¿Por qué usar reuniones de Teams en su organización?
Ahora que comprende los conceptos básicos, vamos a revisar algunos escenarios en los que le gustaría usar las reuniones de Teams en ProseWare, Inc.
Reuniones programadas
Briana es el director de operaciones de ProseWare, Inc. Su equipo incluye 12 gerentes regionales que cuidan varias tiendas y le informan. Una gran parte de su día se dedica a reuniones con cada gerente regional, compartiendo diapositivas y otra información esencial. A menudo, surgen los mismos temas y preguntas. Con las reuniones de Microsoft Teams, los asistente personales de Briana pueden programar una única reunión de vídeo semanal periódica con todos los administradores regionales. Al habilitar la grabación automática para el uso compartido de audio, vídeo y pantalla para todas las reuniones, se asegura de que cualquier información esencial esté disponible más adelante como referencia.
Durante esta reunión, Briana comparte su pantalla para mostrar datos esenciales. Los participantes también pueden usar las características de la reunión para levantar la mano para formular una pregunta o mostrar una reacción.
Eventos en directo
Omar trabaja en la oficina principal como parte del nuevo grupo de productos. Divide su tiempo entre la oficina principal y las tiendas regionales de todo el país o región, demostrando nuevos productos para el personal de primera línea. Aunque realmente le gusta conocer a todos y mostrar los nuevos productos, se pregunta si hay una mejor manera de compartir información detallada.
Omar elige usar un evento en directo de Teams para llegar a los trabajadores de primera línea en todas las tiendas. Sin embargo, no quiere perder la experiencia uno a uno de tener un público local en vivo y planea viajar a una tienda diferente cada semana. Omar crea un nuevo evento en directo y agrega cada una de las salas del centro de entrenamiento de la tienda como participantes. Ve la oportunidad de crear una biblioteca de presentaciones de productos y opta por grabar cada una de las sesiones.
De forma independiente, Omar envía un correo electrónico a todos los trabajadores de primera línea con una invitación para asistir al evento en directo en la sala del centro de entrenamiento local. Omar le pide a Isaac que actúe como productor para su evento en vivo. Isaac permanecerá en la oficina central y supervisará la experiencia del usuario.
El día del evento en vivo, Omar y Ethan viajan a la tienda de destino, y se preparan para la presentación. Omar presenta el evento en vivo, mientras que Ethan asume el papel de Q&Un mediador para seleccionar las preguntas procedentes de otras tiendas. Con el modo de moderador destacado, Omar se muestra a un público en directo mientras transmite la transmisión en vivo a las otras salas de entrenamiento de la tienda.
Periódicamente, invita a los propietarios de productos de otras empresas a asistir y presentarse en estos eventos. Hacer que Isaac produzca los eventos y Ethan administre la Q&A permite que Omar se centre en la entrega de contenido, lo que da lugar a presentaciones eficaces.
Seminarios web
Mónica trabaja en el centro de atención al cliente y organiza periódicamente reuniones cara a cara para capacitación y talleres. Quiere usar reuniones de Teams para ejecutar talleres de clientes en línea para llegar a un público mayor.
Las reuniones de Teams permiten a Mónica programar seminarios web semanales para tratar temas de entrenamiento normales. Tiene una base de datos de clientes que anteriormente han recibido formación y aquellos que están en una lista de espera. A Mónica le gustaría abrir sus seminarios web a un público más amplio mediante la creación de una página de registro público.
En el formulario de registro del seminario web, Mónica agrega información clave como la fecha y hora de inicio, la duración, la descripción del evento y el bios de los oradores. El formulario también permite a Mónica agregar dos preguntas:
- ¿Cómo se enteraron del evento?
- ¿Qué esperan obtener de él?
Para incluir a todos, Mónica configura subtítulos en tiempo real y pone a disposición las transcripciones de cada seminario web. Registra las sesiones y garantiza que todos los suscriptores puedan verlas una vez finalizadas.
Cuando se crea el seminario web, Mónica usa el vínculo del evento para promocionarlo en el sitio web de la empresa y envía correos electrónicos a esos detalles para seleccionar clientes.
Una vez finalizado el seminario web, usa el informe de registro para realizar llamadas de seguimiento.