Uso de mensajes de correo electrónico para enviar cartas, instrucciones y facturas a clientes de Microsoft Dynamics GP

En este artículo se describe cómo configurar una consulta y usarla para enviar cartas, instrucciones y facturas mediante mensajes de correo electrónico.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
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Introducción

En este artículo se describe cómo usar mensajes de correo electrónico para enviar cartas, instrucciones y facturas a muchos clientes de Microsoft Dynamics GP. Puede configurar una consulta y, a continuación, usar las letras de consulta de Administración de colecciones (producto de terceros) para enviar estos elementos.

Nota:

No necesita la administración de colecciones instalada para enviar cartas, extractos y facturas a los clientes de Microsoft Dynamics GP.

Más información

Para usar mensajes de correo electrónico para enviar cartas, instrucciones y facturas, siga estos pasos:

1. Cree una carta, un extracto o una factura.

   Nota:

   Si tiene previsto enviar cartas, extractos o facturas en formato de documento portátil (PDF), adobe Acrobat y Adobe Reader deben estar instalados.

2. Configure Microsoft Dynamics GP para enviar mensajes de correo electrónico al destinatario de estado. Para ello, siga estos pasos:

   1. En Microsoft Dynamics GP 10.0, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, ventas y, a continuación, seleccione Créditos.

      En Microsoft Dynamics GP 9.0 y en Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0, seleccione Configurar en el menú Herramientas, Ventas y, a continuación, seleccione Cobrar.

   2. En la ventana Configuración de administración de créditos, escriba una dirección de correo electrónico en el cuadro Destinatario de estado y, a continuación, seleccione Aceptar.

      Nota:

      Esta dirección de correo electrónico pertenece a la persona que usará mensajes de correo electrónico para enviar declaraciones a los clientes.

   3. Seleccione Ventas en el menú Tarjetas y, a continuación, seleccione Cliente. En el campo Id. de cliente , escriba un identificador de cliente.

   4. En la ventana Mantenimiento del cliente, seleccione Opciones.

   5. En la ventana Opciones de mantenimiento del cliente, active la casilla Enviar instrucciones de correo electrónico y escriba una dirección de correo electrónico en el cuadro Para . Los cuadros CC y BCC son opcionales.

   6. Seleccione Aceptar.

3. Configure una consulta para todos los clientes. Para ello, siga estos pasos: (En GP 2013 y versiones posteriores, debe comprar e instalar "Administración de colecciones" para crear consultas y cartas de consulta. Se trata de un producto de complemento de terceros).

   1. Seleccione Ventas en el menú Transacciones y, a continuación, seleccione Compilar consulta. (Si tiene instalado el módulo Administración de colecciones. Se trata de un módulo de terceros).

   2. En la ventana Consulta de compilación de administración de colecciones, escriba la información necesaria en los cuadros Id. de consulta y Descripción .

   3. En la pestaña Customer (Cliente ), seleccione para seleccionar el tipo de consulta en el cuadro Customer (Cliente) y, a continuación, seleccione el intervalo mediante los cuadros From (Desde ) y To (Hasta ).

      Por ejemplo, si desea seleccionar todos los clientes, seleccione el primer cliente en el cuadro Desde y, a continuación, seleccione el último cliente en el cuadro Para .

   4. Seleccione Insertar para insertar el intervalo.

   5. Repita los pasos 2 a 2d si desea agregar otros intervalos para esta consulta.

   6. Seleccione Guardar.

4. Use la consulta para enviar las cartas, instrucciones o facturas. Para ello, siga estos pasos:

   1. Seleccione Ventas en el menú Transacciones y, a continuación, seleccione Cartas de consulta. (Si tiene instalado el módulo Administración de colecciones. Se trata de un módulo de terceros).

   2. Seleccione una o varias de las siguientes casillas:

      • Imprimir letras
      • Instrucciones Print
      • Imprimir facturas

   3. Seleccione Imprimir.

   4. En la ventana Acciones de consulta de administración de colecciones, seleccione Email. Los productos de otros fabricantes que se mencionan en este artículo han sido creados por compañías independientes de Microsoft. Microsoft no ofrece ninguna garantía, implícita o de otro tipo, respecto al rendimiento o la confiabilidad de estos productos.

Para obtener más información sobre el correo electrónico en Dynamics GP mediante la funcionalidad de plantilla de Word, consulte Email instrucciones de cliente de RM en Microsoft Dynamics GP.