Campos que debe asignar al configurar un archivo de caja de seguridad bancaria en Microsoft Dynamics GP

2025-04-24

En este artículo se describen los campos que debe asignar al configurar un archivo de caja de seguridad bancaria en Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 858289

Más información

La ventana Mantenimiento de caja de seguridad se usa para configurar especificaciones de asignación para archivos de caja de seguridad bancarias. Puede usar esta ventana para asignar cada campo del archivo bancario a su campo correspondiente en Microsoft Dynamics GP.

Paso 1: Configuración de la información del identificador de caja de seguridad

Para acceder a la ventana Mantenimiento de caja de seguridad, seleccione Ventas en el menú Tarjetas y, a continuación, seleccione Caja de seguridad.

Identificador de caja de seguridad: escriba el nombre del identificador de caja de seguridad solo para la referencia.
Descripción: escriba una descripción para el identificador de caja de seguridad solo para la referencia.
Id. de cheque: seleccione el identificador del cheque para depositar los recibos de efectivo.

Paso 2: indicar qué archivo de caja de seguridad leer y indicar al sistema cómo leerlo y aplicarlo

Ubicación del archivo de caja de seguridad: vaya al archivo de recibo de efectivo desde el banco en el que va a importar a Microsoft Dynamics GP. El archivo debe ser un tipo .txt o .csv. Las filas del archivo no pueden tener más de 255 caracteres de ancho. Asegúrese también de que el archivo no esté establecido en de solo lectura.
Tipo de formato de archivo: seleccione si el archivo será una longitud fija, delimitada por tabulaciones o delimitada por comas en función del tipo de archivo recibido del banco. Este tipo indicará al sistema cómo leer los campos de cada línea del archivo.
Tipo de formato de caja de seguridad: dependiendo del tipo de archivo que reciba de su banco, debe seleccionar si el archivo usa un formato de una sola línea o de varias líneas. Un archivo de una sola línea tendrá una comprobación por línea en el archivo, donde se aplica una comprobación solo a una factura. Un tipo de formato de archivo de varias líneas tendrá una comprobación en una fila de encabezado que se aplicará a varias filas de detalles o varias facturas. Para el tipo de varias líneas, los campos Indicador de fila de encabezado y Indicador de fila de detalles estarán disponibles. Escriba el valor indicador definido por el banco, que indicará al sistema qué fila es un registro de encabezado y qué filas son filas de detalle. (Según el formato NACHA de EE. UU., el indicador de una fila de encabezado será 6 y el valor del indicador de una fila de detalles será 4).
Posiciones decimales en cantidades: escriba hasta cinco posiciones decimales que se van a agregar a la cantidad indicada en el archivo de caja de seguridad que se va a importar. (Por lo general, se introduce 0, ya que 2 colocará un .00 al final de la cantidad indicada en el archivo).
Método de aplicación de caja de seguridad: seleccione cómo desea que el sistema aplique los recibos de efectivo a las facturas:
- Ninguno: los recibos de efectivo se incluyen, pero no se aplican hasta que los aplique manualmente.
- Número de documento: los recibos de efectivo se aplican primero al número de documento más bajo, independientemente del tipo.
- Número de factura: los recibos de efectivo se aplican primero a las facturas, empezando por el número de documento más bajo.
- Fecha de vencimiento/Documento más antiguo: los recibos de efectivo se aplican primero a cualquier documento con la fecha de vencimiento más antigua.
- Fecha de vencimiento/Factura más antigua: los recibos de efectivo se aplican primero a los documentos de tipo de factura con la fecha de vencimiento más antigua.
- Fecha del documento: los recibos de efectivo se aplican primero al documento con la fecha de documento más antigua.
- Facturas específicas: los recibos de efectivo solo se aplican al número de factura que especifique. Si no se encuentra el número de factura específico, puede definir un método apply alternativo que se va a usar.

Nota:

El método de aplicación de caja de seguridad más común es Facturas específicas con un método de aplicación alternativo de Ninguno.

