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En este artículo se proporciona una solución a un problema por el que el cierre de pedidos de compra no siempre genera una entrada de diario que respalda las compras acumuladas en Microsoft Dynamics GP.
Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 2021543
Síntomas
Cerrar un pedido de compra solo crea entradas de diario en General Ledger alguna de las veces. O para abordar por qué los pedidos de compra que se reciben por completo, pero no se facturan, y luego cambian a estado "cerrado" desaparecen del informe "Recibido pero no facturado".
Causa
La actividad con el Pedido de compra determinará qué entradas, si las hay, se publicarán.
Solución
Revise la ventana de consulta del documento de procesamiento de órdenes de compra para determinar si se han registrado recepciones de facturas en la orden de compra. Si no se han registrado recibos de factura y la cantidad facturada es 0, el sistema está diseñado para no actualizar el libro de contabilidad general con entradas de ajuste. Si el pedido de compra se cerró antes de la facturación y necesita realizar ajustes en las cuentas de compras acumuladas e inventario, tendrá que crear un ajuste manual en el libro de contabilidad general. Si la cantidad de factura es mayor que 0, el sistema actualizará automáticamente las cuentas de compras acumuladas e inventario a través de una entrada de Libro de contabilidad general.
Más información
Hay dos escenarios diferentes que pueden producirse al cerrar un pedido de compra en Transacciones | Compra | Editar pedidos de compra. Este es un ejemplo basado en un elemento de línea.
Información de orden de compra:
Número de documento: PO00044
Proveedor: ABC
1 elemento de línea para la cantidad de 10 @ $ 120 costo unitario = costo extendido de 1200 USD
Escenario 1: Recibir todas las cantidades en la línea, facturarlas parcialmente y cerrar el pedido de compra
Recibir todos los artículos del pedido de compra (transacciones | compra | entrada de transacción de recepción - tipo: envío)
Ajuste del libro de contabilidad de género:
Tipo de cuenta Cargo Crédito Inventario $1200 Compras acumuladas $1200 Nota:
Al publicar un documento de envío para un artículo de inventario, se crea una nueva línea en la tabla de trabajo de recibos de compra de inventario (IV10200) por una cantidad de 10 USD por un costo de 120 USD por pieza.
Factura PO00044 de una cantidad de 8 unidades en la ventana Entrada de factura de compra (Transacciones | Compra | Introducir/Emparejar facturas)
Ajuste del libro de contabilidad de género:
Tipo de cuenta Débito Crédito Compras acumuladas $960.00 Cuentas por pagar $960.00 Nota:
Esto crea una factura pagadera en Administración de pagaderos por $960.
Cierre el PO en la ventana de transacción Editar PO (Transacciones > Compras > Editar Pedidos de Compra).
Se producen dos cosas en esta situación al cerrar la orden de compra.
La cuenta de compras acumuladas se invierte para el saldo restante asociado a las líneas que se cierran. Esto se debe a que ya no facturará los artículos en Procesamiento de pedidos de compra. El sistema supone que el pedido de compra se cierra por un motivo y la empresa nunca tendrá que pagar al proveedor por los dos artículos restantes recibidos en el recibo de envío. Básicamente, estás recibiendo más, pero pagando menos. Al cerrar el pedido de compra, también se quitará el pedido de compra del informe "Recibido no facturado", que normalmente se usa para vincular las compras acumuladas al Libro mayor.
