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Procedimientos de cierre de año para el módulo Administración de pagaderos en Microsoft Dynamics GP

En este artículo se describen los procedimientos de cierre de año recomendados para el módulo Administración de pagaderos en Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 875169

Resumen

Importante

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

La sección Más información contiene la siguiente información:

  • Lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre del año natural.
  • Lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre del ejercicio.
  • Información detallada sobre cada paso de las listas de comprobación.
  • Lista de preguntas más frecuentes.

Más información

Lea todo este artículo antes de realizar los pasos. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft Dynamics.

Lista de comprobación de cierre del año maestro de administración de pagaderos

Nota:

Use esta lista de comprobación si cierra el año fiscal y el año natural al mismo tiempo.

  1. Publique todas las transacciones durante el año.
  2. Imprima el informe Balance de evaluación antiguo con opciones.
  3. Imprima el informe de análisis de períodos de proveedor.
  4. Instalación de la actualización de fin de año (opcional)
  5. Realice una copia de seguridad denominada "Ediciones anteriores a 1099".
  6. Compruebe la información de 1099 y edítelo si es necesario.
  7. Imprima las instrucciones 1099.
  8. Realice una copia de seguridad denominada "Fin de año previo".
  9. Cierre el año.
  10. Cierre los períodos fiscales.
  11. Cierre el año fiscal.
  12. Realice una copia de seguridad denominada "Post Year-End".

Lista de comprobación de cierre anual de la administración de pagaderos

Nota:

Aunque el módulo Administración de pagaderos es sensible a la fecha, los objetos SmartList, los informes de resumen de administración de pagaderos y la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor se actualizan en función del cierre del módulo Administración de pagaderos. Por lo tanto, se recomienda seguir estos pasos para que los objetos SmartList, los informes de resumen de administración de pagaderos y la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor sean correctos.

  1. Publique todas las transacciones para el año natural.
  2. Imprima el informe Balance de evaluación antiguo con opciones.
  3. Realice una copia de seguridad denominada "Ediciones anteriores a 1099".
  4. Compruebe la información de 1099 y edítelo si es necesario.
  5. Imprima las instrucciones 1099.
  6. Realice una copia de seguridad denominada "Fin de año previo".
  7. Cierre el año natural.
  8. Cierre los períodos fiscales.
  9. Cierre el año fiscal.
  10. Realice una copia de seguridad denominada "Post Year-End".

Lista de comprobación de cierre del año fiscal de administración de pagaderos

  1. Publique todas las transacciones para el año fiscal.
  2. Imprima el informe de análisis de períodos de proveedor.
  3. Realice una copia de seguridad denominada "Fin de año previo".
  4. Cierre el año fiscal.
  5. Cierre los períodos fiscales.
  6. Realice una copia de seguridad denominada "Post Year-End".

Información detallada para cada paso de la lista de comprobación de fin de año

Los pasos siguientes son información detallada para la lista de comprobación de fin de año.

Paso 1: Publicar todas las transacciones durante el año

Publique todas las transacciones durante el año antes de cerrar el año. Si desea escribir transacciones de período futuro antes de cerrar el año, cree un nuevo lote para las transacciones del período futuro. Guarde las transacciones de período futuro en el nuevo lote, pero no publique el nuevo lote hasta después de que se haya cerrado el año.

Las siguientes áreas de Microsoft Dynamics GP no distinguen la fecha:

  • La vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor
  • Objetos SmartList
  • Informes de resumen del proveedor

Estas áreas de Microsoft Dynamics GP serán incorrectas si no cierra el año pagadero después de escribir todas las transacciones del año actual y antes de introducir las transacciones del año nuevo. Sin embargo, se puede editar la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor. Por lo tanto, puede actualizar la información en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor si es necesario.

Para acceder a la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.
  2. En la ventana Resumen de crédito del proveedor, escriba un identificador de proveedor en el campo Id. de proveedor y, a continuación, seleccione Anual.
  3. En la lista Vista de resumen, seleccione Cantidades desde el último cierre.

Para ver las columnas SmartList afectadas, siga estos pasos:

  1. Abra SmartList. Para hacerlo en Microsoft Dynamics GP, seleccione SmartList en el menú de Microsoft Dynamics GP.

  2. Expanda el nodo Compra y, a continuación, seleccione Proveedores.

  3. Seleccione Columnas.

  4. Seleccionar Agregar.

  5. Seleccione los campos siguientes en la lista Columnas disponibles.

    Nota:

    Los elementos marcados con un asterisco se ven afectados por el cierre del año natural. Todos los demás artículos se ven afectados por el cierre del año fiscal.