Si esto es gris, podría deberse a su moneda.

La función de Lockbox está diseñada para funcionar de la misma manera que la ventana Entrada de Recibos de Efectivo - Aplicar Documentos de Ventas (botón Aplicar Recibos de EfectivoTransacciones>, Ventas>).

Puesto que no se puede aplicar un pago a una transacción de varias simultaneidad desde esta ventana, funciona igual en Caja de seguridad.

Esta es la razón por la que el método de aplicación de caja de seguridad está atenuado, es porque debe realizar la aplicación manualmente. Puede aplicar pagos a facturas multimoneda usando directamente la ventana Aplicar Documentos de Ventas (Transacciones>Ventas>Aplicar Documentos de Ventas), pero no utilizando lockbox o el botón Aplicar en la ventana Entrada de Recibos de Efectivo - Aplicar Documentos de Ventas (Transacciones>Ventas>Recibos de Efectivo>Aplicar).

Omitir Iniciar importación de registros: seleccione el número de filas al principio del archivo de importación que desea omitir. (Por ejemplo, si ha asignado los campos solo para la fila Detalle, es posible que desee que el sistema omita todas las filas de encabezado del archivo). Si no desea que se omitan líneas en el archivo, escriba 0.
Omitir finalizar registros de importación: escriba el número de filas que se omitirán al final del archivo de importación. (Por ejemplo, si hay una línea o pie de página de control de archivos en el archivo, y no ha asignado los campos de esta fila, puede optar por hacer que el sistema omita estas líneas). Si no desea omitir ninguna línea, escriba 0.

Paso 3: En la ventana Mantenimiento de la caja de seguridad, revise el diseño del archivo de caja de seguridad en el que se va a importar.

Junto a Ver fila, use los botones de desplazamiento para desplazarse por cada línea del archivo de importación de caja de seguridad.

Según el tipo de formato de archivo, debe asignar estos campos para que el procesamiento de la caja de seguridad importe correctamente las transacciones. Por ejemplo, a continuación se muestra una lista de los tipos de formato de archivo y los campos a los que deben corresponder:

Para los archivos de importación de una sola línea: los campos Número de cheque y Importe del cheque junto con un método para localizar al cliente, como nombre del cliente, ID de cliente o número de enrutamiento bancario y número de cuenta bancaria.
Para los archivos de importación de varias líneas: la fila de encabezado debe incluir los campos Check Number (Número de comprobación ) y Check Amount (Comprobar cantidad ). Si asigna el campo Número de Factura, también debe asignar el Importe Aplicado de la Factura junto con un método para localizar al cliente, como el Nombre del Cliente, el Identificador de Cliente o el número de enrutamiento del banco y el número de cuenta bancaria en la fila de encabezado. La fila de detalles solo tendría que contener la cantidad de aplicación de factura y el número de factura. La fila Encabezado debe contener la información de comprobación y la primera factura a la que se va a aplicar. Las filas de detalles solo incluirán facturas adicionales a las que aplicar la comprobación, más allá de la primera factura que aparece en la fila de encabezado.

Para un archivo de línea de Mutliple, un formato sugerido para usar sería:

Encabezado- Indicador de fila (6), Importe de aplicación de factura, Número de factura, Número de cheque, Número de cheque, Número de cuenta bancaria, Número de enrutamiento bancario, Nombre del cliente*
Detalle: indicador de fila (4), importe de aplicación de factura, número de factura

