Directivas de informes de gastos y reglas de dietas
Puede crear directivas de informes de gastos y definir reglas de dietas para garantizar que se cumplan sistemáticamente con las directivas de la empresa. Las directivas ayudan a los empleados a mantenerse dentro del presupuesto, proporcionar toda la información necesaria y gastar dinero solo cuando sea necesario. Las reglas de dietas se crean para reembolsar a los empleados según una tarifa fija diaria que puede variar según la ubicación geográfica.
Directivas de informes de gastos
Las empresas tienen directivas de informes de gastos que los directores suelen consultar antes de aprobar los informes de gastos. Puede configurar Project Operations para revisar automáticamente las directivas asociadas con un informe de gastos antes de que un empleado pueda enviarlo.
Por ejemplo, las directivas pueden establecer límites en los reembolsos de billetes de avión o comidas. Pueden limitar el número de noches que un empleado puede permanecer en un hotel durante un viaje.
Las directivas de informes de gastos se crean con categorías y tipos de gastos. En el siguiente ejemplo se muestran los campos con los que se pueden realizar las directivas de gastos, Grupo de categoría y Tipo de gasto, que se configuran en Gestión de gastos > Configuración > General > Categorías de gastos.
Siga estos pasos para crear una directiva de informe de gastos:
Vaya a Gestión de gastos > Configuración > Directivas > Informe de gastos.
Seleccione Nuevo en el Panel de acciones.
En el campo Nombre, escriba un nombre para la directiva.
En el campo Descripción, introduzca una descripción breve de la directiva.
Amplíe la ficha despegable Organizaciones de directivas.
En la sección Organizaciones disponibles, seleccione la entidad o entidades jurídicas de la directiva.
Seleccione la flecha derecha para mover la entidad jurídica a la sección Organizaciones seleccionadas.
Amplíe la ficha despegable Reglas de directivas.
Seleccione el Tipo de regla de directiva en la página Categorías de gastos.
Seleccione Crear regla de directiva.
Introduzca la Fecha de vigencia de la directiva.
Si la directiva vence en una fecha determinada, seleccione la opción Fecha de vencimiento, o déjela en Nunca si no tiene una fecha de vencimiento prevista.
En el campo Donde seleccione las condiciones y criterios de la directiva. En el siguiente ejemplo la categoría de gastos es igual al valor Viaje.
En el menú desplegable Haga lo siguiente, seleccione lo que sucederá cuando el usuario agregue la categoría al informe. En el siguiente ejemplo se ha agregado No permitir que los usuarios envíen los gastos hasta que introduzcan una justificación.
En el campo Texto, introduzca el mensaje que desea que se muestre cuando el usuario infrinja una directiva. En el siguiente ejemplo se ha agregado La categoría de gastos de viaje: Otros costes de viaje requiere una justificación.
Si un empleado introduce una línea de gastos o intenta enviar un informe de gastos que infringe una directiva configurada, recibirá un mensaje de error que se definió cuando usted creó la directiva.
Puede definir tres tipos de directivas:
- Advertencia: permite al empleado presentar un informe de gastos o una solicitud de viaje. El gasto se marcará para todos los aprobadores, así como para informes posteriores.
- Error: requiere que el empleado revise el gasto para cumplir con la directiva antes de enviar el informe de gastos o la solicitud de viaje.
- Justificación: requiere que el empleado o un gerente introduzcan una justificación por la que se supera el importe establecido en la directiva antes de enviar el informe de gastos o la solicitud de viaje.
La página Parámetros de gestión de gastos ofrece una opción para evaluar las directivas de gestión de gastos, ya sea cuando se guarde una línea o cuando se envíe un informe de gastos. Si elige evaluar cuándo se guarda una línea, la opción garantiza que los usuarios tengan una visibilidad más temprana de lo que deben hacer para completar todo el informe de gastos de una vez.
De lo contrario, puede retrasar la evaluación de la directiva para ahorrar tiempo al empleado durante el proceso de entrada de gastos, en el caso de que tenga una validación que se realiza al final o durante el envío a un flujo de trabajo. Si se producen errores cada vez que se guarda una línea, al empleado le puede parecer engorrosa la creación del informe de gastos. Si se producen errores cuando se envía el informe, el empleado puede corregir todos los errores a la vez. Su empresa tendrá que tomar una decisión sobre este proceso.
