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Cambio del tipo de publicación en una cuenta después de cerrar el año en General Ledger para Microsoft Dynamics GP

En este artículo se proporciona una solución a un problema por el que se cambia el tipo de contabilización en una cuenta después de cerrar el año en General Ledger para Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 864913

Síntomas

El tipo de contabilización determina cómo se tratará el saldo de la cuenta durante el proceso de cierre del año en General Ledger en Microsoft Dynamics GP. Las cuentas de balance general se trasladarán al próximo año y las cuentas de pérdidas y ganancias se integrarán en la cuenta de ganancias retenidas.

Causa

Este problema se produce si selecciona el tipo de contabilización incorrecto para la cuenta en la ventana Mantenimiento de la cuenta al configurar las cuentas de Libro de contabilidad general en Microsoft Dynamics GP, hay dos opciones para Tipo de contabilización: Balance Sheet o Profit and Loss.

Solución

Use el método adecuado siguiente para la versión de Microsoft Dynamics GP que usa:

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) y versiones posteriores

Se ha agregado una nueva funcionalidad que le permitirá reabrir usted mismo un año que ya había sido cerrado correctamente. Con esta nueva funcionalidad, puede volver a abrir el año GL, cambiar el tipo de contabilización en la configuración de la cuenta GL y volver a cerrar el año GL para que la cuenta se cierre correctamente. Para ello, siga estos pasos:

  1. Haga que todos los usuarios salgan de todas las empresas y realicen una copia de seguridad actual de la base de datos de la empresa.

    Nota:

    Si algún otro usuario ha iniciado sesión en cualquier empresa de esta instalación de Microsoft Dynamics GP, recibirá un mensaje:
    "No se puede invertir el año histórico porque otros usuarios han iniciado sesión en el sistema".
    Todos los usuarios deben cerrar sesión en todas las empresas.

  2. Seleccione Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas, seleccione Rutinas, seleccione Financiero y seleccione Cierre de Año.

  3. En la ventana Cierre del Año, seleccione el botón Invertir Año Histórico en la parte inferior.

  4. Seleccione Proceso para volver a abrir el último año histórico cerrado, como se muestra en el campo Año a abrir.

  5. Seleccione Continuar para comprobar que ha realizado una copia de seguridad de la base de datos de la empresa. Si no es así, seleccione Cancelar y realice una copia de seguridad de la base de datos de la empresa antes de continuar.

    Nota:

    Este proceso moverá físicamente todos los datos históricos de la tabla de historial de GL a la tabla de transacciones abiertas de GL e invertirá todas las entradas de saldo inicial que hemos reenviado. Este proceso volverá a abrir el año GL como si nunca se hubiera cerrado.

  6. Una vez que se vuelva a abrir el año, el siguiente año histórico aparecerá en la ventana, por lo que puede repetir el proceso para tantos años como necesite reabrir. Los años históricos solo se pueden volver a abrir en orden consecutivo a partir del año más cerrado anteriormente. Simplemente salga de estas ventanas una vez que tenga los años que desea volver a abrir.

  7. A continuación, seleccione Tarjetas, apunte a Financiero y seleccione Cuenta. Seleccione la cuenta GL que necesita y cambie el campo Tipo de contabilización a Balance Sheet o Profit and Loss según sea necesario y seleccione Guardar.

  8. Cuando haya terminado de editar el tipo de cuenta GL, seleccione Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas, luego a Rutinas, luego a Financiero y seleccione Cierre de Fin de Año para volver a cerrar el año GL. Imprima o revise el informe de cierre del año como se desea.

    Nota:

    Al volver a abrir y cerrar un año del GL, asegúrese de que la cuenta de ganancias conservadas que se usa no ha cambiado y de que ningún dato histórico se haya purgado de ese año.

  9. Compruebe que la cuenta gl tiene o no tiene un saldo inicial según sea necesario.

P: ¿Por qué algunos saldos iniciales son diferentes para las cuentas GL en las que no he cambiado el tipo de contabilización?

R: El sistema le permite registrar un año histórico hacia atrás y crea entradas BBF independientes para esas transacciones. Sin embargo, ahora si vuelve a abrir y re-cerrar el año, esas transacciones se incluirán ahora en el nuevo registro BBF como si se hubieran registrado durante el año abierto. Ahora se considera una transacción de año actual para ese año en lugar de un registro de año histórico y se incluirá en la entrada BBF que se recalcula.

