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Pasos para modificar el formato de archivo BAI en Conciliación electrónica en Microsoft Dynamics GP

Este artículo contiene pasos para configurar o modificar el formato de archivo BAI (Instituto de Administración Bancaria) con Conciliación electrónica para cumplir con el formato BAI estándar versión 2 publicado por el Instituto BAI.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP, Conciliación de Microsoft Dynamics SL Bank
Número de KB original: 2872105

Resumen

El formato BAI predeterminado en Microsoft Dynamics GP contiene 9 campos en la línea Detalle. El formato BAI de la versión 2 publicada estándar contiene 7 campos en la línea Detalle, por lo que es posible que el configurador tenga que modificarse para que coincida con el archivo bancario. Asegúrese de comprobar su archivo bancario, ya que los bancos pueden variar en el número de campos que proporcionan en la línea de detalle. Si no tiene el mismo número de campos en la línea, Microsoft Dynamics GP se colgará o bloqueará. Probablemente necesitará modificar su archivo en la línea Detalle 16.

Nota:

En las versiones de Microsoft Dynamics GP 2013 (RTM y SP1), hubo un problema de calidad conocido como PS #69688, donde si tenías el número de cheque como último campo en la línea de detalle seguido del delimitador de barra diagonal ('/'), Microsoft Dynamics GP incluía la barra diagonal como parte del número de cheque. Este problema se corrigió en Service Pack 2 (12.00.1482) para Microsoft Dynamics GP 2013. La solución alternativa era quitar la barra diagonal del archivo, ya que Microsoft Dynamics GP no la necesitaba (si el archivo contenía un retorno de carro al final de cada línea, que a menudo se encuentra en archivos .txt o .csv).

Existía un problema conocido (TFS 70443) en el que los archivos con extensiones .bai o .dat (que típicamente podrían no tener retornos de carro al final de cada línea) podrían causar que Microsoft Dynamics GP se bloquee. Este problema se corrigió en Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) y no hay ninguna otra solución alternativa.

Solución

Configure o modifique el configurador de BAI de la siguiente manera:

  1. En primer lugar, asegúrese de que cada número de cuenta bancaria utilizado en el archivo de importación bancaria coincida con el número de cuenta bancaria en una de las libretas de cheques que ha vinculado a este ID de descarga bancaria en la ventana de mantenimiento de descargas de Microsoft Dynamics GP. Para ello, siga estos pasos:

    1. Guarde el archivo de importación bancaria en el escritorio u otra ubicación de su elección. Haga clic con el botón derecho en el archivo de importación bancaria y ábralo con el Bloc de notas.

    2. Busque todas las líneas de encabezado de la cuenta (líneas que comienzan por el código "03") en el archivo.

    3. El segundo campo de la línea Encabezado de cuenta contiene el número de cuenta bancaria. Anote todos los números de cuenta bancaria de todas las líneas de encabezado de cuenta del archivo. Deberá verificar que cada número de cuenta existe en un talonario en Microsoft Dynamics GP.

    4. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Tarjetas, pase el cursor sobre Financiero y seleccione Chequera. Seleccione el identificador del libro de comprobación que desea usar y compruebe que el campo CUENTA BANCARIA coincide con el número de cuenta bancaria que encontró en el archivo bancario. (Debe coincidir exactamente, por lo que si el número de cuenta bancaria tiene ceros iniciales en el archivo bancario, también debe ingresarlos en la configuración del talonario). Debe tener un identificador de talonario por número de cuenta bancaria usado en el archivo.

    5. Ahora seleccione Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas, Rutinas, Finanzas, Conciliación electrónica y Descargar mantenimiento. Seleccione el identificador de descarga del banco con el que está trabajando y compruebe que se agrega cada identificador de cheque que contiene los números de cuenta bancaria que se usan en el archivo bancario en el que está intentando importar.

      • Si importa en un archivo que tiene una cuenta bancaria en una línea de encabezado de cuenta que no existe en uno de los cheques vinculados a este identificador de descarga bancaria, el informe de registros de datos no procesados mostrará el mensaje:

        No se pudo hacer coincidir el número de cuenta bancaria del archivo de texto con un número de cuenta de cheques.