Para completar una directiva, deberá definir lo siguiente:
- Organizaciones a las que se aplica la regla
- Reglas de la directiva
Para completar la configuración de una directiva específica, debe comprender los tipos de organización, el orden de prioridad y los tipos de reglas de la directiva, ya que esto afectará a la manera en que se aplican los sistemas.
Tipos de organización y orden de prioridad
Los tipos de organización que se pueden usar para una directiva se basan en los tipos de unidades operativas que se permiten dentro de todas las jerarquías organizativas que tienen un Control interno de gastos. Por ejemplo, si no existen jerarquías con este propósito, solo las empresas o entidades jurídicas están disponibles para aplicar las directivas. Si se agrega la Finalidad del control interno de gastos a una jerarquía del departamento que consta de unidades operativas del departamento, las directivas de gastos también se pueden establecer en el nivel de departamento.
Para establecer el orden de preferencia predeterminado para la gestión de directivas de gastos, vaya a Configuración>Parámetros en la pestaña Parámetros de regla de directiva de la página Parámetros de directiva. En el siguiente ejemplo, se puede usar tanto Departamentos como Empresas para directivas de gastos, pero solo se ha seleccionado Empresas.
Si desea utilizar distintas directivas para diferentes departamentos, agregue Departamento a la lista de orden de prioridad y determine si el departamento o la empresa a la que pertenece el trabajador debe tener prioridad si se aplican varias reglas.
Tipos de reglas de directiva
Hay un conjunto predefinido de tipos de reglas de directiva. Cada tipo de regla usará el orden predeterminado de prioridad especificado en la pestaña Parámetros de regla de directiva de la página Parámetros de directiva a menos que reemplace esa configuración predeterminada por un tipo de regla de directiva específico. Deberá tener al menos dos tipos de organización disponibles para las directivas de gastos antes de poder reemplazar el orden de prioridad predeterminado.
En los siguientes ejemplos, las aerolíneas utilizan primero la directiva de Empresas y luego la directiva de Departamento. Los gastos para estancias en hoteles utilizan primero la directiva de Departamento y luego la directiva de Empresas.
Completar la definición de la directiva
Para completar la definición de la directiva, seleccione un conjunto de organizaciones a las que se debe aplicar la directiva. Una organización puede ser una entidad jurídica o una unidad operativa. Seleccione una jerarquía organizativa y luego un nodo dentro de la jerarquía. Si selecciona un nodo con elementos secundarios, la directiva se aplicará a todos los elementos secundarios, así como al nodo principal seleccionado.
Recuerde que para poder seleccionar una jerarquía organizativa, se le debe asignar la Finalidad del control interno de gastos. Si la única opción que tiene disponible es Empresas, no ha asignado la Finalidad del control interno de gastos a ninguna de sus jerarquías organizativas.
En el siguiente ejemplo, los servicios de atención al cliente suelen reunirse con los clientes y tendrán una directiva distinta a la de otros departamentos dentro de la empresa. Se utiliza la jerarquía organizativa Departamento y se selecciona el departamento de Servicios de atención al cliente. A continuación, debe seleccionar el tipo de regla de directiva; en este caso, es un directiva de Comidas.
Tenga en cuenta que para que esta directiva tenga prioridad sobre cualquier directiva de nivel de empresa, el tipo de regla de directiva Comidas debe poner Departamento encima de Empresas en el orden de prioridad.
El siguiente paso es crear la regla de directiva. Seleccione el elemento del menú Crear regla de directiva a la derecha de la lista Regla de directiva.
La regla analiza los valores especificados en la línea del informe de gastos y los compara con los valores especificados en la regla para determinar si el gasto está recogido en la directiva o no. En este caso, queremos permitir un importe más elevado en gastos de comidas para los servicios de atención al cliente, de modo que se selecciona el campo Importe.
Establezca las condiciones para la regla de directiva. En este caso, permitiremos un importe de hasta 200 USD. La regla de la empresa está establecida en 150 USD pero, puesto que esta regla se evalúa primero, el personal de Servicios de atención al cliente podrá exceder este importe, aunque aparecerá una advertencia.
