Uso de un marco para crear OKR

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La fórmula para un buen marco de OKR (Objetivos y Resultados Clave) es: OBJETIVO a medir según los RESULTADOS CLAVE a través de INICIATIVAS Y PROYECTOS CLAVE.

Imagen que muestra la fórmula para un marco OKR sólido.

Para establecer un marco sólido e impulsar su negocio en nuevas y emocionantes direcciones, debe dominar cada elemento; objetivo, resultado clave e iniciativas o proyectos clave. Cada elemento tiene rasgos únicos diseñados para desbloquear el foco, la alineación, el seguimiento, la transparencia y la extensión de metas.

Creemos que escribir buenos OKR es un poco como escribir un libro excelente. Es un proceso de dos partes.

  • El paso 1 es escribir
  • El paso 2 es corregir

Para facilitar las cosas, mientras escribe, puede empezar con una fórmula sencilla y, mientras corrige, puede intentar formular las preguntas adecuadas.

Escribir

Aunque escribir OKR excelentes se hace más fácil con el tiempo, se trata de un proceso que requiere paciencia. De hecho, podría tardar varios trimestres en hacerlo bien y esto es perfectamente normal.

Escribir objetivos

Comencemos con un objetivo. Recuerde que los objetivos preguntan: "¿Dónde quiero ir?" y las respuestas deben ser accionables, aspiracionales y significativas. Para facilitar las cosas, mientras escribe un objetivo puede empezar con una fórmula sencilla, como la que se muestra a continuación, creada por Paul Niven.

  • Verbo + qué va a hacer + para qué = Objetivo

El verbo es su acción, lo que va a hacer es su aspiración, y la frase "para eso" es el significado.

  • Acción: se trata de una instrucción verbal. Algunos ejemplos son: Expandir, Compilar, Desarrollar, Aumentar, Disminuir, Comprar, etc.
  • Aspiración: ¿En qué se centra? Algunos ejemplos son: un nuevo mercado, adquisición de clientes, cultura diversa, productos imprescindibles, etc.
  • Significado: ¿Por qué hace esto? Entre los ejemplos se incluyen: aumentar la cuota de mercado, aumentar la base de usuarios, crear una clientela fervientemente fiel, etc.

Una fórmula rellenada para un objetivo puede tener este aspecto:

Imagen que muestra la fórmula completada para un objetivo.

Escribir resultados clave

Ahora vamos a escribir algunos resultados clave. Recuerde que los resultados clave preguntan: "¿Cómo sabremos que estamos llegando?" Los resultados clave son resultados y deben centrarse, medirse y ser ambiciosos. Para facilitar las cosas, mientras escribe un resultado clave, puede empezar con una fórmula. La que mostramos a continuación también es creación de Paul Niven.

  • Verbo + lo que desea seguir o contar + progreso de X a Y = Resultado clave

El verbo es su acción, lo que quiere seguir o contar es su área de enfoque, la X a Y es su medida y la diferencia entre la X y la Y es el nivel de ambición que intenta alcanzar.

  • Enfoque: la métrica que desea medir. Algunos ejemplos son: puntuación de CSAT, nuevas contrataciones, artículos de bases de conocimiento, visitas de vídeo, etc.
  • Medida: el punto inicial y el punto final al que quiere llegar. Algunos ejemplos son: aumentar del 80 % al 95 %, disminuir de 10 a 5, etc.
  • Ambición: la cantidad en la que desea extender su meta, aplicada a esta métrica. El nivel de ambición se basa en la diferencia entre la medida inicial y la medida final.
    • Nota sobre la ambición: El nivel de ambición es contextual. Algo que puede ser una extensión de metas para un departamento podría no serlo para otro. Una regla general es que debe sentirse algo de miedo o incertidumbre respecto a extender la meta al 100 %.

Esta podría ser una fórmula rellenada para Resultado clave:

Imagen que muestra la fórmula completada para el resultado clave.

Escribir iniciativas o proyectos clave

Para terminar, vamos a escribir algunas iniciativas o proyectos clave. Recuerde que las iniciativas o proyectos clave preguntan: "¿Qué tenemos que hacer para llegar allí?" Las iniciativas o proyectos clave son salidas y dan como resultado una lista de tareas que deben completarse.

  • Verbo + salida + medida por la finalización de X, Y, Z = Iniciativa clave/Proyecto

El verbo + salida es el nombre de la iniciativa clave/proyecto y X, Y, Z es la lista de tareas A, B y C.

  • Iniciativa clave/proyecto: título del grupo de tareas que debe completarse. Algunos ejemplos son: iniciar una versión móvil de nuestro producto, crear nuevo contenido de vídeo, etc.
  • A, B, C, etc.: la lista de actividades que deben ocurrir. Algunos ejemplos son: escritura, registro, edición, revisión, envío, etc.

Una lista de comprobación rellenada para una iniciativa o proyecto clave podría ser esta:

Imagen en la que se muestra una lista de comprobación completada para una iniciativa clave o proyecto.

Edición

Ahora que ha empezado a estimular su creatividad —y después de esbozar un primer borrador de sus OKR— estas son nuestras sugerencias de corrección:

  • Tome algo de distancia y hágase preguntas para ayudar a solidificar sus OKR.
  • Quite todo lo que no esté claro o que le impida centrarse.
  • Agregue todo lo necesario para tener mayor claridad o éxito.

Una vez más, tenemos dos pasos que seguir: revisar los superpoderes de OKR y realizar la prueba "Necesario y suficiente".

Ventajas de los OKR

Examine sus OKR y asegúrese de que se adhieren a las cinco ventajas de OKR.

