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Procedimientos de cierre de año para el módulo De administración de activos fijos en Microsoft Dynamics GP

En este documento se describen los procedimientos de cierre de año recomendados para la administración de activos fijos en Microsoft Dynamics.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 865653

Resumen

Nota:

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

En este artículo se incluye una lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar estos procedimientos. La siguiente sección contiene información detallada sobre cada paso. Una serie de preguntas más frecuentes (P+F) sigue la descripción de los procedimientos.

Introducción

Lea este documento antes de realizar cualquiera de los procedimientos siguientes. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft Dynamics.

Lista de comprobación de fin de año

Para ello, siga los pasos:

Paso 1: Realizar todos los procedimientos de cierre del año para la administración de pagaderos en Microsoft Dynamics GP

Cierre primero la administración de pagaderos. Esta acción garantiza que todas las transacciones de activos fijos pendientes se capitalicen. Para obtener más información sobre el cierre de la administración de pagaderos, vea KB -Year-end closing procedures for the Payables Management module in Microsoft Dynamics GP.

Paso 2: Escriba todas las transacciones de activos fijos para el año fiscal actual

Publique todas las adiciones, los cambios, las transferencias y las retiradas del ejercicio actual.

Nota:

Las transferencias y deshacer las transacciones de retirada nunca deben realizarse en un año histórico.

Paso 3: Depreciar todos los activos hasta el último día del año fiscal actual

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú microsoft Dynamics GP, rutinas, activos fijos y, a continuación, seleccione Depreciar.

  2. En el cuadro Fecha de destino de depreciación, escriba la última fecha del año fiscal actual.

  3. Para insertar todos los libros de activos fijos, seleccione Todo.

  4. Seleccione Depreciar.

    Nota:

    Es muy importante depreciar todos los activos a través del último día del año fiscal de fa actual. Si todos los activos no se deprecian hasta el último día del año fiscal fa actual antes de procesar el cierre del año, los importes de amortización serán incorrectos. Para obtener más información, consulte Q3 y A3 en la sección de preguntas más frecuentes a continuación.

Paso 4: Realizar el proceso de contabilización gl (interfaz GL) (este paso es opcional).

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, rutinas, activos fijos y, a continuación, seleccione Contabilización gl.

  2. En el cuadro Punto inicial, escriba 2024-012.

    Nota:

    El marcador de posición 2024-012 representa el período 12 del año fiscal 2024. Si no se ejecuta en un año fiscal natural o si tiene más de 12 períodos, el período que escriba sería diferente.

  3. En el cuadro Punto final, escriba 2024-012.

  4. En el cuadro Fecha de transacción, escriba la última fecha del año fiscal actual o escriba la fecha en que necesite la contabilización para afectar al libro de contabilidad general.

  5. Selecciona Continuar.

  6. Cuando reciba un mensaje que indica que se está creando el número de lote, seleccione Continuar.

  7. En la ventana Destino de informe, active la casilla Impresora y, a continuación, seleccione Aceptar.

Paso 5: Ejecutar los informes de fin de año que desee conservar como parte de los registros financieros de fin de año

Los importes de amortización anual para los ejercicios anteriores no se mantienen en la administración de activos fijos. Por lo tanto, debe imprimir los informes que contengan esta información antes de cerrar el año.

Hay varios informes disponibles para los recursos fijos. Se recomienda imprimir los informes siguientes:

  • Actividad anual

    Para imprimir el informe actividad anual, seleccione Activos fijos en el menú Informes y, a continuación, seleccione Actividad.

  • Adiciones

    Para imprimir el informe Adiciones, seleccione Activos fijos en el menú Informes y, a continuación, seleccione Transacción.

  • Retiradas

    Para imprimir el informe Retiradas, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Transacción y, a continuación, seleccione Retiradas en la lista Informes .

  • Transferencias

    Para imprimir el informe Transferencias, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Transacción y, a continuación, seleccione Transferencias en la lista Informes .

  • Libro de contabilidad de amortización

    Para imprimir el informe Libro de contabilidad de amortización, seleccione Activos fijos en el menú Informes, seleccione Depreciación y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad de depreciación en la lista Informes.

  • Libro de contabilidad de propiedades

    Para imprimir el informe Libro de contabilidad de propiedades, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Inventario y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad de propiedades en la lista Informes .

  • Activos fijos para la conciliación general del libro de contabilidad

    Para imprimir el informe de conciliación del libro de contabilidad general, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Actividad y, a continuación, seleccione Activos fijos en Conciliación general del libro de contabilidad en la lista Informes .

