Preparar y cargar los datos de la organización
Los datos organizativos proporcionan contexto a los análisis creados por Workplace Analytics for Viva Insights. Al cargar datos de la organización en la aplicación web Workplace Analytics, los análisis pueden usar datos de empleados agregados para un análisis más completo. Workplace Analytics puede asignar los datos a los datos de colaboración de Microsoft 365.
Los datos de la organización son compatibles con los análisis de Workplace Analytics de varias formas, entre las que se incluyen las siguientes:
- Agrupar y filtrar los resultados de colaboración por los atributos de empleado de interés.
- Creación de métricas de colaboración personalizadas.
- Comprender la asignación de tiempo entre grupos de empleados.
- Comparar los datos de colaboración con los resultados empresariales.
Algunas categorías de datos representativos de la organización son:
- Trasfondo: por ejemplo, tipo de empleado, estado a tiempo completo o parcial y permanencia
- Ubicación: por ejemplo, región, país, ciudad y edificio
- Organización: por ejemplo, unidad de negocio, centro de costos, división y departamento
- Rol: por ejemplo, función, familia de trabajos, nivel y calificación
- Resultados: por ejemplo, puntuación de compromiso, clasificación de rendimiento y cuota de ventas
Los datos de organización (RH) se cargan en Workplace Analytics como un archivo .csv.
Atributos de datos necesarios
Los siguientes atributos de datos son necesarios como parte de la carga de archivos de datos de la organización en Workplace Analytics.
PersonId: la dirección de correo electrónico SMTP principal del empleado. Cuando se cargan los datos, se aplicará hash a este campo y se ocultará su identidad para mantener la privacidad de los empleados.
EffectiveDate: la fecha es una "instantánea" para cuando la fila del descriptor de la organización sea válida. Ayuda a los analistas a comprender los cambios de Recursos humanos, así como los ascensos, las reubicaciones y los cambios en la administración, y cómo pueden tener efecto en los patrones de colaboración de los empleados. Debe tener el formato mes/día/año.
El primer archivo de datos de la organización cargado en Workplace Analytics debe incluir varias filas para los empleados que registren cambios a lo largo del tiempo. Cada fila del archivo de datos de la organización tiene una EffectiveDate diferente que representa una instantánea de un momento dado diferente. Por ejemplo, en la tabla siguiente a esta lista, Ann era una CI senior (colaboradora individual) en mayo y junio, pero ascendió a directora antes de julio. Si solo puede proporcionar una fila de datos para cada empleado, use el descriptor de organización más reciente, pero tenga en cuenta que EffectiveDate se invalida al menos 13 meses antes de asignar a los datos históricos disponibles. Por ejemplo, si va a crear un archivo de carga de la organización en enero de 2022, establezca EffectiveDate en diciembre de 2020 para cada descriptor de organización. Opcionalmente, si el valor EffectiveDate se deja en blanco, Workplace Analytics agregará automáticamente la fecha de carga para todos los valores EffectiveDate mientras procesa los datos recién cargados.
ManagerId: la dirección de correo electrónico SMTP principal de un jefe. Workplace Analytics usa estos datos para medir cuánto tiempo pasa un empleado con su jefe directo, lo cual también se codifica y desidentifica para mantener la privacidad de los empleados.
Organización: entre otras cosas, estos datos se usan para calcular la distribución de red o el número de organizaciones en las que un empleado ha tenido interacciones significativas en los últimos 28 días. Las organizaciones que están ampliamente definidas, como Finanzas y Recursos humanos, tienen como resultado menos interacciones entre organizaciones y una extensión de red más pequeña. Las organizaciones definidas de forma precisa como Planificación financiera, Región de finanzas 1 y Región de finanzas 2, tienen como resultado más interacciones entre organizaciones y una mayor extensión de red.
LevelDesignation: opcional, pero necesario para algunos de los análisis más avanzados disponibles en Workplace Analytics, como la colaboración de administrador y equipo. Esto define el nivel de la persona representada por ejecutivo, vicepresidente, director, administrador, IC, etc. Por ejemplo, LevelDesignation y Organización se usan para calcular horas de reunión redundantes (horas de reunión donde hay asistentes de más de 3 niveles dentro de la misma organización).
