Configurar parámetros de control presupuestario
En función de las dimensiones financieras disponibles para el presupuesto, puede usar todas las dimensiones financieras, o un subconjunto de estas, para el control presupuestario.
Además, puede especificar el intervalo de tiempo predeterminado (por ejemplo, Ejercicio, Ejercicio hasta la fecha, Periodo fiscal o Trimestral) para el que se realizará el control presupuestario en el intervalo de tiempo del ciclo presupuestario relacionado. También puede especificar un administrador presupuestario predeterminado y el umbral que se usará, a fin de notificar a los usuarios cuando se llegue a ese umbral. El sistema utiliza los valores en estos campos como valores predeterminados en cualquier nueva regla de control presupuestario o grupo presupuestario que usted cree. No obstante, puede cambiar los valores predeterminados para grupos o reglas individuales.
Las maneras de crear y registrar presupuestos en el registro presupuestario ayudan a determinar el intervalo de tiempo que los directores seleccionan al evaluar los fondos presupuestarios disponibles. Si su organización desarrolla y usa un importe anualizado para una combinación de valor de dimensión, quizá sea recomendable usar los intervalos ejercicio o ejercicio hasta la fecha. Sin embargo, si su organización crea presupuestos por periodo fiscal o los asigna a periodos fiscales y desea tener un control más detallado, es posible que le convengan los intervalos de periodo fiscal hasta la fecha o trimestral.
Además, la cultura de una organización también ayuda a definir la configuración, ya que está relacionada con la gestión y el control presupuestarios.
Permisos de presupuesto excedido
Puede especificar grupos de usuarios en la pestaña Permisos de presupuesto excedido. También puede especificar si los usuarios que sean miembros de un grupo tienen permiso para superar el presupuesto. Puede evitar que los usuarios superen el presupuesto más allá del umbral del presupuesto establecido en la página Parámetros presupuestarios, o puede evitar que lo superen por cualquier importe, independientemente del umbral. Estos permisos pueden ayudar a administrar los recursos financieros de una organización, en función del nivel de intervención de esta a la hora de controlar el gasto.
Escenario
Un representante de compras crea un pedido de compra que tiene varias líneas. Introduce correctamente las tres primeras líneas. Sin embargo, cuando el representante de compras introduce la cuarta línea, aparece un mensaje diciendo que el valor de la dimensión financiera está por encima del presupuesto.
El representante de compras no está en un grupo de usuarios que esté autorizado a superar el presupuesto. El representante de compras puede completar la cuarta línea, introducir líneas adicionales y guardar el pedido de compra en un estado Borrador.
Luego, el representante de compras informa a un administrador sobre la situación de exceso de presupuesto. El administrador de presupuesto tiene autoridad para superar los fondos de presupuesto disponibles. El administrador de presupuesto puede abrir el pedido de compra y continuar con la confirmación del pedido de compra sin cambiar ningún importe o cuenta.
Posteriormente, el administrador de presupuesto hace una transferencia presupuestaria a fin de aumentar el presupuesto disponible para el valor de la dimensión financiera que se encuentra por encima del presupuesto.
Seleccionar cuentas principales
Si la Cuenta principal no está seleccionada como dimensión de control presupuestario en la página Definir parámetros, pero está administrando gastos específicos, puede seleccionar dichos gastos en la pestaña Seleccionar cuentas principales. Si la opción Cuenta principal está seleccionada como una dimensión de control presupuestario, no se requieren entradas.
Asignar modelos presupuestarios
En la pestaña Asignar modelos presupuestarios, puede asignar modelos presupuestarios a los intervalos de tiempo del ciclo presupuestario que desea incluir en el control presupuestario.
Definir reglas de control presupuestario
En la pestaña Definir reglas de control presupuestario, puede crear reglas específicas basadas en las dimensiones financieras que están activadas para el control presupuestario.
Se requieren reglas de control presupuestario para el control presupuestario. Estas determinan las combinaciones de valor de la dimensión financiera para el control presupuestario. Si selecciona las dimensiones financieras del departamento y del centro de coste para el control presupuestario, puede definir reglas para combinaciones específicas de departamentos y centros de coste que estén sujetos al control presupuestario.
Por ejemplo, podría especificar Departamento = Centro de coste y ventas = *, donde el asterisco (*) es un carácter comodín que incluye cualquier centro de coste.
Por ejemplo, si el enfoque está en el gasto o rango de gastos para un departamento, puede usar la configuración en esta pestaña para definir y evaluar dichos gastos. Puede definir diferentes umbrales para cada regla de control presupuestario.
No está permitido definir criterios en dos o más reglas que cubran los mismos valores de la dimensión financiera. Si todas las combinaciones de valores de la dimensión financiera están disponibles para el control presupuestario, puede definir una regla de control presupuestario sin criterios.
El sistema valida las reglas de control presupuestario en comparación con las cuentas contables que utiliza en las distribuciones contables de documentos de origen y diarios de contabilidad. Si las dimensiones financieras en las cuentas contables coinciden con las dimensiones financieras en las reglas de control presupuestario, el sistema lleva a cabo una comprobación presupuestaria.
El control presupuestario está disponible para cualquier cuenta principal de tipo Pérdidas y ganancias, Gastos, Balance de situación, Pasivo, Recursos propios o Activo. Si esta pestaña contiene una regla que tiene criterios vacíos, el control presupuestario estará disponible para todas las combinaciones de dimensiones financieras que incluyan cuentas principales de estos tipos. Por lo tanto, asegúrese de crear reglas de control presupuestario que definan solo los rangos de combinaciones de dimensión financiera donde sea importante activar el control presupuestario.
El siguiente vídeo muestra cómo configurar los ciclos presupuestarios, los parámetros de control presupuestario y las reglas de control presupuestario.