Definir usuarios
Antes de poder crear reglas de asignación, debe identificar a qué usuarios puede asignar registros de oportunidades y clientes potenciales. Este paso es importante porque es posible que no desee que las reglas de autoasignación se apliquen a todo el mundo. Por ejemplo, como está asignando clientes potenciales y oportunidades, puede que desee limitar las reglas de autoasignación a los roles de seguridad relacionados con las ventas, como el de comercial. Una vez identificados los usuarios a los que desea asignar registros, puede modificar diferentes parámetros para configurar mejor cada usuario.
Para configurar qué usuarios están disponibles para la asignación de registros, debe especificar los roles de seguridad que desea utilizar para las asignaciones. Puede especificar qué roles de seguridad desea en el área Configuración de Sales Insights de la aplicación Centro de ventas de Dynamics 365. En Acelerador de ventas, seleccione Asignación de trabajo y, a continuación, el botón Configuración. Para definir el acceso del equipo, seleccione Administrar en Roles de seguridad aptos.
Hay dos opciones disponibles para especificar el acceso del equipo.
Todos los roles de seguridad: puede tener clientes potenciales y oportunidades asignados automáticamente a cualquier persona con cualquier rol de seguridad.
Roles de seguridad específicos: identifica a los roles de seguridad que puede tener asignados automáticamente para los registros de clientes potenciales u oportunidades.
La siguiente imagen muestra que solo se les pueden asignar registros automáticamente a los usuarios con el rol de seguridad Comercial.
Importante
Debe identificar al menos un rol de seguridad para utilizar las reglas de asignación.
Una vez que haya identificado los roles de seguridad que desea utilizar, los usuarios que estén asociados a ese rol de seguridad aparecerán en la aplicación. La siguiente captura de pantalla muestra qué vendedores pueden tener registros asignados.
También puede modificar configuraciones específicas relacionadas con cada usuario. Cuando abra un perfil de usuario, podrá modificar los siguientes ajustes.
Asignar clientes potenciales y oportunidades a este vendedor: especifica si es posible asignar automáticamente registros de oportunidades y clientes potenciales al usuario.
Establecer la capacidad máxima de clientes potenciales y oportunidades para este vendedor: especifica el número máximo de registros de clientes potenciales y oportunidades que puede asignar a un usuario a la vez. Esta configuración afecta al modo en que se asignan los elementos cuando se utiliza el método de asignación de equilibrio de carga.
Aplicar atributos a este vendedor: utilice este ajuste para asignar diferentes atributos al vendedor que se utiliza en las reglas de asignación. En este módulo, los atributos se tratan con más detalle posteriormente.
Establecer capacidad para vendedores
Cuando fija la capacidad, establece un límite superior combinado de clientes potenciales y oportunidades que se pueden asignar a un vendedor en un determinado momento. Cuando un vendedor alcanza este límite, si se crea un registro de clientes potenciales o de oportunidades y está listo para ser asignado automáticamente al vendedor, la asignación no se llevará a cabo. Puede ver los registros no asignados de clientes potenciales y oportunidades en sus respectivas vistas de registros abiertos.
Por ejemplo, Kenny es un vendedor cuyo límite de capacidad está establecido en 10. Se genera un nuevo cliente potencial y la regla de asignación lo califica para ser asignado a Kenny. Sin embargo, Kenny gestiona actualmente un máximo de 10; por lo tanto, el nuevo cliente potencial generado no se le asignará a Kenny.