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Procedimientos de cierre de año para el cálculo de nómina de Microsoft Dynamics GP

  • Artículo

En este artículo se proporcionan los pasos para realizar los procedimientos de cierre de año y la información de solución de problemas relacionada con la nómina de Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 850663

Resumen

En este documento se describen los procedimientos recomendados de cierre de año para la nómina de Microsoft Dynamics GP. La sección Más información contiene lo siguiente:

  • Una lista de comprobación detallada de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre de año.
  • Una lista de comprobación alternativa para usar en lugar de la lista de comprobación estándar si debe procesar nuevas ejecuciones de pago para el año nuevo antes de completar los procedimientos de cierre de fin de año del año anterior.

Nota:

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Introducción

En el Manual de nóminas se incluye información detallada sobre cada paso de la rutina de cierre de año de nómina. Antes de seguir los pasos de este artículo, busque la siguiente información actualizada de fin de año.

Más información

Lista de comprobación de fin de año de nómina

Para realizar los procedimientos de cierre de año, siga estos pasos:

  1. Compruebe que ha instalado la actualización de impuestos de nómina más reciente.
  2. Complete todas las ejecuciones de pago del año actual.
  3. Complete todos los procedimientos de fin de mes, de fin de período o de trimestre para el año actual.
  4. Realice una copia de seguridad del archivo original.
  5. Instale la actualización de fin de año.
  6. Cree el archivo de fin de año.
  7. Realice una copia de seguridad del nuevo archivo.
  8. Compruebe la información de la instrucción W-2 y 1099-R.
  9. Imprima las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3.
  10. Imprima los formularios 1099-R y el formulario de transmisión 1096 y los formularios ACA.
  11. (Opcional) Cree un archivo electrónico W-2.
  12. (Opcional) Archivar información de recursos humanos de empleados inactivos.
  13. Configurar períodos fiscales.
  14. (Opcional) Cierre los períodos fiscales de la serie de nóminas.
  15. Instale la actualización de impuestos de nómina.

Lista de comprobación alternativa de fin de año de nómina

Si debe procesar el cálculo de nómina para el nuevo año antes de completar los procedimientos de cierre de fin de año del año anterior, siga los pasos de esta lista de comprobación alternativa:

  1. Compruebe que ha instalado la actualización de impuestos de nómina más reciente.
  2. Complete todas las ejecuciones de pago del año actual.
  3. (Opcional) Complete todos los procedimientos de fin de mes, de fin de período o de trimestre para el año actual.
  4. Realice una copia de seguridad del archivo original.
  5. Instale la actualización de fin de año.
  6. Cree el archivo de fin de año.
  7. Realice una copia de seguridad del nuevo archivo.
  8. Compruebe la información de la instrucción W-2 y 1099-R.
  9. (Opcional) Archivar información de recursos humanos de empleados inactivos.
  10. Configurar períodos fiscales.
  11. (Opcional) Cierre los períodos fiscales de la serie de nóminas.
  12. Instale la actualización de impuestos de nómina.
  13. Procese la nómina del año nuevo.

Detalles de fin de año del módulo de nómina

Paso 1: Compruebe que ha instalado la actualización de impuestos de nómina más reciente

Descargue las instrucciones de instalación y actualización de la tabla de impuestos más recientes para asegurarse de que el límite de salarios de FICA es correcto. Para acceder a las páginas de actualización de impuestos de nómina de EE. UU. , seleccione el vínculo Impuestos de EE. UU . de su versión en la página Directorio de recursos de Microsoft Dynamics GP o seleccione el vínculo siguiente:

Actualización de impuestos de nómina de Estados Unidos para Microsoft Dynamics GP

Paso 2: Completar todas las ejecuciones de pago para el año actual

Paso 3: (Opcional) Completar todos los procedimientos mensuales y trimestrales de fin de mes, fin de período o fin de trimestre del año actual

Para obtener más información sobre los procedimientos de fin de período para el cálculo de nómina de Microsoft Dynamics GP, use las guías imprimibles para obtener el manual imprimible para la nómina de Estados Unidos.

Paso 4: Hacer una copia de seguridad del archivo original

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, se asegura de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccioneCopia de seguridad demantenimiento de>Microsoft Dynamics GP>.

    Nota:

    Se abre la ventana Copia de seguridad de la empresa .

  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre Pre Year-End Update para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 5: Instalación de la actualización de fin de año

Para instalar la actualización de fin de año de nómina, debe seguir los pasos descritos en el documento de fin de año de Microsoft Dynamics GP para Estados Unidos. La instalación debe realizarse en cada equipo que tenga instalado Microsoft Dynamics GP. Cuando se publique la actualización, instale la actualización y descargue la actualización de Year-End para Microsoft Dynamics GP.

Nota:

Revise los documentos DE USYE y W-2 DataSource para obtener más información sobre lo que se incluye en la actualización de Year-End, las listas de comprobación que se deben seguir, las preguntas más frecuentes, los procedimientos de fin de año, los W2 electrónicos y los informes.

Paso 6: Crear el archivo de fin de año

Para crear el archivo de fin de año en Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamic GPToolsRoutinesPayrollYear-End Closing (Cierre de año dela nómina> de rutinas > de Microsoft Dynamic GP> Tools>).

Paso 7: Hacer una copia de seguridad del nuevo archivo

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, se asegura de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccioneCopia de seguridad demantenimiento de>Microsoft Dynamics GP>.
  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre Post Year-End File para diferenciarlo de las demás copias de seguridad.

