Analizar el informe de minería de procesos en Power Automate
En esta unidad, nos centraremos en los diversos tipos de informes proporcionados por Power Automate para la minería de procesos y en cómo analizarlos eficazmente. Estos informes son cruciales para comprender en profundidad los procesos de negocio e identificar áreas de mejora y automatización. Aunque no es obligatorio, estos son los mismos informes que están disponibles si completa el ejercicio anterior de creación de un informe de minería de procesos en Power Automate. Abra el informe y úselo para seguir las indicaciones.
Pestaña Resumen
La siguiente captura de pantalla muestra el tipo de datos que puede revisar en la pestaña Resumen, como los KPI y las visualizaciones.
Indicadores clave de rendimiento
La parte superior de la pestaña Resumen muestra los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proceso.
Duración promedio del caso: muestra la duración promedio del caso en días. Los valores atípicos en los datos pueden afectar a este KPI.
% de casos de bucle automático: porcentaje de casos que tienen una actividad que se repite.
% de casos de bucle: porcentaje de casos que tienen actividades repetidas y que no son bucles automáticos.
% de casos de reelaboración: porcentaje de casos que tienen un bucle automático o un bucle.
Los siguientes dos KPI adicionales aparecerán si tiene la licencia premium:
Duración media del caso: valor medio en una lista ordenada de duraciones de casos. En comparación con la métrica de duración promedio del caso, los valores extremos o los valores atípicos en los datos tienen un efecto menor en esta métrica.
Recuento de recursos: recuento de cuántos recursos hay en el proceso. Un recurso puede ser cualquier entidad que lleve a cabo una actividad, como empleados, maquinaria o dispositivos.
Visualizaciones
El área de visualizaciones del informe proporciona información adicional. El panel superior muestra gráficos de anillos de Variantes, Casos y Actividades.
Variantes: una ruta es una secuencia única de pasos de un proceso de principio a fin. La imagen anterior indica que hay diez rutas en el proceso, lo que significa que hay diez variaciones (o variantes) disponibles para completar el proceso de principio a fin. Una ruta puede diferir de otra en un paso o en muchos.
Casos: un caso es una instancia única de un proceso que se completa de principio a fin. Representa una agrupación de actividades o eventos que tienen lugar dentro del proceso. Por ejemplo, si un empleado de su organización completa un proceso con cinco pasos, eso se considera un caso. Si otro empleado completa el mismo proceso en cuatro pasos, eso se tratará como un caso distinto. El gráfico de anillos Casos del informe de proceso anterior indica un total de 133 casos, por lo que el proceso se completó 133 veces.
Actividades: una actividad representa un evento o una tarea específicos que tienen lugar dentro de un proceso, como Entrada de facturas o Reembolsar a los clientes. La imagen anterior indica que su proceso ha identificado trece actividades diferentes. Cada actividad contribuye a la finalización general de un caso o instancia del proceso. Comprender la frecuencia y la duración de cada actividad puede proporcionar información valiosa para la mejora de procesos.
El panel inferior muestra un gráfico de barras horizontales para el número de Variantes, con el número de veces que se ha seguido cada ruta única en su proceso. Por ejemplo, si la ruta 1 se sigue 68 veces, entonces 68 finalizaciones de procesos diferentes han seguido la secuencia de pasos de la ruta 1. Como se muestra en la siguiente imagen, las diez barras del gráfico corresponden a las diez rutas en el gráfico de anillos Variantes. Si cambia a la categoría Tiempo (justo debajo, a la derecha), podrá ver la duración promedio de cada ruta.
Si tiene una licencia Premium, también puede ver un gráfico llamado Duración promedio de los casos a lo largo del tiempo en el mismo panel. Este gráfico muestra la duración promedio del proceso a lo largo del tiempo. Como se muestra en la siguiente imagen, el proceso tardó más tiempo entre mediados y finales de julio.
Pestaña Mapa
En la pestaña Mapa, puede usar el mapa de procesos para visualizar el flujo del proceso desde una actividad a la siguiente. Al observar una representación gráfica de cómo se realizan sus procesos de negocio, puede recoger información sobre dónde hay oportunidades de mejora.