Si tiene más de un libro de activos fijos, le recomendamos que también imprima los siguientes informes:

  • Libro para reconciliar libros

    Para imprimir el informe Libro para conciliación de libros, seleccione Activos fijos en el menú Informes y, a continuación, seleccione Comparación.

  • Comparación de amortización de YTD del libro

    Para imprimir el informe De comparación de YTD de libro, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Comparación y, a continuación, seleccione Libro para reservar comparación de amortización YTD en la lista Informes .

Paso 6: Garantizar que el calendario de activos fijos se ha compilado correctamente (este paso es opcional).

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, activos fijos y, a continuación, seleccione Calendario.
  2. Seleccione un calendario y, a continuación, seleccione Comprobar. Cuando se le pida que compruebe los períodos, seleccione Aceptar.
  3. En la ventana Destino del informe, seleccione Pantalla y, a continuación, seleccione Aceptar.

Paso 7: Comprobar que los trimestres están configurados correctamente para todos los años fiscales

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, activos fijos y, a continuación, seleccione Trimestre.

  2. Asegúrese de que los cuadros siguientes no están vacíos:

    • Fecha de inicio
    • Fecha media
    • Fecha de finalización

    Nota:

    Estos cuadros deben existir para cada trimestre. Si algún cuadro está vacío, escriba la fecha adecuada en ese cuadro.

Paso 8: Crear una copia de seguridad

Esta copia de seguridad debe almacenarse fuera del sitio junto con el resto de la documentación de fin de año. Esta copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Además, esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. La realización de una copia de seguridad garantiza que puede recuperarse rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante los procedimientos de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la compañía.
  3. Cambie la ruta de acceso de la copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Paso 9: Realizar la rutina de cierre anual de activos fijos

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú De Microsoft Dynamics GP, Rutinas, Activos fijos y, después, Fin del año.

  2. Compruebe que el año fiscal que se muestra para cada libro es el año fiscal actual. (El año fiscal actual es el año que va a cerrar).

    Nota:

    Si el año fiscal que se muestra para un libro no es el año fiscal actual, consulte la pregunta 1 en la sección Preguntas más frecuentes (P+F).

  3. Seleccione un libro que quiera cerrar y, a continuación, seleccione Insertar. Repita este paso hasta que se hayan insertado todos los libros que desea cerrar.

  4. Seleccione Continuar para iniciar el proceso. Seleccione Continuar para confirmar.

  5. Se le pedirá que confirme que ha depreciado los activos hasta el último día o el año actual de fa. Si no es así, asegúrese de seleccionar NO aquí y háguelo antes de que pueda continuar cerrando el año. Si lo tiene, seleccione .

Nota:

Un informe no se genera durante la rutina de cierre del año de fin de año de los activos fijos para Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones anteriores. Para Microsoft Dynamics GP 2015 y versiones posteriores, un informe de cierre de año de activos fijos es opcional para imprimir. Este informe proporcionará una lista de todos los activos afectados por el proceso de cierre del año por libro y un estado de esos activos.

Nota:

Microsoft Dynamics realiza los procedimientos siguientes durante la rutina de cierre del año:

  • En la ventana Información general del recurso, el campo Cantidad se copia en el campo Begin Quantity (Comenzar cantidad ) de la ventana Expandir cantidad.
  • En la ventana Expandir último mantenimiento, se borra la cantidad de mantenimiento YTD.
  • En la ventana Libro de activos, se borra el importe de amortización YTD.
  • Se realizan los procedimientos siguientes:
    • El campo Base de costo se copia en el campo Begin Year Cost (Costo del año inicial).
    • El campo Depreciación ltd se copia en el campo Begin Reserve (Comenzar reserva ).
    • El campo Valor de salvación se copia en el campo Comenzar salvaje .
  • En la ventana Configuración del libro, el campo Año fiscal actual se incrementa en uno.

Preguntas más frecuentes

P1: El año fiscal que se muestra para mi libro en la ventana Fin del año de activos no es el año que quiero cerrar. He cerrado el año pasado y aún no he cerrado el año actual. ¿Cuál debo hacer?

A1: Consulte la respuesta de la pregunta 4.

P2: He cerrado El libro de contabilidad general en Microsoft Dynamics GP y ahora me doy cuenta de que aún no he cerrado la administración de activos fijos. ¿Puedo realizar la rutina de cierre de año de activos fijos en este momento?

