargo, este enfoque a menudo requiere más recursos y, por lo tanto, es más exitoso cuando el liderazgo de la empresa está totalmente comprado, la comunicación es clara y la implementación es compatible con la ruta de aprendizaje Introducción a Viva Goals.
Independientemente de la ruta de acceso que elija, es importante averiguar qué funciona mejor para su organización. Tenga paciencia, ya que normalmente se tarda unos trimestres en familiarizarse con el cambio. Pronto adoptará un ritmo sólido y su programa OKR crecerá, madurará y transformará su organización en el proceso.
Medición del éxito
Los objetivos definen el resultado que desea y le permiten medir el éxito de la implementación de Viva Goals.
Es esencial que obtenga la participación completa de las partes interesadas en la definición de los OKR para asegurarse de que se sienten incluidos y alinear estas medidas de éxito con las tareas de proyecto definidas. Los OKR deben incluir una combinación de éxito técnico y centrado en el usuario.
| Objetivo | Resultados clave | To Do |
|---|---|---|
| Implementar Viva Goals en FY22 para que podamos mejorar el enfoque y hacer crecer nuestro negocio | KR1: El 100 % de SLT agregan OKR en el primer trimestre KR2: Incorporar y entrenar a 500 usuarios en el segundo trimestre. KR3: el 100 % de los usuarios agregaron ORK a Viva Goals en el tercer trimestre. |
- Identificar usuarios piloto - Crear un plan de pruebas piloto - Habilitar usuarios piloto en Teams - Implementar prueba piloto - Ejecutar una encuesta de comentarios sobre la prueba piloto - Medir el éxito de la prueba piloto |
| Cree un ritmo de negocio en Viva Goals para poder insertar OKR en nuestra vida laboral diaria. | Revisión empresarial de SLT del segundo trimestre del año 2010 realizada y completada en Viva Goals KR1: aumentar el uso de Viva Goals panel en reuniones de todas las manos de 1x a 3x en el segundo trimestre. KR2: Aumentar el uso del panel de Teams de 1 a 2 veces al mes. KR3: El 100 % de los jefes de equipo completan una comprobación al mes. |
- OkR de empresa agregado en Viva Goals. - Los administradores completan al menos una comprobación. - Crear un panel de revisión atractivo. |
4. Entrenar y adoptar
Cubrimos todo lo que necesita saber sobre cómo escribir excelentes OKR en el módulo Escribir OKR efectivos con Viva Goals y la incorporación de OKR en sus ritmos empresariales en el módulo de éxito del programa Ensure OKR.
5. Personalizar el plan de comunicación
Una de las partes más importantes de ser un campeón okr es comunicarse eficazmente sobre su programa OKR con Viva Goals.
Reunir el plan de comunicación y la escala de tiempo
Adopte un enfoque por fases para sus comunicaciones y asegúrese de que las comunicaciones correctas se producen en el momento adecuado para que todos los miembros del equipo se sientan incluidos y respaldados.
Personalizar su plan de comunicación por audiencia
Para un experto en OKR, hay tres aspectos que debe tener en cuenta del público: su rol profesional, cómo aprenden y su tipo de personalidad.
Rol profesional
La información que damos y cómo la damos debe verse afectada por a quién estamos hablando. Esto nos permite abordar las necesidades o preocupaciones específicas de su rol. Por ejemplo, el contenido de una presentación y cómo se entrega cambiaría si se proporcionase a un grupo de ejecutivos frente a un equipo de ingeniería. Cuando consideramos el rol de alguien, podemos conectar la información directamente a él.
Una manera útil de empezar a adaptar la información a su público es tener en cuenta lo que se espera de ellos a diario.
- ¿Cómo les ayudará la introducción de OKR?
- ¿Qué posibles obstáculos o preocupaciones podrían tener?
- ¿Cuál es su ancho de banda?
- ¿Puede crear espacio en sus programaciones para que puedan sentir que hay tiempo para aprender y ajustarse al cambio que se les pide?
Ser consciente de cuáles pueden ser sus preocupaciones y necesidades individuales ayudará a su equipo a sentirse más seguro y ver que es un camino razonable para ellos. Esto también fomenta la curiosidad, la actitud receptiva y una mentalidad de crecimiento.
Estilos de aprendizaje
Los expertos de OKR deben trabajar con sus compañeros de equipo para desarrollar estrategias de comunicación eficaces y deben modelar la flexibilidad al responder a diferentes necesidades. No hay un único enfoque para la comunicación. Sin embargo, esto no significa que no haya estrategias útiles que ayuden a las personas a comunicarse inclusivamente.
Entre las estrategias clave para la comunicación inclusiva se incluyen:
- Varíe el método. Use enfoques diferentes siempre que sea posible. Programe un tiempo de colaboración interactivo con una opción alternativa para las horas de trabajo independientes, proporcione recursos visuales para acompañar a las reuniones verbales, grabe reuniones y active la transcripción en directo.