Nota
La Fecha de vigencia que utiliza es importante. Las líneas del informe de gastos con fechas anteriores a la Fecha de vigencia no se evalúan con respecto a una directiva.
Debe seleccionar una de las opciones siguientes. En general, estas acciones se pueden resumir en advertencia, error o requieren justificación.
- Permitir que los usuarios envíen y aprueben, pero mostrar mensaje de advertencia.
- No permitir que los usuarios envíen o aprueben, y mostrar mensajes de error.
- No permitir que los usuarios aprueben hasta que indiquen una justificación.
- No permitir que los usuarios realicen el envío hasta que indiquen una justificación.
- No permitir que los usuarios realicen envíos ni aprueben hasta que indiquen una justificación.
Puede agregar tantas condiciones para una regla como desee. Agregue condiciones adicionales seleccionando el signo + (más) y un operador. Puede usar los siguientes operadores:
- Y
- O
- O bien: esta opción le permite especificar dos condiciones. Solo debe aplicarse una.
Puede tener muchas reglas de directiva para una única directiva. Cada regla de directiva tiene sus propias Fechas de vigencia y vencimiento.
Probar una regla de directiva
Al definir una regla de directiva, puede probarla con los informes de gastos que ya se han enviado.
Selecciona el vínculo Probar para obtener una lista de informes de gastos de la empresa seleccionada.
Seleccione un informe de gastos y luego una línea dentro del informe.
Seleccione Evaluar. Aparece una notificación en la parte superior de la página para indicar si la condición evaluada es Verdadero o Falso.
Ver una directiva en acción al enviar un informe de gastos
Para el siguiente informe de gastos, se ha introducido una línea que excede la directiva de comidas para una persona que no está en el departamento de Servicios de atención al cliente. Observe el icono de error.
Cuando el empleado intenta enviar este informe de gastos para su aprobación, aparece el siguiente mensaje.
Retirar una directiva
Puede retirar una directiva seleccionando el grupo de menú Mantener y luego el elemento de menú Retirar directiva en la página Regla de directiva.
También puede retirar una regla de directiva individual dentro de una directiva seleccionando el elemento de menú Retirar regla de directiva sobre la cuadrícula Reglas de directiva.
Configurar y establecer las dietas
Al crear una regla de dietas, puede:
- Especificar que se retendrá un porcentaje de la tarifa de dietas si un trabajador recibe comidas o servicios de cortesía.
- Establecer un número mínimo y máximo de horas que la tarifa de dietas puede aplicar al viaje de un trabajador.
Por ejemplo, en lugar de que un empleado envíe cada recibo de las comidas, una empresa podría decidir darles a sus empleados una tarifa estándar cada día para las comidas. A menudo, estas tarifas variarán según la zona, ya que el coste de una comida en un pueblo rural podría ser diferente al de una comida en una gran ciudad. Por ejemplo, si un empleado viaja a Seattle por un viaje de negocios, su empresa podría autorizar una tarifa base de 75,00 dólares estadounidenses (USD) para todas las comidas diarias.
Antes de poder introducir los cálculos de dietas, las ubicaciones de dietas deben configurarse en Gestión de gastos > Configuración > Cálculos y códigos > Ubicaciones de dietas. Introduzca todas las ubicaciones donde se utilizarán las dietas.
El importe total del cálculo de dietas se basa en las fechas de inicio y finalización que se establecen en la página Importes de dietas.
- Para configurar las tarifas de dietas, vaya a Gestión de gastos > Configuración > Cálculos y códigos > Dietas.
- Seleccione Nuevo.
- En el menú desplegable Ubicación, seleccione una ubicación para la concesión.
- En el menú desplegable Divisa, seleccione la divisa correspondiente.
- Expanda la ficha desplegable General.
- Seleccione la información Fecha de inicio y Fecha de finalización de la entrada en vigor de la concesión.
- En el campo Hotel, introduzca la concesión de dietas según corresponda.
- En el campo Comidas, introduzca la concesión de dietas según corresponda.
- En el campo Otros, introduzca la concesión de dietas según corresponda.
- Guarde la página.
