Descripción general de la asignación
Las reglas de asignación definen cómo se distribuyen automáticamente los clientes potenciales y las oportunidades a los vendedores. Cuando crea un cliente potencial o una oportunidad que cumple con condiciones específicas definidas en las reglas de asignación, el sistema le asigna automáticamente el registro al vendedor adecuado. El proceso automatizado ahorra tiempo y optimiza la carga de trabajo de su equipo de ventas.
Antes de aprender a configurar la aplicación y crear diferentes reglas de asignación, deberá revisar este proceso en profundidad para comprender mejor cómo funciona. Este módulo examina los clientes potenciales, pero las oportunidades funcionan de la misma manera.
Al crear un cliente potencial que cumple con los criterios de la regla, el sistema tiene en cuenta los siguientes factores para determinar cómo hacer la asignación:
Cuántos clientes potenciales activos tienen ya asignados los vendedores.
Cuándo fue la última vez que se le asignó un cliente potencial a un vendedor.
Distribución básica de clientes potenciales
Hay dos tipos de algoritmos básicos para la distribución de clientes potenciales.
Round robin: el sistema examina todas las coincidencias de vendedores para el cliente potencial; el elegido es el vendedor que lleva más tiempo sin recibir a ningún cliente potencial.
Equilibrio de carga: el sistema examina todas las coincidencias de vendedores para el cliente potencial; el elegido es el vendedor que tenga la mayor capacidad disponible. Este método contribuye a garantizar que todos los vendedores estén igualmente ocupados y minimiza la desigualdad en las cargas de trabajo.
En las siguientes secciones, se examina cada algoritmo con más detalle.
Round robin
Cuando un cliente potencial entra en el sistema, la aplicación identifica a vendedores que podrían trabajar con él, según los criterios de selección definidos en las reglas de asignación. La siguiente tabla muestra un ejemplo de cómo sería este proceso. El algoritmo ha identificado a tres vendedores; todos han recibido un cliente potencial distinto recientemente, el 12 de junio de 2023.
| Vendedor | Última fecha en la que se le asignó un cliente potencial |
|---|---|
| Vendedor 1 | 12 de junio de 2023, a las 11:00 |
| Vendedor 2 | 12 de junio de 2023, a las 10:00 |
| Vendedor 3 | 12 de junio de 2023, a las 12:00 |
Se crea un nuevo cliente potencial el 12 de junio de 2023 a las 13:30. Como al vendedor 2 se le asignó un cliente potencial por última vez a las 10:00, el sistema le asigna el cliente potencial al vendedor 2. A continuación, el algoritmo actualiza el último tiempo de entrega asignado para este vendedor, que pasará a ser el 12 de junio de 2023 a las 13:30.
En el siguiente escenario, se ha creado otro cliente potencial, pero solo los vendedores 2 y 3 cumplen con los requisitos para trabajar con él.
| Vendedor | Última fecha en la que se le asignó un cliente potencial |
|---|---|
| Vendedor 2 | 12 de junio de 2023, a las 13:30 |
| Vendedor 3 | 12 de junio de 2023, a las 12:00 |
Como al vendedor 2 se le ha asignado un cliente potencial más recientemente, el sistema le asigna el cliente potencial al vendedor 3. A continuación, actualiza el último tiempo de entrega asignado para este, que pasará a ser el momento del enrutamiento.
Equilibrio de carga
El equilibrio de carga funciona de manera distinta al round robin. El objetivo del equilibrio de carga es garantizar que todos los vendedores estén igualmente ocupados y minimizar la desigualdad en las cargas de trabajo. Todos los vendedores tienen una capacidad definida: la cantidad de elementos que pueden tener asignados a la vez.
La siguiente tabla muestra a tres vendedores, cada uno de ellos con una capacidad disponible. Se ha creado un nuevo cliente potencial y el sistema ha identificado a los siguientes tres vendedores como coincidentes según los criterios definidos en la regla de asignación.
| Vendedor | Capacidad disponible |
|---|---|
| Vendedor 1 | 10 |
| Vendedor 2 | 12 |
| Vendedor 3 | 15 |
Entre los vendedores que cumplen con los criterios establecidos, el vendedor 3 es el que tiene la mayor capacidad disponible; por lo tanto, es el vendedor 3 el que recibe la asignación. El sistema actualiza la capacidad del vendedor 3 para reflejar la capacidad reducida, como se indica en la siguiente tabla.
| Vendedor | Capacidad disponible |
|---|---|
| Vendedor 1 | 10 |
| Vendedor 2 | 12 |
| Vendedor 3 | 14 |
Cuando entre otro cliente potencial que coincida con estos tres mismos vendedores, el sistema también se lo asignará al vendedor 3, ya que sigue siendo el que tiene la mayor capacidad disponible.
Estos ejemplos representan situaciones sencillas. Hay otros factores que pueden influir en la manera de asignar los elementos, como el horario de trabajo. La capacidad del vendedor y los horarios de trabajo se examinarán con más detalle más adelante en este módulo.
Para obtener más información, consulte La distribución de clientes potenciales en las reglas de asignación.
Ahora que ya conoce cuáles son los conceptos básicos de la asignación automática de elementos a vendedores en Sales, puede descubrir el proceso necesario para configurar las reglas de asignación.