*Nota: el archivo seguirá importando sin el nombre del cliente como se muestra anteriormente en el formato de línea de encabezado sugerido. Sin embargo, si hay una posibilidad de que varios clientes puedan usar exactamente el mismo número de comprobación en este archivo, el sistema también necesita otro campo único para traer todas las comprobaciones con el mismo número de comprobación. Si no usa otro campo único, el sistema solo incluirá la primera comprobación y omitirá las demás comprobaciones del archivo con el mismo número de comprobación y no se le notificará que las otras comprobaciones con el mismo número de comprobación no se importaron. Para el campo único, puede usar el nombre del cliente o el identificador de cliente, pero la mayoría de los bancos no están dispuestos a pasar un valor de id. de cliente. Por lo tanto, si usa el nombre del cliente, asegúrese de que el nombre de la cuenta bancaria del cliente es exactamente cómo tiene su nombre en la tarjeta de mantenimiento del cliente en Microsoft Dynamics GP. El nombre del cliente o el identificador de cliente que se muestran en el archivo de importación de la caja de seguridad deben coincidir exactamente con la forma en que se escribe en Microsoft Dynamics GP para que el sistema haga coincidir en este campo.

Nota:

En un formato de archivo de una sola línea, no se espera que tenga el mismo número de comprobación enumerado varias veces o duplicado. Por ejemplo, si el mismo cliente tiene el mismo número de comprobación que aparece en las líneas 1 y 2 del archivo de importación de una sola línea, el sistema omitirá la línea 2, ya que el sistema lo verá como duplicado. Sin embargo, si el mismo cliente tiene el mismo número de comprobación que aparece en las líneas 1 y 3 del archivo, el sistema lo leerá. si no se muestran consecutivamente. Sin embargo, diferentes clientes podrían tener el mismo número de comprobación por casualidad. Si el mismo número de comprobación es para distintos clientes, leerá una línea consecutiva si el nombre cust o el identificador de CUST también se asignan en el configurador. (Pero recuerde que, si estos campos están asignados, el valor de estos campos en el archivo de importación debe coincidir exactamente con lo que tiene GP, ya que el sistema se validará en estos campos si se incluyen en la asignación).

Si recibe el mensaje: "Error al abrir el archivo de importación. Compruebe el nombre de archivo." asegúrese de comprobar las propiedades y de que no está establecida en Solo lectura y que tiene permisos de Control total y Modificación en él.

Paso 4: Asignación de los campos

Para un archivo de longitud fija, debe asignar los campos de cada fila necesaria del archivo de importación de caja de seguridad al campo al que corresponde en Microsoft Dynamics GP. También debe indicar la posición inicial y final de cada campo. Los campos deben aparecer en el orden en que aparecen en la fila del archivo de importación de caja de seguridad. En el caso de los espacios no usados en el archivo, asigne al campo Ninguno para que el sistema los omita. Para un archivo de varias líneas, los mismos campos entre el encabezado y las filas de detalles deben estar en las mismas posiciones de ambas filas.

En el caso de un archivo delimitado por tabulaciones o delimitado por comas, debe asignar los campos en el mismo orden en que aparecen en el archivo de importación de la caja de seguridad, pero no es necesario especificar ninguna posición De inicio y fin, tal como lo dictan las pestañas o comas en el propio archivo. Para los campos en blanco o sin usar, asigne al campo Ninguno para que el sistema omita ese campo en el archivo de importación.

Al asignar campos desde el archivo de caja de seguridad bancaria, se especifican los campos de Microsoft Dynamics GP a los que corresponden. Puede asignar el archivo de caja de seguridad bancaria a los siguientes campos de Microsoft Dynamics GP:

Número de cuenta bancaria
Número de enrutamiento bancario
Comprobar importe : tenga en cuenta que la cantidad debe estar en formato número o texto. ¡Sin comas! Puede incluir signos de dólar y períodos. Establezca el campo decimal correctamente en el archivo Configurador de caja de seguridad.
Comprobar número
Checkbook Bank Acct No.
Id. de cliente
Nombre del cliente
Fecha de depósito (MM/DD/AA): tenga en cuenta que la fecha en el archivo de importación puede ser 04/05/17, 4/5/17, 4/5/2017 o 04/05/2017 y funcionará, pero se necesitan las barras diagonales.
Fecha de depósito - Día
Fecha de depósito : mes
Fecha de depósito - Año - para un año de cuatro dígitos, asigne los dos últimos dígitos del año solo para un archivo de longitud fija.
Aplicar factura Amt.
Número de factura
Ninguno
Indicador de tipo de fila : use el valor proporcionado en las especificaciones del banco.
Descripción de la transacción

