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Este artículo contiene información que puede ayudarle a determinar cuándo ejecutar rutinas de mantenimiento de archivos y cuáles se ejecutarán en Microsoft Dynamics GP Project Accounting.
Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 857058
Introducción
Nota:
Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos de empresa que puede restaurar si se produce un problema.
La rutina Pa Check Links validará los datos entre tablas dentro de un grupo de tablas. Por ejemplo, si tiene una transacción de hoja de tiempo que existe en la tabla de detalles de línea, pero no hay ningún registro para ella en la tabla de encabezado, es probable que PA Check Links elimine ese documento de las tablas donde existe.
Más información
Los enlaces de comprobación de PA no se deberían ejecutar con frecuencia; sin embargo, si ha experimentado una interrupción en la publicación, puede ser beneficioso ejecutarlos para eliminar cualquier registro huérfano.
Para ejecutar el proceso de comprobación de enlaces de contabilidad de proyectos, siga el paso correspondiente.
En Microsoft Dynamics GP 10.0 o posterior, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y luego seleccione Comprobar vínculos PA.
En Microsoft Dynamics GP 9.0 y en Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0, señale Mantenimiento en el menú Archivo y, a continuación, seleccione PA Check Links (Comprobar vínculos).
En el área Tablas lógicas, seleccione para resaltar un grupo de tablas seleccionado. Seleccione Insertar para seleccionar la tabla y, a continuación, seleccione Aceptar.
Elija el destino del informe de registro de errores de mantenimiento de archivos.
Nota:
Se recomienda imprimir una copia impresa (ya sea en la impresora o en un archivo) para su revisión, ya que no hay ninguna oportunidad de volver a imprimir este informe.
La utilidad de conciliación de PA comparará los valores de las tablas detalladas o transaccionales con los registros maestros resumidos. Los valores de las tablas de detalles se usan para cambiar los valores de resumen si hay una discrepancia. Por lo tanto, si observa que los valores de resumen de un contrato, en un proyecto o en un presupuesto son incorrectos, este proceso corregirá esos valores.
Es posible que quiera ejecutar este proceso mensualmente para asegurarse de que los valores son correctos con fines de informes. Si no se realizan cambios, ejecute el proceso trimestral o anual. Si se realizan muchos cambios, es posible que tenga que aumentar la frecuencia en la que se ejecuta.
Para ejecutar PA Reconcile, siga el paso adecuado:
En Microsoft Dynamics GP 10.0 o posterior, apunte a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, apunte a Utilidades, apunte a Proyecto y, a continuación, seleccione Conciliación de PA.
En Microsoft Dynamics GP 9.0 y en Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0, seleccione Utilidades en el menú Herramientas , proyecto y, a continuación, seleccione Conciliación de PA.
Seleccione los siguientes elementos en el área Reconciliar totales y luego seleccione Procesar tras seleccionar cada elemento.
Nota:
La secuencia en la que se ejecutan estos procesos no es importante. Sin embargo, para los elementos que tienen la casilla Publicado o la casilla Sin publicar disponible, asegúrese de que ambas casillas están activadas para el elemento.
- Presupuestos y tarifas
- Transacciones de costos
- Costos confirmados
- Transacciones de facturación
- Transacciones RR
- Aplicación de efectivo
- Ganancias y costo de ganancias
- Cambiar pedidos
Elija el destino del informe de registro de conciliación de PA.
Nota:
Se recomienda imprimir una copia impresa (ya sea en la impresora o en un archivo) para su revisión, ya que no hay ninguna oportunidad de volver a imprimir este informe.
La utilidad PA Volver a crear periódicamente tiene dos funciones. La lista desplegable de Opciones le permite elegir Volver a crear Periódicos o Eliminar Registros Periódicos Fuera de los Años Fiscales. El proceso de recreación de registros periódicos creará los registros periódicos faltantes para el cliente (PA00511), el contrato (PA01121), el proyecto (PA01121) y las categorías de costos presupuestados (PA01304). Debe tener un registro para cada período del año y un registro de resumen. Los registros periódicos deben existir por tantos períodos como abarque la categoría de costo presupuestado, considerando la fecha de inicio más temprana entre su presupuesto o fecha de inicio real, y la última entre su presupuesto o fecha de finalización real.
Debe ejecutar PA Volver a crear periódicamente cuando encuentre que faltan registros periódicos o incorrectos. Debe ejecutar la opción Eliminar registros periódicos fuera de los años fiscales si un presupuesto se configuró por primera vez con una fecha incorrecta y desea quitar registros periódicos no válidos después de corregir la fecha.