Para los atributos siguientes, cada fila del archivo debe tener un valor que no esté en blanco. Si los datos no están disponibles, puede dejar EffectiveDate en blanco, o para los otros campos, puede introducir un valor ficticio como "Missing" o "NoManager@contoso.com" para mantener los datos válidos para la carga.
| PersonId | EffectiveDate | ManagerId | Organización | LevelDesignation |
|---|---|---|---|---|
| ann@contoso.com | 05/01/2020 | jered@contoso.com | Marketing | IC sénior |
| ann@contoso.com | 06/01/2020 | jered@contoso.com | Marketing | IC sénior |
| ann@contoso.com | 01/07/2020 | carolina@contoso.com | Marketing | Administrador |
Qué empleados incluir
Todos los empleados deben incluirse en el archivo de datos de la organización, independientemente de si se les asignan licencias de Workplace Analytics o Viva Insights. Esto le permite medir el trabajo de los empleados en el análisis de población con otros empleados de la organización.
Atributos adicionales de datos
La primera vez que active Workplace Analytics sólo necesita los cinco atributos necesarios. Hay más de 100 atributos opcionales adicionales que puede usar en función de los análisis que quiera realizar y de cómo desea agrupar los datos. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de estos atributos. Los atributos de datos adicionales son opcionales y puede anexarlos al archivo de la organización en cualquier momento.
| Tipo | Descripción | Ejemplos de atributos |
|---|---|---|
| Información previa | El tipo, el estado y el historial del trabajo de los empleados. Usado con frecuencia en el ámbito de un análisis. | - Permanencia - Tipo de empleado (Normal, temporal, interno) - Sueldo por hora, exento/no exento |
| Ubicación | Dónde se encuentra el empleado geográficamente | - Específicos de un país o región - Campus - Edificio |
| Nivel | Posición del empleado en la estructura jerárquica de la organización | - Unidad empresarial - División, departamento, centro de coste - Nivel, capa, alcance - El líder informa a |
| Rol | Aptitudes, funciones y responsabilidades del empleado | - Función, título - Marca de administrador - Nivel profesional - Designación de nivel |
| Resultados | Incluye medidas controladas por cómo trabaja un empleado que contribuyen a los resultados generales de la empresa | - Calificación de rendimiento, puntuación de la encuesta de compromiso - Consecución de la cuota de ventas - Puntuación de eficacia del administrador - Tiempo y asistencia |
Procedimientos recomendados para crear y actualizar el archivo de datos de la organización
Hay varias consideraciones a tener en cuenta la primera vez que cree el archivo de datos de la organización y al actualizarlo, como se muestra en la tabla siguiente:
| Área | Procedimiento recomendado |
|---|---|
| Ámbito | - El archivo inicial de la organización debe incluir una instantánea de cada uno de los últimos 13 meses para asignarse a la carga de datos de colaboración histórica inicial. - Incluir datos descriptivos de la organización para todos los empleados de la empresa, incluso si no forman parte del número de análisis, para enriquecer las métricas de colaboración personalizadas. |
| Actualizaciones | - Incluya una instantánea para cada mes históricamente y de cara al futuro para capturar los cambios en los atributos de empleado. - Cargue archivos que incluyan empleados "nuevos", fechas de vigencia y columnas con la opción de Anexar. Asegúrese de que no faltan valores o de que todos los valores se han dejado en blanco para EffectiveDate. - Evite cambiar los nombres de las columnas. |
| Calidad | Evite las columnas con: - Faltan demasiados valores - Demasiado amplias o detalladas para que la agrupación y el filtrado sean útiles (como el código de empresa o el puesto) - Atributos redundantes (como el nombre del departamento o el código) - Datos sucios (como escrituras múltiples de un valor, como "Mktg" y "Marketing") |
| Formato | - Asegúrese de que los campos tienen el formato adecuado para el tipo de datos que contienen (fechas, cadenas de texto o números). - Asegúrese de que cada origen de datos o campo tenga un identificador único. - En los campos opcionales, si los valores no están disponibles, déjelos en blanco o vacíos. (Sustituir por "0" afectará a los valores medios). |
| Privacidad | Para ayudar a garantizar la privacidad, no incluya en el archivo nombres de empleados o números de identificación. |
Ya tiene todo listo para cargar el archivo de datos de la organización (.csv) en Workplace Analytics.
Escenario de ejemplo
En el grupo de trabajo, usted y Juan reciben comentarios de los analistas de Workplace Analytics sobre qué datos de la organización necesitan y la mejor forma de estructurarlos para cumplir con sus objetivos. En concreto, los analistas quieren la evaluación trimestral del rendimiento de cada empleado el año pasado codificada como un valor numérico (de 1 a 5). Esto también implica que Juan necesita varias instantáneas de los datos de la organización de cada trimestre con el fin de reflejar la composición de Contoso y las evaluaciones de rendimiento basadas en unos valores de las fechas efectivas.
Taylor obtiene los datos de la organización del HRIS, les da formato y, después, los carga en Workplace Analytics.