Paso 5: Guardar

Otras sugerencias útiles para configurar un formato de archivo de caja de seguridad:

Asegúrese de leer la diferencia entre la caja de seguridad Aplicar métodos de facturas específicas y número de factura para asegurarse de que ha seleccionado la correcta. (Normalmente, Las facturas específicas son las más usadas, con None como método alternativo).
La configuración del buzón (Tarjetas>Ventas>Buzón) apuntará a una ubicación específica, por lo que debe guardar el archivo de buzón que descargue del banco en esa ubicación cada vez. De lo contrario, necesitará editar la ubicación en el archivo de buzón cada vez que no lo haga.
Al probar la importación en un archivo de caja de seguridad, use un identificador de lote único. El uso del mismo identificador de lote y otra vez para probar la incorporación del mismo archivo de importación de caja de seguridad podría dar lugar a resultados revueltos después de algunos intentos.
Si el informe de errores después de importar en el archivo muestra "tipo de fila sin usar", significa que había líneas en blanco al final del archivo que no se omitieron y el sistema no pudo leerlos. Este mensaje sería aceptable para ver en el informe de errores.
Solo las filas detalladas del archivo de importación de caja de seguridad serían necesarias para importar en. No es necesario asignar las filas de encabezado y pie de página. Puede omitir estas líneas utilizando los campos Omitir inicio de importación de registros y Omitir fin de importación de registros en el mantenimiento de la Lockbox.
Use el formato sugerido enumerado anteriormente para el tipo de caja de seguridad de varios archivos. Los bancos suelen ser bastante buenos al configurar el archivo en el formato que solicite. Se recomienda que la primera factura aplicada esté en el registro de encabezado, junto con la información de comprobación (pero no necesaria).
¿Por qué la columna DATA solo lee algunos campos en la ventana Mantenimiento de la caja de seguridad, cuando he asignado más de eso? ¿O solo traer algunos campos cuando he asignado más campos que eso? El sistema utilizará la primera fila del archivo de importación como guía. Por ejemplo, supongamos que la primera línea del archivo solo tiene dos campos. En El mantenimiento de la caja de seguridad, marca para omitir la línea 1 y asignar siete campos. Sin embargo, la columna DATA solo muestra datos en los dos primeros campos. Para corregirlo, deberá agregar más campos a la línea 1 del archivo de importación (aunque se omita). Asegúrese de que la primera línea del archivo de importación contenga la misma cantidad de campos o más que los que ha asignado en la ventana de mantenimiento de Lockbox.
El mejor método para que el archivo de caja de seguridad coincida con un cliente es coincidir con el número de enrutamiento bancario y el número de cuenta bancaria del cliente. Sin embargo, no todos los bancos están dispuestos a pasar un identificador de cliente, pero pasarán un nombre de cliente. Si no tiene esta información, vea Cómo usar el número de cuenta bancaria y el número de enrutamiento bancario en lugar del identificador de cliente en el procesamiento de Lockbox en Microsoft Dynamics GP para saber cómo importar la información bancaria del cliente desde el archivo de Lockbox.
El error Fecha no válida para la Caja de seguridad en el informe de excepciones se debe a que el formato de fecha en el formato de la Caja de seguridad no coincide con el formato de fecha en el archivo de importación de la Caja de seguridad. Por ejemplo, el formato fecha de depósito es MM/DD/YY y, por tanto, la fecha del archivo de importación debe ser 04/12/17 o 4/12/17 o 04/12/2017. Si faltan las barras diagonales, provocará este mensaje.
Hay un límite de ancho de línea de 255 caracteres por línea. Si la línea es más larga que esta, no aparecerá nada y no se producirá ningún mensaje de error.