Traducir la solución actual de Excel a un nuevo modelo de datos
Un obstáculo importante para los usuarios que convierten su proceso de una hoja de cálculo de Excel a una aplicación de lienzo es el modelo de datos. Las personas se han acostumbrado a considerar los datos de cierta manera; sin embargo, ese enfoque podría no funcionar con la tecnología más nueva. Por ejemplo, en el escenario de este módulo, está realizando un seguimiento de los gastos, y tiene información para cada informe de gastos de viaje y para cada gasto individual. Es posible que tenga la tentación de juntar toda la información en una sola tabla, porque el informe existe en una sola hoja de cálculo. Sin embargo, ese enfoque no optimizará esta solución concreta.
Un método que podría usar es construir este informe en una sola tabla:
Nombre de la tabla: Informe de gastos
Columnas:
Nombre del viajero
Apellidos del viajero
Correo electrónico del viajero
Destino del viaje
Fecha de salida
Fecha de llegada
Gasto
Categoría
Plan de cuentas
Fecha de transacción
Importe
Total
Este enfoque funcionaría; sin embargo, estaría repitiendo la misma información, como el nombre del viajero, la dirección de correo electrónico y los detalles del viaje. En su lugar, podría hacer que la información que permanece constante sea el foco de la línea, de la siguiente manera:
Nombre de la tabla: Informe de gastos
Columnas:
Nombre del viajero
Apellidos del viajero
Correo electrónico del viajero
Destino del viaje
Fecha de salida
Fecha de llegada
Gasto 1
Categoría 1
Plan de cuentas 1
Fecha de transacción 1
Importe 1
Gasto 2
Categoría 2
Plan de cuentas 2
Fecha de transacción 2
Importe 2
Gasto 3
Categoría 3
Plan de cuentas 3
Fecha de transacción 3
Importe 3
Total
Esta configuración de datos no repite la información, pero sigue teniendo un problema. Ahora, la cantidad de elementos de gastos que puede enumerar en un solo informe es limitada. Aunque agregó varias columnas para cubrir los elementos de gastos, todavía está limitado, por lo que creará una tabla que podría ser confusa y difícil de trabajar.
En su lugar, considere la siguiente configuración:
Nombre de la tabla: Informe de gastos
Columnas:
Id. de informe de gastos
Nombre del viajero
Apellidos del viajero
Correo electrónico del viajero
Destino del viaje
Fecha de salida
Fecha de llegada
Total
Nombre de la tabla: Detalles del informe de gastos
Columnas:
Id. de informe de gastos
Gasto
Categoría
Plan de cuentas
Fecha de transacción
Importe
Al dividir el informe de gastos en dos tablas, ha creado una configuración de datos limpia que no repite información ni limita la cantidad de elementos de gastos que puede agregar. Puede relacionar las tablas entre sí usando el campo Id. de la tabla principal, que puede almacenar en la tabla Detalles. Esta relación de tabla se conoce como relación primario/secundario. La tabla Informe de gastos es la primaria, que contiene un solo registro o elemento para cada informe, y la tabla Detalles del informe de gastos es la secundaria, que contiene varios registros para cada informe.
Si bien llamarla relación primaria/secundaria ayuda a mostrar cómo se relacionan estas tablas, es posible que esté familiarizado con otros términos para clasificar las relaciones, como uno a varios (1:N), uno a uno (1:1) o varios a varios (M:N). En este ejemplo, tiene una relación de uno a varios, en la que un registro de la tabla Informe de gastos se relaciona con varios registros de la tabla Detalles del informe de gastos. Hacer referencia a las relaciones de esta manera puede ayudarle a discernir rápidamente cómo se relacionan las tablas entre sí cuando está creando un modelo de datos más grande.
A medida que su solución se expande, puede agregar más tablas con diferentes relaciones para expandir la funcionalidad en su aplicación. Además, todas las tablas necesitarán una columna de identidad, a veces denominada clave principal. La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de cómo podría verse el modelo de datos completo.
La imagen anterior muestra que se ha agregado una tabla de usuario. Esta adición se ha realizado para que un usuario no necesite introducir información que el sistema ya sabrá. Además, el usuario no necesita introducir su información cada vez que tiene un nuevo informe de gastos. También se ha agregado un campo de estado para que los viajeros sepan en qué etapa del proceso de aprobación se encuentra su informe de gastos. Puede ampliar aún más para incluir una tabla de aprobaciones para realizar un seguimiento de la hora y la fecha de varios aprobadores o agregar más tipos de gastos, pero esos detalles no se tratarán en esta ruta de aprendizaje.