  2. Cuando tenga abierto el archivo de importación bancaria con el Bloc de notas, compruebe también lo siguiente:

    • Asegúrese de que las líneas no tienen más de 244 caracteres. GP se bloqueará en el carácter 245 dentro de una línea. Este es el diseño actual y no un problema de calidad. Puede optar por acortar líneas de más de 244 caracteres o solicitar al banco que no cree líneas de más de 244 caracteres. Si hay algún problema, registre una sugerencia de producto. Para las pruebas, puede acortar el campo de descripción de la línea para que la línea sea más corta que 244 caracteres.
    • Busque las líneas que no comiencen por uno de los códigos tipo de registro en el archivo configurador (consulte el paso siguiente). Las líneas en blanco están bien.
    • Está bien tener el mismo número de cuenta bancaria en más de una línea de encabezado de cuenta (comienza con "03", siempre y cuando solo un identificador de cheque tenga este número de cuenta. El sistema no leerá la línea si el mismo número de cuenta bancaria está en más de un identificador de cheque en Microsoft Dynamics GP.

  3. Cree un nuevo configurador con el formato BAI. Para ello:

    1. Seleccione Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas, Rutinas, Finanzas, Conciliación electrónica y Configurator.

    2. Escriba un nombre para el formato del banco y una descripción (como desee).

    3. En Formato de archivo, seleccione BAI y el resto del archivo se rellenará automáticamente.

    4. Asigne la línea de Detalle del configurador para que se alinee con el archivo de su banco. Para ello, siga estos pasos:

      1. En el configurador, seleccione la línea DETAIL (en la sección central, que tiene un código de tipo de registro de "16").

      2. En la columna de extrema derecha de esta línea, cambie el número de campos de "9" a "7" (o según lo que necesite el archivo bancario). (En el Bloc de notas, revise las filas Detalle [filas que comienzan con el código 16] en el archivo bancario y compruebe cuántos campos necesitará, ya que puede que no sea necesariamente 7).

        • Al salir de la línea, se le pedirá que los campos se eliminen de la parte inferior de la lista. ¿Desea continuar? Seleccione Quitar para eliminar el número correspondiente de campos.

  4. A continuación, reasigna la línea de Detalle en el configurador para que coincida con tu archivo bancario. Para ello, siga estos pasos:

    1. En el configurador, vuelva a seleccionar la línea Detalle [línea que comienza con 16] para seleccionarla y el número de campos se mostrará a continuación.
    2. Seleccione Campo 5 y cambie Fecha de compensación bancaria a Rellenar/Omitir. si el archivo bancario no tiene una fecha real en este campo (o la asigna al tipo de campo correcto según su archivo bancario).
    3. Reasigna el campo Cheque/Número de serie a la línea correcta, según lo requiera tu archivo bancario.

  5. Aún en el configurador, siga estos pasos para configurar los códigos de transacción:

    1. En el configurador, seleccione el botón CODES ENTRY (ENTRADA DE CÓDIGOS).

    2. Si se trata de una nueva instalación, debe seleccionar el tipo de transacción CHECK PAID y seleccionar Guardar. A continuación, seleccione DEPOSIT CLEARED transaction type (Tipo de transacción DEPOSIT CLEARED) y seleccione Save again (Guardar de nuevo). Debe hacerlo en una instalación totalmente nueva la primera vez, por lo que reconocerá los códigos predeterminados para estos tipos de transacciones. Por lo tanto, guarde estos códigos una vez y no tendrá que volver a hacerlo en esta instalación de Microsoft Dynamics GP, incluso si configura otros configuradores o elimina los configuradores existentes. Se trata de un paso único necesario (pero no está de más presionar GUARDAR en estas ventanas). Esta acción tendrá los códigos predeterminados que reconoce el sistema.