Ajuste del libro de contabilidad de género:
Tipo de cuenta Debe Crédito Compras acumuladas $240 (2*$120) Inventario 240 USD El costo del recibo de compra en el IV10200 que originalmente fue de $120 se actualizará a $96. El sistema está revaluando la capa porque el pedido de compra se recibió en una cantidad de 10, pero solo se necesita pagar 8, por lo que el costo del artículo por unidad es menor. La tabla IV10200 se actualiza automáticamente y el cálculo para determinar el costo de la capa es el siguiente:
Cálculo: Costo total de factura extendida (de la última factura coincidente con el recibo de envío) / Cantidad enviada. ($960/10 = $96 cada uno)
Nota:
Las transacciones que se registran automáticamente en el libro mayor para cerrar la orden de compra tendrán un documento de origen EDTPO. Al acercar el vínculo Documento de origen en la ventana Consulta detallada del libro de contabilidad general (consulta | Financiero | Detalle) se mostrará un mensaje: "El historial de transacciones no existe para esta transacción". Esto funciona según lo diseñado porque no se mantiene ningún historial de transacciones en las tablas Procesamiento de pedidos de compra para esta acción.
Para determinar qué PO causó la transacción GL, ejecute la siguiente consulta en SQL en la base de datos de la empresa.
SELECT ORDTRNUM, ORMSTRID, * FROM GL20000 WHERE JRNENTRY = 'XX'Nota:
Reemplace XX en la consulta anterior por el número de entrada del diario correcto.
El campo ORDTRNUM mostrará el número de orden de compra que se cerró.
El campo ORMSTRID mostrará el proveedor del pedido de compra.
Si estos campos no se rellenan, para capturar esa información en adelante, realice los pasos siguientes:
Salga de Microsoft Dynamics GP.
En la carpeta de código de Microsoft Dynamics GP, abra la carpeta Datos y edite el archivo Dex.ini.
Agregue la siguiente línea al archivo Dex.ini.
REVALJEINDETAIL=TRUE
Guarde el archivo Dex.ini.
Realice estos mismos pasos en cada estación de trabajo que realiza la contabilización de los elementos de inventario.
Escenario 2: Recibir todas las cantidades en la línea y cerrar el pedido de compra
Reciba todos los artículos de la orden de compra (Transacciones | Compras | Entrada de transacción de recepciones - Tipo: Envío)
Ajuste del libro de contabilidad de género:
Tipo de cuenta Débito Crédito Inventario $1200 Compras acumuladas $1200 Cierre el pedido de compra en la ventana Editar transacción de pedido de compra (Transacciones | Compra | Editar pedidos de compra)
Resultados de cierre sin facturación:
Al cerrar un pedido de compra, el sistema no sabe cuáles son las intenciones del usuario, por lo que no hace nada más que cerrar.
Estos son algunos ejemplos de preguntas a las que Microsoft Dynamics GP no conoce la respuesta y por qué no actualiza El libro de contabilidad general:
- ¿El usuario quería cerrar el pedido de compra?
- ¿El usuario quería que el sistema actualizara el costo del elemento?
- ¿El usuario ya registró una factura en administración de pagaderos y ajustó las compras acumuladas?
En este escenario, un saldo permanecerá en la cuenta de compras acumuladas en General Ledger. Esta situación debe alertar a contabilidad al intentar vincular las compras acumuladas desde el informe de recibidos no facturados a la cuenta del Libro Mayor. Siempre que haya un saldo en el Libro de contabilidad general para compras acumuladas, es una manera de identificar algo que ha ocurrido.
La razón por la que no usamos el mismo proceso para ambos escenarios es la siguiente:
Si Microsoft Dynamics GP eligió actualizar el IV10200 cuando no se facturaba el pedido de compra, el costo del artículo oscilaría entre 120 y 0 USD (costo de factura extendida (de la última factura coincidente con el recibo de envío) / Cantidad enviada) (0,00 USD/10 = 0,00 USD). Dado que los artículos normalmente tienen un costo, no queremos realizar este ajuste.
Tampoco queremos asumir que usted no ha creado ya una factura en Gestión de Cuentas por Pagar y haya revertido la cuenta de compras acumuladas; por lo tanto, no hacemos este ajuste. Dejar el saldo en la cuenta también es una buena comprobación de control sobre el estado de sus pedidos de compra cuando vaya a reconciliarse con GL.