    • 1099 Importe YTD
    • 1099 Importe LYR
    • Importe facturado YTD
    • Importe facturado LYR
    • Importe pagado YTD
    • Importe pagado LYR
    • Promedio de días para pagar: año
    • Descuento disponible LYR
    • Descuento disponible YTD
    • Descuento perdido LYR
    • Descuento perdido YTD
    • Descuento tomado LYR
    • Descuento tomado YTD
    • Cargo financiero LYR
    • Cargo financiero YTD
    • Número de cargos financieros LYR
    • Número de cargos financieros YTD
    • Número de LYR de factura
    • Número de YTD de factura
    • Número de YTD de factura de pago
    • Devuelve LYR
    • Devuelve YTD.
    • Descuentos comerciales tomados LYR
    • Descuentos comerciales tomados YTD
    • Retención de LYR
    • Retención de YTD
    • Offs LYR (Escritura desactivada de LYR)
    • Escritura desactivada de YTD

  6. Seleccione Aceptar.

  7. Seleccione Aceptar.

Para ver los informes de resumen del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Análisis.
  2. En la lista Informes , seleccione Año natural.
  3. En la lista Opciones , seleccione una opción y, a continuación, seleccione Imprimir.

Paso 2: Imprimir el balance de evaluación antiguo con el informe Opciones

Le recomendamos que imprima una copia en papel del informe De balance de evaluación antiguo con opciones para mantenerse con sus registros financieros permanentes de fin de año. Para ello, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes, seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Balance de prueba.
  2. En la lista Informes , seleccione Equilibrio de evaluación antiguo con opciones.

Paso 3: Imprimir el informe de análisis de períodos de proveedor

Le recomendamos que imprima una copia en papel del informe análisis de períodos de proveedor para mantenerse con sus registros financieros permanentes de fin de año. Para ello, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Análisis.
  2. En la lista Informes , seleccione Período.

Paso 4: Instalar la actualización de fin de año (opcional)

Si hay cambios de cumplimiento para la administración de pagaderos, como los cambios de formulario de 1099, instale la actualización de fin de año. Si no hay cambios o problemas de cumplimiento para el año fiscal para la administración de pagaderos, puede omitir este paso.

Revise los cambios que se incluyen en la actualización de fin de año de nómina.

Paso 5: Realizar una copia de seguridad denominada "Ediciones anteriores a 1099"

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año, y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.

  2. En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la empresa.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    Se recomienda asignar un nombre a esta copia de seguridad "Ediciones anteriores a 1099" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 6: Comprobar la información de 1099 y editarla si es necesaria

Para imprimir la lista de edición 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de compra y, a continuación, seleccione Imprimir 1099.

  2. Escriba la información de la empresa y el identificador de dirección.

  3. Seleccione el icono de impresora en la esquina superior derecha para imprimir la lista de edición 1099. Revise la precisión.

  4. Si necesita editar cualquier información de 1099, use uno de los métodos siguientes. Se recomienda el método 1 para Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores. El método 1 y el método 2 también se ilustran en Edición fácil para 1099s en Microsoft Dynamics GP.

Método 1: (recomendado) Edición 1099 Detalles de transacción (se aplica a Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores)

  1. Seleccione Transacciones, seleccione Comprar y seleccione Editar información de transacción 1099.

  2. Seleccione el identificador de proveedor adecuado. (Solo los proveedores establecidos como 1099ables se muestran en la ventana).

  3. Puede restringir por número de vale, por número de documento o por fecha, si lo desea.

  4. Seleccione si desea 1099 Transacciones de débito, Todas las transacciones de débito o Todas las transacciones de crédito.

  5. El detalle de la transacción del proveedor se rellena en la parte inferior de la ventana. Para cada transacción, puede editar el tipo de impuestos, el número de cuadro y el importe en transacciones abiertas e históricas.

    Nota:

    Es posible que no escriba un importe mayor de 1099 que la cantidad total del documento.

  6. Seleccione Procesar para que se realicen los cambios y se actualice la versión 1099.

Método 2: Marcar el proveedor correctamente

Si marca un proveedor como 1099able y no debe tener, o olvida marcar a un proveedor como 1099able en absoluto, puede usar la utilidad Update 1099 Information para cambiar el estado 1099 en el proveedor y también para actualizar la información de 1099. Puede cambiar un proveedor de 1099 para que no sea 1099 o viceversa.