A2: Se recomienda cerrar General Ledger por última vez, después de que se hayan cerrado todos los módulos subsidiarias. Sin embargo, la administración de activos fijos se puede cerrar después de cerrar El libro de contabilidad general. El proceso de contabilización gl (GL Interface) se puede realizar y, a continuación, las transacciones o transacciones se pueden publicar en el año cerrado o en el año histórico del libro de contabilidad general. Para obtener más información sobre el proceso de contabilización de GL (interfaz GL), consulte el paso 4 en la sección Lista de comprobación de fin de año.

Para publicar transacciones en el año histórico del libro de contabilidad general, asegúrese de que las siguientes opciones están seleccionadas en la ventana Configuración general del libro de contabilidad:

  • Permitir contabilización en el historial
  • Mantener cuentas de historial
  • Mantener transacciones del historial

Nota:

Para acceder a la ventana Configuración general del libro de contabilidad en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, financiero y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad general.

La transacción publicada actualizará el año histórico y se implementará como un saldo inicial para el año abierto. Si se incluyeron cuentas de gastos o cuentas de ingresos en la transacción, se cerrarán automáticamente en la cuenta o las cuentas de ganancias retenidos.

Q3: Ejecuté la rutina de fin de año en Administración de activos fijos, y luego ejecuté la depreciación en el año nuevo. Veo que la depreciación es muy excesiva y que algunos activos tienen un número negativo en el campo Valor de libro neto. ¿Por qué el sistema calcula tanta depreciación?

A3: Este problema se produce si se cumplen las condiciones siguientes:

  • El año se cerró.
  • Los activos no se depreciaron hasta el último día del año fiscal. Considere el ejemplo siguiente:
  • El año fiscal es un año natural (del 1 al 31 de diciembre).
  • Los activos se depreciaron hasta el 28 de diciembre cuando se cerró el año. En este ejemplo, la depreciación será incorrecta la próxima vez que se ejecute la depreciación. El sistema no vuelve a calcular la tasa anual cuando se realiza la rutina de cierre del año. Por lo tanto, los activos fijos toman un año completo de depreciación en los últimos días que permanecen en el año anterior (del 29 al 31 de diciembre). La tasa de depreciación es la tasa anual actualmente en cada activo. Además, si hay activos que están cerca del final de su vida original, el campo Valor de libro neto puede convertirse en negativo.

Hay dos soluciones alternativas para este problema:

  • Solución alternativa recomendada:

    Restaure los datos de una copia de seguridad, ejecute la depreciación hasta el último día del año y, a continuación, realice los procedimientos de cierre del año.

  • Solución alternativa:

    Restablezca la vida en todos los recursos.

Nota:

Si los importes de los activos se han introducido alguna vez para el campo Amortización YTD o para el campo Depreciación ltd, restablecer la vida útil de los activos cambiará estos importes y el resultado puede ser diferente. Si cambia el campo Depreciación YTD o el campo Amortización ltd restableciendo la vida en el activo, provocará incoherencias entre la administración de activos fijos y el libro de contabilidad general. Estas incoherencias deben explicarse.

Q4: En lugar de completar la rutina de finalización del año para la administración de activos fijos, he cambiado manualmente el campo Año fiscal actual en la ventana Configuración del libro al año siguiente. ¿Tengo que volver y ejecutar la rutina de cierre del año, o puedo seguir procesando la actividad en La administración de activos fijos para el año nuevo?

A4: Si no se ha ejecutado ninguna actividad, como adiciones, cambios, transferencias, retiradas o depreciación, se ha ejecutado durante el año nuevo, el campo Año fiscal actual de la ventana Configuración del libro se puede cambiar de nuevo al año anterior y, a continuación, se puede procesar la rutina de cierre del año.

Si alguna actividad, como adiciones, cambios, transferencias, retiradas o depreciación, se ha ejecutado durante el año nuevo, restaure los datos de una copia de seguridad y, a continuación, continúe con la rutina de cierre del año.

En cualquier situación, se debe ejecutar la rutina de cierre de fin de año. Si no se completa la rutina de cierre del año, el importe en el campo Depreciación de YTD se sobrestalará en cualquier informe que incluya activos que se retiraron o que se depreciaron por completo en el año anterior. Si no se realiza la rutina de cierre del año, no se borrarán los importes del campo Depreciación YTD. Los importes del campo Depreciación de YTD no se eliminarán a cero. Por lo tanto, estos importes se incluirán incorrectamente en los informes del año nuevo.