Paso 8: Comprobar la información de la instrucción W-2 y 1099-R

Para ver la información de W-2 en Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools Routines> PayrollEdit W-2s (Edición denómina> derutinas> de Microsoft Dynamics GP>).

Para ver la información de 1099-R en Microsoft Dynamics GP, seleccione Edición denómina>1099-Rs> de lasherramientasde Microsoft Dynamics GP>.

Nota:

Si cambia la información de W-2 o 1099-R, se recomienda realizar otra copia de seguridad.

Paso 9: Imprimir las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3

Para imprimir las instrucciones W-2, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools>Routines PayrollPrint W-2s (Impresión denómina> de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , especifique la siguiente configuración:
    • Imprimir W-2s para: normal Year-End
    • Imprimir: Formularios W-2
  3. Seleccione Imprimir.

Para imprimir el formulario de transmisión W-3, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools>Routines PayrollPrint W-2s (Impresión denómina> de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , especifique la siguiente configuración:
    • Imprimir W-2s para: normal Year-End
    • Imprimir: Formulario de transmisión W-3
  3. Seleccione Imprimir.

Paso 10: Imprimir los formularios 1099-R, el formulario de transmisión 1096 y los formularios de ACA

Para imprimir los formularios 1099-R, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools>Routines PayrollPrint 1099-Rs (Impresión denómina> de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > 1099-Rs).

  2. En la ventana Imprimir formularios 1099-R , seleccione Formularios 1099-R y luego Imprimir.

    Nota:

    Puede imprimir formularios employee1099-R tantas veces como sea necesario.

Para imprimir el formulario de transmisión 1096, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools>Routines PayrollPrint 1099-Rs (Impresión denómina> de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > 1099-Rs).
  2. En la ventana Imprimir formularios 1099-R , seleccione 1096 Transmital Form y, a continuación, seleccione Imprimir.

Para imprimir los formularios 1095-C (ACA), siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools>Routines PayrollPrint W-2s (Impresión denómina> de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , seleccione 1095-C y, a continuación, seleccione Imprimir.

Para imprimir el formulario de transmisión 1094-C, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GPTools>Routines PayrollPrint W-2s (Impresión denómina> de rutinas > de Microsoft Dynamics GP > W-2s).
  2. En la ventana Imprimir formularios W-2 , seleccione 1094-C Transmital y, a continuación, seleccione Imprimir.

Paso 11: (Opcional) Crear un archivo electrónico W-2

Para crear un archivo electrónico W-2, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools RoutinesPayroll>W-2 Electronic File (Archivo electrónico W-2 derutinas> de lasherramientas> de Microsoft Dynamics GP>).
  2. En la ventana W-2 Electronic File (Archivo electrónico W-2 ), active la casilla que está junto a cada empresa que quiera incluir en su archivo electrónico W-2.
  3. En el campo Número de id. de usuario, escriba el número de id. de usuario (anteriormente denominado PIN).
  4. Seleccione Remitente. Se abre la ventana Electronic Filer Submitter Information (Información del remitente del archivador electrónico ). Escriba la información de envío.
  5. Cambie la información de destino del archivo en el campo Nombre de archivo si es necesario.
  6. Seleccione Crear archivo o Guardar para almacenar la información para crear el archivo más adelante.

Paso 12: (Opcional) Archivar información de recursos humanos de empleados inactivos

Para archivar información de recursos humanos de empleados inactivos, seleccione Herramientas de Microsoft Dynamics GP>>Utilidades> Recursos >humanosArchivar empleado.

Paso 13: Configurar períodos fiscales

Para configurar períodos fiscales para el próximo año en Microsoft Dynamics GP, seleccionePeríodos fiscales dela empresa>configuración> deherramientas> de Microsoft Dynamics GP>.

Nota:

Es posible que quiera cerrar todos los períodos excepto el período 1 para evitar que los usuarios se publiquen en períodos futuros. Se trata de un "cierre temporal" y simplemente impide que los usuarios publiquen transacciones en estas fechas o períodos.

Paso 14: (Opcional) Cerrar períodos fiscales para la serie de nóminas

Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para bloquear todos los períodos fiscales que todavía están abiertos para el año. Al cerrar o bloquear los períodos fiscales, evita que los usuarios publiquen accidentalmente transacciones en un período incorrecto o en un año incorrecto.

Antes de cerrar un período fiscal, compruebe que ha registrado todas las transacciones del período y del año para todos los módulos. Para registrar posteriormente una transacción en un período fiscal que haya cerrado, primero debe volver a abrir el período en la ventana Configuración de períodos fiscales .

Para bloquear la contabilización en un período fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup> CompanyFiscal Periods (Períodos fiscales dela empresa>).

  2. Active la casilla Nómina para cada período que cierre.

Paso 15: Instalar la actualización de impuestos de nómina

Para instalar la actualización de impuestos de nómina para el nuevo año, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccioneMantenimiento> de Microsoft Dynamics GP>U.S. Payroll Novedades>Check for Tax Novedades.
  2. En la ventana Método de actualización fiscal , seleccione Automático y, a continuación, seleccione Siguiente.
  3. En el campo Número de autorización , escriba el número de autorización y, a continuación, seleccione Iniciar sesión.
  4. Seleccione Finalizar.