- Siga las directrices de accesibilidad. Realice acciones como comprobar el orden de lectura de los documentos, activar los subtítulos en directo en las reuniones y agregar texto alternativo a las imágenes. El uso de herramientas como el Comprobador de accesibilidad de Microsoft garantizará que los documentos cumplan los estándares del sector.
- Haga uso de sus compañeros. Todos explicamos las cosas de maneras que tienen sentido para nuestros propios cerebros; esto significa que a menudo hay fallos de comunicación y dificultades para aprender nuevo material. Pida a sus compañeros que expliquen sus enseñanzas en sus propias palabras. Así comprueba la comprensión y amplía las vías de comunicación.
La comunicación inclusiva es un trabajo continuo que los expertos de OKR deben verificar de forma coherente.
Tipos de personalidad
El último elemento que se debe tener en cuenta al conocer al público es tener en cuenta su tipo de personalidad. La autora de superventas Gretchen Rubin ha proporcionado un marco denominado "Las cuatro tendencias" que resulta útil para el público profesional, especialmente al introducir cambios y nueva información. Como los expertos de OKR hacen ambas cosas, se trata de un marco especialmente eficaz que se puede aprender.
Al estudiar cómo responden las personas a las expectativas, los cambios y la nueva información, Rubin descubrió que había cuatro categorías amplias de personas:
- Interrogador
- Defensor
- Complaciente
- Rebelde
Conocer los conceptos básicos de cada tipo de personalidad y estrategias que se pueden usar al trabajar con ellos ayuda a los expertos de OKR a comunicarse de forma eficaz y a mantener al equipo unido.
Los interrogadores quieren justificaciones y buscan información. Los interrogadores se despiertan y piensan: "¿Qué hay que hacer hoy?" Están motivados por la ejecución de cosas que aprueban y entienden. Una vez que tenga su apoyo, los interrogadores son eficaces promotores y aliados. Por el contrario, no les gusta dedicar tiempo y esfuerzo a actividades con las que no están de acuerdo. No se sienta intimidado por sus preguntas; si le presionan, es probable que se deba a que están intentando unirse asegurándose de que están de acuerdo y comprenden lo que está pidiendo.
- Estrategias:
- Programe horas de oficina normales; esto probablemente minimizará el trabajo para usted, ya que se darán cuenta de que hay un tiempo o un lugar establecidos para que formulen las preguntas que surjan.
- Proporcione información de contacto para saber con quién pueden ponerse en contacto con preguntas fuera del aula.
Los defensores quieren saber qué se debe hacer. Los defensas se despiertan y piensan: "¿Qué hay en el programa y la lista de tareas pendientes para hoy?" Están muy motivados por hacer las cosas. No les gusta cometer errores, que se les culpe o que no cumplir con algo (si está en la lista de tareas pendientes, se hará). Siempre y cuando el entrenamiento esté en su programación, lo más probable es que los defensores estén listos para aprender y aplicar nuevas información y prácticas.
- Estrategias:
- Proporcione todos los recursos que puedan necesitar (PDF, vínculos, presentaciones, etc.).
- Tenga claro lo que necesita y los elementos de acción para ellos.
Los complacientes están motivados por las expectativas y las reglas. Los obligadores se despiertan y piensan: "¿Qué debo hacer hoy?" Están muy motivados por la responsabilidad. No les gusta que se les regañe o decepcionar a otros. Tener éxito con los complacientes significa establecer expectativas claras y tener una responsabilidad integrada.
- Estrategias:
- Establezca barreras de protección para asegurarse de que se adaptan (prepárese para tener que presionarles un poco).
- Programe comprobaciones periódicas para asegurarse de que están a bordo y se sienten apoyados.
Los rebeldes quieren libertad para hacer las cosas a su manera. Rechazan la mayoría de las reglas. Los rebeldes se despiertan y piensan: "¿Qué quiero hacer hoy?" Están muy motivados por un sentido de libertad y autodeterminación. Es posible que tenga dificultades para obtener el apoyo con los rebeldes, pero como a menudo son innovadores y líderes, una vez que adopten el cambio, a menudo harán que otros hagan lo mismo. La perseverancia es clave. Los rebeldes se comunican con independencia. Respetar esto es una excelente manera de mantener su apoyo.
- Estrategias:
- Respete su necesidad de independencia solicitando su opinión.
- Asígneles pequeños roles de liderazgo (por ejemplo, póngales a cargo de subgrupos o proyectos). Esto facilita obtener su apoyo y les da espacio para elegir el aprendizaje por sí mismos (en lugar de sentirse obligados a hacerlo).
No siempre sabrá qué combinación tiene en cualquier entrenamiento, pero tener un punto de referencia sobre cómo las personas pueden responder de forma diferente puede ayudarle a prepararse y satisfacer las necesidades de su equipo.
La comunicación eficaz requiere al menos una comprensión general de la audiencia. Realizar un poco de trabajo con antelación para tener en cuenta los roles profesionales, la variedad de estilos de aprendizaje y los diferentes tipos de personalidad presentes puede ayudar a los expertos de OKR a adaptar su información y comunicarse de forma más eficaz.