Para ejecutar PA Recrear Periódico, siga el paso adecuado:
En Microsoft Dynamics GP 10.0 o posterior, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, utilidades, Proyecto y, a continuación, seleccione Volver a crear pa periódicamente.
En Microsoft Dynamics GP 9.0 y en Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0, apunte a Utilidades en el menú Herramientas, seleccione Proyecto y, a continuación, seleccione PA Volver a crear periódicamente.
Seleccione el cliente o el intervalo de clientes para los que ejecutar la utilidad.
Nota:
El proceso periódico de recreación de PA puede llevar mucho tiempo, por lo que planearlo según corresponda o elegir ejecutarlo solo para los clientes necesarios.
En la lista desplegable Opciones, seleccione Volver a crear registros periódicos o eliminar registros periódicos fuera de los años fiscales y, a continuación, seleccione Procesar.
Elija el destino para su informe de registro periódico de PA recreado.
Nota:
Se recomienda imprimir una copia impresa (ya sea en la impresora o en un archivo) para su revisión, ya que no hay ninguna oportunidad de volver a imprimir este informe.
La utilidad PACiliar periódicamente debe ejecutarse después de completar el proceso periódico de recreación de PA para rellenar completamente los nuevos registros periódicos que se han creado. La conciliación usa las tablas transaccionales para comparar y cambiar si es necesario, los registros periódicos de resumen. También se recomienda ejecutar PA Reconciliar Periódico antes de crear transacciones de reconocimiento de ingresos para asegurarse de que los valores utilizados para el reconocimiento de ingresos sean precisos. Varios informes, incluidos los informes de rendimiento, extraen información de los registros periódicos, por lo que es posible que también desee ejecutar la conciliación periódica antes de imprimir estos informes.
Para ejecutar PACiliar periódicamente, siga el paso adecuado:
En Microsoft Dynamics GP 10.0 o posterior, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Utilidades, seleccione Proyecto y, a continuación, seleccione PA Reconcile Periodic.
En Microsoft Dynamics GP 9.0 y en Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0, seleccione Utilidades en el menú Herramientas, proyecto y, a continuación, seleccione PaCiliar periódicamente.
Seleccione el cliente o el intervalo de clientes para los que ejecutar la utilidad y, a continuación, seleccione Procesar.
Nota:
El proceso periódico de conciliación de PA puede ser muy lento, por lo que planifica en consecuencia o elige ejecutarlo solo para los clientes que sean necesarios.
Elija el destino del informe de registro periódico de conciliación de PA.
Nota:
Se recomienda imprimir una copia impresa (ya sea en la impresora o en un archivo) para su revisión, ya que no hay ninguna oportunidad de volver a imprimir este informe. Revise la información de tabla y registro del informe para ver qué cambios se han realizado. Si la información está en el informe, se ha realizado un cambio. Los valores antes de reconciliar y después de reconciliar siempre mostrarán USD 0,00.
La utilidad Reconciliar cantidades de inventario debe ejecutarse después de completar la conciliación del inventario. Esto se debe a que la conciliación del inventario (IV) no examina los archivos de datos de contabilidad de proyectos. Por ejemplo, una asignación que se creó a partir de una transacción del proyecto se quitaría una vez completada la IV Conciliación. La ejecución de PA Reconcile IV agregará esa asignación de nuevo.
Para ejecutar PA Reconciliar Cantidades de Inventario, siga el paso adecuado:
En Microsoft Dynamics GP 10.0 o posterior, sitúe el cursor sobre Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, luego sobre Utilidades, después sobre Proyecto y, a continuación, seleccione PA Reconcile IV.
En Microsoft Dynamics GP 9.0 y en Microsoft Business Solutions - Great Plains 8.0, apunte a Utilidades en el menú Herramientas, apunte a Proyecto y, a continuación, seleccione Conciliar PA IV.
Seleccione el elemento o el intervalo de elementos para los que ejecutar la utilidad y, a continuación, seleccione Procesar.
Elija el destino del informe de conciliación de inventario.
Nota:
Se recomienda imprimir una copia impresa (ya sea en la impresora o en un archivo) para su revisión, ya que no hay ninguna oportunidad de volver a imprimir este informe.
Referencias
Para obtener más información sobre el proceso de conciliación de PA IV, consulte Información sobre el orden en el que se deben ejecutar los procedimientos de conciliación en Microsoft Dynamics GP.