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2, Microsoft Dynamics GP 2010, Microsoft Dynamics GP 10.0 y todas las versiones anteriores

Utilice uno de los siguientes métodos para corregir el tipo de posteo para el siguiente año.

  • Si se supone que la cuenta es una cuenta de beneficio y pérdida , use el método 1 siguiente.

  • Si se supone que la cuenta es una cuenta de balance , use el método 2 siguiente.

Nota:

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Método 1: Se supone que la cuenta es una cuenta de beneficio y pérdida

Como cuenta de balance, esta cuenta tendrá un saldo inicial después de que se complete el proceso de cierre del año. Para cambiar la cuenta a una cuenta de beneficio y pérdida y revertir el saldo inicial, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Financiera y, a continuación, seleccione Cuenta. En la ventana Mantenimiento de la cuenta, escriba el número de cuenta en el campo Cuenta . Asegúrese de que el área de tipo de contabilización esté establecido en Balance General y, a continuación, seleccione Guardar. El tipo necesita ser tipo de balance en este momento, para compensar el saldo que se arrastró y evitar que afecte a la cuenta de resultados acumulados ahora.

  2. Use uno de los métodos siguientes, dependiendo de si está registrado para multidivisa o no.

    • Si está registrado en Administración multimoneda en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, apunte a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, apunte a Configuración, apunte a Finanzas y, a continuación, seleccione Multicurrency.
      2. En el área Mantener historial, desactive la casilla Cuenta de libro de contabilidad general.

    • Si no está registrado en Gestión de Multimoneda, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente sentencia en la base de datos de la empresa.

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Cambie la configuración de Mantener historial en la ventana Configuración del libro de contabilidad general para que no mantengamos la entrada del diario del año anterior, pues solo queremos ajustar el BBF que se creó. Para cambiar la configuración, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad general.
    2. ** En el Área Mantener historial, seleccione para desactivar la casilla Cuentas y la casilla Transacciones.

  4. En el área Permitir , active la casilla Publicar en el historial . Queremos poder publicar una entrada del diario de desplazamiento mediante una fecha del año anterior. Seleccione Aceptar.

  5. Vuelva a abrir el período del año fiscal anterior. Para ello, siga estos pasos.

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
    2. En la ventana Configuración de períodos fiscales, asegúrese de que el período financiero del año cerrado recientemente está abierto.

  6. Escriba una entrada de diario para desplazar el saldo inicial incorrecto. Para ello, siga estos pasos:

    1. En el menú Transacciones , seleccione Financiero y, a continuación, seleccione General.

    2. En la ventana Entrada de transacción, escriba una transacción que revierta el saldo inicial incorrecto de la cuenta de beneficio y pérdida.

    3. En el campo Fecha de transacción, escriba una fecha que se encuentra en el año fiscal cerrado, como 12/31/201x.

      Por ejemplo, si la cuenta de pérdidas y ganancias tiene un saldo de débito incorrecto de $100.00, cree una transacción que acredite la cuenta de pérdidas y ganancias por $100.00 y, a continuación, debite la cuenta de ganancias retenidas por $100.00.

    4. Seleccione Publicar. (El Diario general de contabilización debe mostrar la entrada dos veces. La primera es para la entrada original, pero debido a nuestra configuración, no lo mantendremos, y el segundo conjunto es para la entrada BBF que desplazará el saldo).

      Nota:

      La transacción solo actualiza el año actual porque la configuración mantener historial no está habilitada.

  7. Cambie la configuración de Mantenimiento de Historial en la ventana Configuración general del libro de contabilidad a cómo estaba originalmente. Para ello, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, señale Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, señale Configuración, señale Finanzas y, a continuación, seleccione Libro mayor.
    2. En el área Mantener historial, active la casilla Cuentas y la casilla Transacciones.
    3. Para publicar las transacciones en el historial de transacciones, active la casilla Publicar en historial en Permitir. Si no desea publicar las transacciones en el historial de transacciones, desmarque esta casilla. Después, selecciona Aceptar.

  8. Use uno de los métodos siguientes para cambiar la configuración multicurrency de nuevo a cómo se encontraba originalmente, en función de si usa la multicurrencia o no:

    • Si está registrado en Gestión Multimoneda, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, en el menú Microsoft Dynamics GP, indique Herramientas, Configuración, Finanzas y, a continuación, seleccione Multicurrency.
      2. En el área Mantener Historial, seleccione la casilla Cuenta de Libro Mayor.