  1. Seleccione Herramientas en Microsoft Dynamics GP, seleccione Utilities Purchasing (Compras de utilidades>) y seleccione Update 1099 Information (Actualizar información 1099).

  2. Marque la viñeta de Proveedor y 1099 Transacciones.

  3. En las secciones FROM y TO , escriba el siguiente contenido:

    • Para cambiar un proveedor para que sea 1099able: seleccione No un proveedor de 1099 en la sección FROM y seleccione el tipo 1099 adecuado de Dividendo, Interés o Varios, y el número de cuadro 1099 adecuado en la sección TO . (Varios y Box 7 Nonemployee Compensation es el más común).

    • Para cambiar un proveedor para que no sea 1099able: seleccione el tipo fiscal actual y el número de cuadro de 1099 que está seleccionado en la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor en la sección FROM y seleccione No un proveedor 1099 en la sección TO .

    *Si no es un proveedor 1099 no es una opción en las listas desplegables, entonces no está en una versión de GP posterior a Microsoft Dynamics GP 2013, o no seleccionó Proveedor y 1099 Transacciones como se indica en el paso 2.

  4. Use la restricción Range para restringir al identificador de proveedor que desea cambiar y seleccionar INSERT.

  5. Seleccione Procesar. El estado del proveedor se actualiza en la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor y la información de 1099 se actualiza correctamente. Puede usar la ventana Detalles 1099 (consulte el método 1) para comprobarlo.

Método 3: Edite directamente la versión 1099 (Use para Microsoft Dynamics GP 2010 y versiones anteriores, pero puede funcionar para todas las versiones).

Nota:

La utilidad Reconciliar para 1099 cantidades deshacería las modificaciones que realice con este método.

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione 1099 Detalles.

  2. En la lista Id. de proveedor, seleccione un identificador de proveedor.

  3. En la lista Tipo de impuesto, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Dividendo
    • Interés
    • Varios

  4. En el área Mostrar , seleccione Mes o Año y escriba 20XX en el campo Año . (Escriba el año deseado para el marcador de posición 20XX ).

  5. En la columna Cantidad , escriba la cantidad correcta de 1099. Haga clic en Guardar.

Método 4: Editar directamente la versión 1099

Nota:

La utilidad Reconciliar para 1099 cantidades deshacería las modificaciones que realice con este método.

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.

  2. En la lista Id. de proveedor, seleccione un identificador de proveedor y, a continuación, seleccione Período.

  3. En el campo Año , escriba 20XX. (Escriba el año deseado para el marcador de posición 20XX ).

  4. En el campo Mes o período , seleccione el mes o el período adecuados.

  5. Seleccione el botón de expansión azul Detalles 1099 que aparece junto al campo Importe 1099. Se abre la ventana Detalles de 1099.

  6. En la columna Importe , escriba la cantidad correcta de 1099 para el cuadro correspondiente.

  7. Presione Guardar. Existe fuera de las ventanas restantes.

Paso 7: Imprimir las instrucciones 1099

Nota:

Puede imprimir las 1099 instrucciones en cualquier momento.

Para imprimir las instrucciones 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de compra y, a continuación, seleccione Imprimir 1099.
  2. En el campo Año 1099, escriba 20XX. (Escriba el año para el marcador de posición 20XX ).
  3. Cada uno de los tipos de informe de 1099 debe imprimirse por separado. En la ventana Imprimir 1099 , seleccione las opciones que desee en el campo Tipo 1099 y en el campo Número de cuadro 1099 y, a continuación, seleccione Imprimir.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre los campos del formulario 1099 y dónde se puede encontrar esta información en Microsoft Dynamics GP.

Campo Ventana donde se encuentran los datos
Nombre de los pagadores, dirección postal, ciudad, estado y código postal Ventana Imprimir 1099
Número federal de identificación de los pagadores Ventana Imprimir 1099
Nombre, dirección y código postal de destinatarios Dirección principal de la ventana Mantenimiento del proveedor
Número de identificación de destinatarios Campo Id. fiscal de la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor
Importes para cuadros 1-9 en el formulario de dividendo o 1-16 en el formulario varios El campo Importe 1099 en la ventana Resumen anual del proveedor

Microsoft Dynamics GP no controla la presentación electrónica de 1099s. Para obtener más información, vea más opciones para prepararse para el envío electrónico de 1099.

Paso 8: Realizar una copia de seguridad denominada "Fin del año previo"

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año, y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.

  2. En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la empresa.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    Se recomienda asignar un nombre a esta copia de seguridad "Fin de año previo" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 9: Cerrar el año

Para cerrar el año, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de compra y, a continuación, seleccione Cerrar año-fin.