    3. En la ventana Entrada de códigos, compruebe que todos los códigos de tipo de transacción usados en el archivo bancario (el segundo campo de cada línea de detalle [es decir, línea que comienza por '16']) existe en uno de los tipos de transacción. Tenga en cuenta que no todos los códigos se proporcionan con el formato predeterminado en Microsoft Dynamics GP, por lo que es posible que tenga que agregar algunos.

      • El código de transacción es el segundo campo de la línea Detalle (la línea comienza por "16"). Asegúrese de que todos estos códigos usados en el archivo se representan en la ventana Entrada de códigos en una de las categorías. Si tiene un tipo que no existe, utilice la categoría Otros y deberá conciliar manualmente esta transacción durante la reconciliación bancaria.

      • Transferencia de crédito y transferencia de débito no tienen ningún código predeterminado incluido en el formato, por lo que tendrá que añadir esos códigos si es necesario y si tiene transferencias bancarias en el archivo. (El código 277 es común para los créditos de transferencia, y 577 es común para los débitos de transferencia, pero estos códigos pueden variar según el banco).

      • Si hay códigos en el archivo que no existen en la entrada códigos del configurador, el informe de registros de datos no procesados mostrará el mensaje:

        No se encontró la coincidencia de tipo de código de transacción para el registro detallado. Código no encontrado = XXX

        El XXX le indicará qué código se debe agregar.

  6. IMPORTANTE: Si usa Microsoft Dynamics GP 2013 (versiones RTM o SP1) y tiene configurado el número de cheque como el último campo de la línea Detalle y va seguido inmediatamente del delimitador de barra diagonal en el archivo de importación del banco, la barra diagonal aparecerá como parte del número de cheque. Esto se corrigió en Microsoft Dynamics GP 2013 SP2. Por lo tanto, si usa Microsoft Dynamics GP 2013 RTM o SP1, es posible que tenga que realizar estos pasos adicionales:

    Nota:

    Puede omitir este paso si usa Microsoft Dynamics GP 2013 (SP2 o versiones posteriores).

    • Abra el archivo configurador y desactive la casilla situada junto a Delimitador de registros.
    • Abra el archivo de importación bancaria y realice un find/replace ALL. Busque la barra diagonal "/" y reemplácela por una coma "",

  7. Pruebe la importación en el archivo bancario. Tenga en cuenta lo siguiente:

    • Revise el informe de registros de datos no procesados para ver si hay errores adicionales.
    • Si GP se bloquea, revise la tabla ME142804 en SQL Server Management Studio para determinar qué registro tiene un problema. Esto dará una sugerencia sobre la línea en la que se produce un error y dónde empezar a buscar.
    • Además, si está probando Conciliación electrónica por primera vez y no la está usando en ninguna otra libreta de cheques todavía, le sugerimos que vaya a la ventana Resumen de descarga, seleccione el ID de descarga bancaria y seleccione ELIMINAR TODO entre cada vez que intente importar el mismo archivo. Si no quita la descarga anterior, provocará problemas al volver a incorporar el mismo archivo.

Más información

Q1: Cuando intento traer el archivo del banco, GP simplemente se congela o no trae ningún registro. ¿Qué debo comprobar primero:

A1: Hay muchas razones por las que GP puede bloquearse, pero suele deberse a que el número de cuenta bancaria del archivo no coincide con ninguno de los talonarios mapeados, o el número de campos de la línea de detalles del archivo bancario no coincide con el número de campos de esta línea en el archivo del Configurador. Compruebe lo siguiente:

  1. Asegúrese de que el número de cuenta bancaria en cada línea "03" del archivo bancario coincida exactamente con el número de cuenta bancaria en un ID de chequera que esté vinculado en la ventana de mantenimiento de descargas. Los ceros iniciales también deben coincidir.
  2. Asegúrese de que el número de cuenta bancaria solo se usa en un identificador de cheque en Microsoft Dynamics GP.
  3. Asegúrese de que la línea DETAIL ("16") del archivo Configurator tiene el mismo número de campos que todas las líneas "16" del archivo bancario. Cuente cuántos campos se encuentran en la línea "16" en el archivo bancario y asegúrese de ver un cheque y una línea de depósito.
  4. Asegúrese de que todas las líneas del archivo bancario comiencen con un código de tipo de registro que el configurador haya asignado. (He visto que algunas líneas comienzan con un "--" y esto haría que el sistema se bloquease). Las líneas en blanco deben estar bien.
  5. Asegúrese de haber accedido al archivo del configurador y de haber hecho clic en Guardar para los tipos Cheque pagado y Depósito liquidado. Esto debe hacerse una vez en una nueva instalación de Microsoft Dynamics GP para que el sistema reconozca los códigos predeterminados.
  6. Asegúrese de que el archivo no tenga líneas de más de 244 caracteres de ancho.
  7. Asegúrese de borrar las tablas de Conciliaciones Electrónicas en medio de cada intento. Seleccione ELIMINAR TODO en la ventana Resumen de Historial para la Conciliación Electrónica (solo SI aún no está usando exitosamente la Conciliación Electrónica para ninguna chequera, o se eliminará todo su historial).
  8. Las líneas en blanco al final del archivo de importación también pueden provocar que el sistema se bloquee. Para solucionarlo, abra el archivo bancario con el Bloc de notas, seleccione CTRL- END y el cursor se moverá a la última línea del archivo. Si se mueve a una línea en blanco, presione la tecla de retroceso hasta que el cursor llegue al final de la última línea con datos. Guarde el archivos modificado .
  9. Consulte la tabla ME142804 para ver en qué línea se produce un error.

P2: Entre pruebas, ¿cómo puedo borrar las tablas para que pueda empezar de nuevo?

A2: Si aún no ha usado la Conciliación Electrónica correctamente para cualquier importación para cualquier talonario, puede borrar completamente las tablas de Conciliación Electrónica mediante uno de los dos métodos siguientes para quitar todo el historial de eRec para todos los talonarios.

  • Método 1: En la ventana Resumen de Descarga de la Reconciliación Electrónica, seleccione una Identificación de Descarga Bancaria y haga clic en el botón ELIMINAR TODO en la parte superior. (Esto elimina todo el historial de todos los identificadores de descarga y no solo el seleccionado).
  • Método 2: Puede ejecutar estos scripts en SQL Server Management Studio en la base de datos de la empresa para eliminar todos los datos de las tablas de conciliación electrónica para todos los libros de cheques:
Delete ME142804
Delete ME142806
Delete ME142807
Delete ME142815
Delete ME142818

Precaución

Si ha usado correctamente la conciliación electrónica en cualquier libreta de cheques, no puede ejecutar los scripts anteriores, ya que eliminará su historial. Tendría que agregar restricciones para que el id. de carga (MEARDLID) se restrinja solo a las importaciones específicas que desea quitar.

Q3: Cuando traigo el archivo bancario, la columna Fecha no es correcta. ¿Por qué las fechas no se importarán correctamente?

A3: Esto puede deberse a dos razones:

  1. El formato de fecha del archivo de configuración no coincide exactamente con cómo está escrita la fecha en el archivo bancario. Por ejemplo, si la fecha del archivo bancario es MMDDYYYY, también debe asignarse a MMDDYYYY en el archivo del configurador para ese campo de fecha. Tenerlo asignado como MMDDYY o MM/DD/YYYY en el archivo configurador provocaría este problema.

  2. Y la segunda razón es que el archivo bancario se abrió en Excel y se guardó de nuevo, por lo que Excel eliminó los ceros iniciales de la fecha (para el mes y el día). Por ejemplo, si el archivo bancario importado tiene la fecha 1/5/2015 y el archivo del configurador utiliza el formato MM/DD/AAAA, esto provocaría un problema. La fecha en el archivo bancario debe ser 01/05/2015 para procesarse correctamente. Compruebe el archivo bancario original y debería encontrar que el archivo original del banco tenía ceros iniciales. Por este motivo, asegúrese de abrir o editar cualquier archivo con el Bloc de notas, en lugar de Excel, por lo que no se quitan los ceros iniciales.