    • Si no está registrado en Gestión de Multimoneda, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de la empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. Regrese a la configuración del período fiscal y seleccione la opción para cerrar el período fiscal del año anterior nuevamente.

  10. Ahora puede comprobar el saldo en la cuenta GL es de 0,00 USD y, a continuación, puede cambiar el tipo de la cuenta a Beneficio y Pérdida. Para hacerlo, en el menú Tarjetas , seleccione Financiera y, a continuación, seleccione Cuenta. En la ventana Mantenimiento de la cuenta, escriba el número de cuenta en el campo Cuenta . En el área de tipo de contabilización, seleccione Beneficios y Pérdidas y, a continuación, seleccione Guardar.

Método 2: Se supone que la cuenta es una cuenta de balance

Como cuenta de beneficio y pérdida, esta cuenta no tendrá un saldo inicial después de que se complete el proceso de cierre del año. Para cambiar la cuenta a una cuenta de balance y crear el saldo inicial, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Financiera y, a continuación, seleccione Cuenta. En la ventana Mantenimiento de la cuenta, escriba el número de cuenta en el campo Cuenta . En la zona de tipo de publicación, seleccione Balance de situación y, a continuación, seleccione Guardar. Seleccione Balance Sheet (Hoja de balance) para que la entrada correcta que realice en el paso 6 más adelante en esta sección actualizará correctamente el saldo inicial del año actual.

  2. Use uno de los métodos siguientes, en función de si usa la multicurrencia o no:

    • Si está registrado en Gestión Multidivisa de Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, diríjase a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, diríjase a Configuración, diríjase a Finanzas y, a continuación, seleccione Multimoneda.
      2. En el área de Mantener historial, desactive la casilla Cuenta de libro mayor.

    • Si no está registrado en Gestión Multimoneda, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de la empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Cambie la configuración del historial de mantenimiento en la ventana Configuración general del libro de contabilidad mediante estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, apunte a Configuración, apunte a Finanzas y luego seleccione Libro mayor.
    2. En el área Maintain History, desmarque la casilla Cuentas y la casilla Transacciones.

  4. En el área Permitir , active la casilla Publicar en el historial y, a continuación, seleccione Aceptar.

  5. Compruebe que el período fiscal está abierto para que pueda publicarlo en el año anterior. Para ello, siga estos pasos.

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Configuración, seleccione Empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
    2. En la ventana Configuración de períodos fiscales, asegúrese de que el período financiero del año cerrado recientemente está abierto.

  6. Escriba una entrada de diario para crear un saldo inicial para la cuenta. Para ello, siga estos pasos:

    1. En el menú Transacciones , seleccione Financiero y, a continuación, seleccione General.

    2. En la ventana Entrada de transacción, escriba una transacción que cree el saldo inicial correcto de la cuenta de balance.

    3. En el campo Fecha de transacción, escriba una fecha que se encuentra en el año fiscal cerrado.

      Por ejemplo, si la cuenta de balance debe tener un saldo inicial de débito de 100,00 USD, cree una transacción que adquise la cuenta de ganancias mantenida para $100.00 y que adeudo la cuenta de balance de $100.00.

    4. Seleccione Publicar.

      Nota:

      La transacción solo actualiza el año actual porque la configuración mantener historial no está habilitada.

  7. Cambie la configuración de guardar historial en la ventana Configuración general del libro de contabilidad a su estado original. Para ello, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, señale Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, señale Configuración, señale Finanzas y, a continuación, seleccione Libro mayor.
    2. En el área Mantener historial, active la casilla de verificación Cuentas y la casilla de verificación Transacciones.
    3. Para publicar las transacciones en el historial de transacciones, active la casilla Publicar en historial en Permitir. Si no desea publicar las transacciones en el historial de transacciones, desmarque esta casilla. Después, selecciona Aceptar.

  8. Vuelva a la configuración del período fiscal y marque para cerrar el período fiscal del año anterior de nuevo.

  9. Use uno de los métodos siguientes para cambiar la configuración multicurrency de nuevo a cómo se encontraba originalmente, en función de si usa la multicurrencia o no:

    • Si está registrado en Gestión de Multimoneda, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, apunte a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, apunte a Configuración, apunte a Finanzas y, a continuación, seleccione Multicurrency.
      2. En el área Mantener Historial, active la casilla Cuenta del Libro Mayor.

    • Si no está registrado en Administración de multicurrencia, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1