  2. Si va a cerrar el año fiscal y natural al mismo tiempo, seleccione Todo. Si acaba de cerrar el año natural, seleccione Calendario. Si acaba de cerrar el año fiscal, seleccione Fiscal.

  3. Active la casilla Imprimir informe y, a continuación, seleccione Cerrar año.

    Nota:

    Se recomienda mantener una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría de fin de año permanentes.

Para ver la ventana Resumen anual del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.
  2. En el campo Id. de proveedor, escriba un identificador de proveedor que se va a ver y, a continuación, seleccione Anual.

Detalles del año natural

El proceso de finalización del año natural de Microsoft Dynamics GP borra el campo 1099 Importe año a fecha y, a continuación, transfiere la cantidad al campo Importe del año pasado de 1099 para la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor.

Detalles del año fiscal

El proceso de finalización del año fiscal en Microsoft Dynamics GP borra los siguientes campos:

  • Importe facturado YTD
  • Importe pagado YTD
  • Promedio de días para pagar: año
  • Descuento disponible YTD
  • Descuento perdido YTD
  • Descuento tomado YTD
  • Cargo financiero YTD
  • Número de cargos financieros YTD
  • Número de YTD de factura
  • Número de YTD de factura de pago
  • Devuelve YTD.
  • Descuentos comerciales tomados YTD
  • Retención de YTD
  • Escritura desactivada de YTD

Los importes de estos campos también se actualizarán en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor:

  • Importe facturado LYR
  • Importe pagado LYR
  • Descuento disponible LYR
  • Descuento perdido LYR
  • Descuento tomado LYR
  • Cargo financiero LYR
  • Número de cargos financieros LYR
  • Número de LYR de factura
  • Devuelve LYR
  • Descuentos comerciales tomados LYR
  • Retención de LYR
  • Offs LYR (Escritura desactivada de LYR)

Paso 10: Cerrar los períodos fiscales

Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para cerrar los períodos fiscales que aún están abiertos durante el año. Evita que los usuarios publiquen accidentalmente transacciones en el período o año incorrectos. Compruebe que ha publicado todas las transacciones durante el período y el año de todos los módulos antes de cerrar los períodos fiscales. Si más adelante debe publicar transacciones en un período fiscal que ya haya cerrado, puede volver a la ventana Configuración de períodos fiscales para volver a abrir el período antes de poder publicar una transacción.

Para cerrar un período fiscal, siga estos pasos:

  1. Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú microsoft Dynamics GP, elija Configurar>empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
  2. Active la casilla Compra para el período que debe cerrar.

Paso 11: Cerrar el año fiscal

Nota:

Este procedimiento solo debe completarse después de haber completado los procedimientos de cierre del año para todos los módulos de ventas y compras.

Para cerrar el año fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>company y, a continuación, seleccione Tax Year-End Close (Cerrar año fiscal).

  2. Active la casilla Cerrar año y la casilla Imprimir informe .

  3. Seleccione Procesar. Cuando se le pida que continúe con el cierre del año. Seleccione Sí.

    Nota:

    Se recomienda mantener una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría de fin de año permanentes.

Paso 12: Realizar una copia de seguridad denominada "Post Year-End"

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año, y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.

  2. En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la empresa.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    Se recomienda asignar un nombre a esta copia de seguridad "Post Year-End" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Se borran los registros de proveedor inactivos durante el cierre del año? Si no es así, ¿cómo se pueden quitar los registros de proveedor inactivos?

A1: No, los registros de proveedor inactivos no se quitan automáticamente. Para quitar un registro de proveedor inactivo, las condiciones siguientes deben ser verdaderas:

  • No existen importes actuales de 1099 para el proveedor.
  • El proveedor no tiene documentos en el trabajo ni en el historial.

Para eliminar todos los registros de proveedor inactivos que se ajusten a estos criterios, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Utilidades>de compra y, a continuación, seleccione Eliminar proveedor masivo.
  2. En la lista Intervalo , seleccione por Estado del proveedor.
  3. En la lista Desde , seleccione Inactivo.
  4. En la lista Para , seleccione Inactivo.
  5. Seleccione Procesar.

P2: ¿Qué debo hacer si debo emitir un cheque el 1 de enero para el próximo año, pero aún no estoy listo para cerrar el año actual?

A2: Imprima las comprobaciones, pero no las publique hasta después de procesar el cierre del año. Si debe publicar las comprobaciones inmediatamente, cambie los campos Importe pagados en la vista Importe desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor.