¿Cuál es la experiencia del usuario de Reuniones de Teams?
Supongamos que es administrador de Teams en ProseWare, Inc. Formaba parte del grupo responsable de implementar correctamente Microsoft Teams en toda la organización. Ahora ha empezado a recibir consultas sobre las reuniones de Teams, pero sabe poco sobre este nuevo servicio. Quiere comprender algunas de las características y ventajas que proporciona.
¿Qué son las reuniones de Teams?
Las reuniones de Teams amplían las funcionalidades de Microsoft Teams mediante la mejora de la colaboración y el uso compartido de información. Esto permite a los usuarios ejecutar y administrar sus propias reuniones. Las reuniones pueden ir desde una simple puesta al día semanal de uno a uno hasta un CEO que presenta un informe anual al personal y a los accionistas.
Microsoft Teams tiene tres tipos de reuniones:
- Reuniones programadas o ad hoc, más adecuadas para que grupos o equipos compartan datos y colaboren en proyectos.
- Eventos en directo : un evento de difusión que tiene uno o varios presentadores que comparten información con una gran audiencia en línea.
- Seminarios web : una experiencia de reunión personalizada que permite el registro de asistentes, ideal para compartir información.
Cada tipo de reunión admite:
- Subtítulos en tiempo real.
- Grabaciones de reuniones.
- Controles mejorados sobre cómo se comparten los datos.
- Facilitación de eDiscovery y cumplimiento.
Para obtener más información sobre cada uno de estos tipos de reuniones, vaya a la página Reuniones, seminarios web y eventos en directo .
La compatibilidad con el cumplimiento variará en función del tipo de licencia utilizada. Para obtener más información, vaya a la página Guía de Microsoft 365 para la seguridad & cumplimiento .
Ahora, vamos a profundizar un poco más en estos diferentes tipos de reuniones.
Reuniones
Para los primeros 1000 participantes, las reuniones de Teams proporcionan una experiencia interactiva que incluye:
- Compartir vídeo y audio.
- Participar en el chat de reunión.
- Uso compartido de la pantalla:
- Permitir que los participantes levanten la mano cuando tengan algo que decir.
- Enviar y ver reacciones.
Puede hacer que miles de personas participen en la reunión de Teams, pero los participantes que se unan después de las primeras 1000 tendrán una experiencia de solo vista .
El modo de solo vista limita la participación del usuario. Pueden escuchar la reunión, watch la fuente de vídeo de un hablante y ver el contenido mientras se comparte, pero no pueden participar activamente. Si alguien que tiene opciones totalmente interactivas sale de la reunión y se vuelve a unir más tarde, lo hará en modo de solo vista. Para obtener más información sobre esto, vaya a la página Unirse a una reunión de solo vista .
Eventos en directo
Los eventos en directo permiten a los usuarios difundir contenido de vídeo y reuniones a una gran audiencia en línea. Un evento en directo suele tener uno o varios presentadores, productores y un organizador. Los asistentes participan en eventos en directo a través de funcionalidades moderadas de Q&A, haciendo preguntas a través del chat.
En este breve vídeo de dos minutos, obtendrá información general sobre cómo configurar y configurar un evento en directo. También se le presentarán los diferentes roles de eventos en directo.
Con los eventos en directo, puede tener una o varias personas asignadas a un rol específico.
- El organizador es responsable de programar el evento en directo. Asignarán un rol Q&A Moderator, invitarán a los asistentes y administrarán los informes posteriores a los eventos.
- El productor garantiza que los asistentes tengan la mejor experiencia de visualización mediante la administración de la transmisión en directo, incluido el inicio y la detención del evento en directo, el uso compartido de vídeos y la elección del tipo de diseño.
- El moderador es responsable de hospedar el evento y compartir audio, vídeo y pantallas. También pueden participar en las sesiones moderadas de Q&A.
- Q &A Moderator es responsable de mantener las preguntas planteadas durante el evento, antes de publicarlas para que el moderador las vea.
Seminarios web
Normalmente, un seminario web tiene uno o varios expertos que presentan contenido a un público: por ejemplo, si tiene previsto llevar a cabo la formación. Los seminarios web están limitados a un máximo de 1000 participantes que pueden participar en la reunión. El nivel de interacción depende de cómo haya configurado y configurado el seminario web.
Con seminarios web puede:
- Use el registro de reuniones.
- Configurar una página de registro y eventos dedicados.
- Proporcionar bios del moderador.
- Use herramientas de administración y estado de registro mejorados.
En este breve vídeo de tres minutos se muestra cómo programar y configurar el seminario web.
Funcionalidades clave en las reuniones de Teams
Ahora que hemos tratado diferentes tipos de reuniones, vamos a revisar algunas de las funcionalidades clave.
Pantalla compartida
Con las reuniones de Teams, a veces es más fácil mostrar y contar. Por ejemplo, puede compartir la pantalla o una aplicación específica con sus compañeros de trabajo o participantes externos en la reunión. Incluso puedes dar control a otras personas, pero solo una a la vez.
Audioconferencia
Microsoft Teams permite a las personas que no usan Teams conectarse a una reunión mediante un teléfono fijo o normal. A continuación, pueden participar en la reunión solo con voz.
Grabación de reuniones
A veces, las personas no pueden asistir a una reunión, un evento en directo o un seminario web. El organizador tiene la facilidad de grabar toda la reunión, incluido el audio, el vídeo y el uso compartido de pantalla, y hacer que esté disponible para su posterior revisión. Las grabaciones son útiles si se trata un tema técnico o detallado, ya que todos los participantes invitados pueden usarlos como origen de referencia.
Subtítulos
Las reuniones de Teams ofrecen subtítulos en directo en tiempo real a medida que se lleva a cabo el evento, lo que proporciona detalles de lo que se dice y quién lo ha dicho. También puede elegir el idioma que se va a usar para los subtítulos.
Presentación y administración de reuniones
Las reuniones de Teams incluyen muchas características de presentación y administración diferentes. Echemos un vistazo a algunos de estos.
Modo moderador
En cualquier reunión, es importante que todos los participantes vean al hablante actual. En el modo moderador, el altavoz siempre está en pantalla independientemente de las diapositivas o la información mostrada. Estos son los tres modos de moderador:
- Destacado : el moderador está delante de la información de la pantalla.
- En paralelo : el moderador y la información se muestran en paralelo.
- Reporter: el moderador está delante de la información que se muestra en un cuadro.
Sesiones de interrupción
A menudo es difícil discutir temas con un grupo grande durante una reunión en línea. Las reuniones de Teams permiten crear sesiones de interrupción para grupos más pequeños, cada una con un moderador. Puede encontrar más información sobre el uso de las habitaciones de descanso aquí.
Modo juntos
El modo juntos mejora la experiencia de la reunión mediante la secuencia de vídeo del participante y la muestra en un auditorio, junto con todos los demás asistentes. Esto anima a las personas a activar su cámara de vídeo, lo que ayuda a acercar a las personas.
Controles de acceso a reuniones y lobby
La sala de reuniones de Teams es donde se dirige a todos los participantes, a menos que tengan otros permisos específicos para unirse. Como administrador de Teams, usa el Centro de administración para ajustar la configuración predeterminada de la sala de espera para decidir quién puede unirse automáticamente a una reunión y quién debe esperar para ser admitido.
Nota:
El organizador de la reunión puede cambiar los valores predeterminados que establezca. Para aplicar la configuración, necesitará una licencia de Teams Premium.
La configuración de la sala de espera se puede aplicar a diferentes tipos de participantes:
- Organizador de reuniones y co-organizador.
- Personas en su organización.
- Huéspedes.
- Personas en organizaciones de confianza.
- Participantes anónimos.
Al configurar las directivas de unión y lobby para una reunión de Teams determinada, puede cambiar la configuración a:
- Permitir que personas anónimas se unan a una reunión.
- Deje que personas anónimas inicien una reunión.
- Admitir automáticamente a personas.
- Permitir que un usuario de acceso telefónico local omita la sala de espera.
Para obtener más información sobre cómo controlar quién tiene acceso a las reuniones, vaya a Control who can bypass the meeting lobby in Microsoft Teams (Controlar quién puede omitir la sala de reuniones en Microsoft Teams).
Teams en cualquier dispositivo
Las reuniones de Teams no se limitan a ejecutarse desde el dispositivo móvil o de escritorio. También puede usarlos en salas de reuniones, suites de conferencias, teléfonos de escritorio y desde pantallas y paneles habilitados para Teams.