En la página de informes, seleccione la pestaña Mapa para abrir una vista más grande del mapa del proceso. Puede arrastrar el mapa y usar el botón de desplazamiento en el mapa del proceso para acercarse y alejarse (también puede usar los botones + y - en la esquina inferior izquierda del mapa). El botón que representa las esquinas de un cuadrado le permite volver a centrar la vista.
La siguiente lista describe diferentes partes del mapa del proceso (el significado de los números se puede ver en la captura de pantalla).
Nodo: representa una sola actividad en el proceso.
Número en el nodo: representa el número de casos de esa actividad. En el siguiente ejemplo, 68 casos tenían la actividad Comprobar pago del cliente.
Líneas de flechas dirigidas: estas líneas conectan los nodos y representan el flujo de una actividad a otra. Los números de las flechas indican el número de casos que pasaron de una actividad a otra en esa ruta. Por ejemplo, si la flecha que va desde Entrada de nota de abono a Reembolsar a los clientes tiene el número 68, los 68 casos que tenían de la actividad Entrada de nota de abono también tenían la actividad Reembolsar a los clientes como el siguiente paso.
Halos: estos elementos rodean los números en cada nodo y representan el recuento relativo de casos que tienen actividad en ese nodo. El tamaño del halo indica el número de casos. Cuanto mayor sea el número de casos, más ancho será el halo. Por ejemplo, si una actividad tiene 113 casos de 133 posibles (aproximadamente, el 85 %), el halo será más ancho que el de una actividad que está presente en solo 12 casos (aproximadamente, el 9 %).
La siguiente sección explora el mapa del proceso de rendimiento del tiempo. En la página actual, seleccione el botón Rendimiento y, luego, Duración promedio en el menú desplegable.
Como ya ha visto las descripciones anteriores, es un buen momento para poner a prueba sus conocimientos. Vaya a la siguiente captura de pantalla e intente describir los atributos del mapa del proceso de rendimiento del tiempo antes de analizar las siguientes descripciones.
La lista describe diferentes partes del mapa de proceso de rendimiento del tiempo (el significado de los números se puede ver en la captura de pantalla).
Nodo: representa una sola actividad en el proceso.
Número en cada nodo: representa la duración media de esa actividad en particular. En el siguiente ejemplo, el número en el nodo Comprobar pago del cliente es 2,75; esto significa que se tarda un promedio de 2,75 horas en completar esa actividad.
Líneas de flechas dirigidas: estas líneas, así como los números que las acompañan, representan el flujo de una actividad a otra. En el siguiente ejemplo, después del paso Entrada de nota de abono, se tarda un promedio de 9,21 horas en empezar el paso Reembolsar a los clientes.
Halos rojos: estos elementos rodean los números en cada nodo y representan la duración promedio relativa de una actividad. Cuanto más larga sea la duración media de una actividad en relación con la duración de otras actividades, más ancho será el halo; de este modo, las actividades que llevan más tiempo quedan resaltadas.
Pestaña Genealogía de la variante
El gráfico Genealogía de la variante le permite comparar diferentes rutas de un extremo a otro de su proceso e identificar exactamente dónde difieren. Por ejemplo, la variante 2 y la variante 3 son diferentes en el paso 5. La leyenda a un lado del gráfico muestra que la variante 2 tiene la actividad Aprobar factura como quinta actividad, mientras que la variante 3 tiene la actividad Rechazar Facturar como quinta actividad.
Genealogía de la variante puede ayudarle a identificar rutas en su proceso que se desvíen de la ruta ideal o deseable para su empresa. Por ejemplo, si la variante 1 representa la ruta ideal para su proceso, debe saber que solo el 51,13 % de los casos siguen esa ruta. Este resultado indica que casi la mitad de sus casos se desvían de la ruta deseada, lo que podría sugerir que se han producido problemas o cuellos de botella que debe abordar para mejorar la eficiencia de su proceso.
El objetivo de esta unidad ha sido ayudarle a explorar y analizar los distintos informes de minería de procesos generados por Power Automate. Estas habilidades son vitales para identificar ineficiencias, garantizar el cumplimiento y, en última instancia, guiarlo en su trayecto hacia la hiperautomatización y la excelencia de los procesos.