Alignment

¿Ha alineado sus objetivos de arriba abajo, abajo arriba y entre equipos para asegurarse de que todos van hacia el mismo propósito, en toda la organización? ¿Tenemos los propietarios adecuados identificados que sentirán responsabilidad por conducir el progreso?

Centro de atención

¿Ha limitado los objetivos y los resultados clave por debajo de ellos a 3-5 como máximo? Al principio puede ser difícil limitar sus objetivos cuando todo parece ser una prioridad, pero recuerde: "Si todo es importante, entonces nada es".

Transparencia

¿Los OKR son públicos para que todos los miembros del equipo puedan ver con el fin de crear dependencias y obstáculos de responsabilidad y superficie? ¿Puede nuestro equipo afectar directamente a los resultados clave o dependemos de las partes interesadas? Si el último, ¿podemos hacer que esto sea un OKR compartido?

Adaptabilidad

¿Ha configurado integraciones en un único origen de verdad siempre que sea posible para permitir una toma de decisiones más rápida y mejor basada en datos dinámicos en tiempo real e información? ¿Podremos ver el progreso de cada resultado de clave en el período de tiempo actual?

Growth

¿Sus OKR van más allá del "negocio como de costumbre" para esforzarse por lograr resultados ambiciosos y alcanzar lo que es posible?

Ahora vamos a realizar la prueba necesaria y suficiente.

  • Al mirar un OKR, pregúntese: "¿Son todos estos resultados clave necesarios para lograr mi objetivo?"
    • Si la respuesta es sí, pasa la prueba necesaria.
    • Si la respuesta es no, quite lo que no sea necesario.
  • A continuación, pregúntese: "¿Lograr mis resultados clave será suficiente para lograr mi objetivo?"
    • Si es así, entonces pasa la prueba suficiente y está listo.
    • Si no es así, modifique los resultados de clave existentes para que sean más sólidos y agregue otros resultados clave para lograr el objetivo.

Aplicación del marco

Ahora vamos a aplicar el marco a un ejemplo de negocio real.

  • Objetivo pobre: ganar más dinero.

Aunque la mayoría de las empresas necesitan ganar dinero, estoy seguro de que reconoce que se trata de un objetivo mal escrito que debe editarse. Estos son los motivos:

  • No motiva a una acción concreta, "¿Cómo vamos a hacer esto?".
  • No es muy motivador, "¿Qué tiene de especial o importante el dinero? ¿Esto nos inspira?".
  • No es muy significativo, "¿Por qué intentamos hacer esto?"

Para ayudar a responder a estas preguntas, vamos a aplicar nuestra fórmula: verbo + lo que va a hacer + para qué.

  • Mejor objetivo: Expandirse a América Latina con el fin de aumentar la cuota de mercado de los productos.

Para este objetivo tenemos una mejor comprensión del cómo, el qué y el por qué. Aunque sigue manteniendo la intención de ganar más dinero, se centra en una manera de hacerlo que nos impulsará en una dirección específica.

Ahora echemos un vistazo a tres resultados clave que abarcan varios departamentos:

  • Aumentar las ventas de nuevos productos de 100 000 a 1,5 millones de dólares.
  • Aumentar las visitas de las redes sociales de 5000 a 15 000.
  • Aumentar los clientes potenciales calificados a través del formulario web de 50 a 3000.

Pregunte: ¿Son concretos, medibles y ambiciosos? Sí.

  • Cada uno tiene un enfoque: ventas de nuevos productos, vistas de redes sociales y clientes potenciales cualificados.
  • Cada uno tiene una medida: de 100 000 a 1,5 millones de dólares, de 5000 a 15 000 y de 50 a 3000.
  • Cada uno es ambicioso: triplicar con un crecimiento de 5000 a 15 000, e incluso más de 100 000 a 1,5 millones de dólares y de 50 a 3000 dólares.

A continuación, puede buscar para ver si se alinean con las ventajas de OKR.

  • Alineación: ¿Quiénes son nuestras partes interesadas?
  • Enfoque: ¿Qué se puede eliminar?
  • Transparencia: ¿Dónde hay implicaciones o atascos que no se ven?
  • Adaptabilidad: ¿Podemos realizar un seguimiento de si hemos tenido éxito?
  • Crecimiento: ¿Está impulsando el negocio hacia adelante?

Parece que la cosa va mejor, pero al pensar en la alineación se debe considerar a otras partes interesadas. Una de las partes interesadas que hemos dejado fuera es el equipo de producto. Por lo tanto, debemos agregar un resultado clave en torno al lanzamiento de una versión en español de nuestro producto.

A continuación, pasaremos a la prueba necesaria y suficiente.

  • ¿Son necesarios todos estos resultados clave para lograr nuestro objetivo?

Si pensamos en ello, nos daremos cuenta de que aumentar nuestras visitas en las redes sociales no es necesario para cumplir nuestro objetivo, así que vamos a quitarlo.

  • ¿Será suficiente lograr mis resultados clave para alcanzar mi objetivo?".

Al pensar en ello, nos damos cuenta de que no podemos lograr plenamente el objetivo si no agregamos más representantes de ventas de habla hispana. Por lo tanto, vamos a agregar este resultado clave final.

Nuestra lista final de OKR queda así:

  • Objetivo: Expandirse a América Latina con el fin de aumentar la cuota de mercado de los productos.
    • RC1: Aumentar las ventas de nuevos productos de 100 000 a 1,5 millones de dólares.
    • RC2: Aumentar los clientes potenciales calificados a través del formulario web de 50 a 3000.
    • RC3: Iniciar la versión en español del producto y aumentar los usuarios de 0 a 10 000.
    • RC4: Aumentar el personal de ventas bilingüe de 2 a 5.