Procedimientos de cierre de año para nóminas de Microsoft Dynamics GP
En este artículo se proporcionan los pasos para realizar los procedimientos de cierre del año y la información de solución de problemas relacionada para la nómina de Microsoft Dynamics GP.
Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
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Resumen
En este documento se describen los procedimientos de cierre de año recomendados para la nómina de Microsoft Dynamics GP. La sección Más información contiene lo siguiente:
- Lista de comprobación detallada de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre del año.
- Una lista de comprobación alternativa para usar en lugar de la lista de comprobación estándar si debe procesar nuevas ejecuciones de pago para el nuevo año antes de completar los procedimientos de cierre del año anterior.
Nota:
Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.
Introducción
La información detallada sobre cada paso de la rutina de cierre del año de nómina se incluye en el Manual de nóminas. Antes de seguir los pasos de este artículo, busque la siguiente información actualizada de fin de año.
- Actualización de fin de año de EE. UU. para Microsoft Dynamics GP
- Actualización fiscal de nóminas de EE. UU. para Microsoft Dynamics GP
- Documentación de fin de año de nómina de EE. UU.
Más información
Lista de comprobación de fin de año de nómina
Para realizar los procedimientos de cierre del año, siga estos pasos:
- Compruebe que ha instalado la actualización más reciente del impuesto sobre nóminas.
- Complete todas las ejecuciones de pago para el año actual.
- Complete todos los procedimientos de fin de mes, período o trimestre para el año actual.
- Realice una copia de seguridad del archivo original.
- Instale la actualización de fin de año.
- Cree el archivo de fin de año.
- Realice una copia de seguridad del nuevo archivo.
- Compruebe la información de la instrucción W-2 y 1099-R.
- Imprima las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3.
- Imprima los formularios 1099-R y el formulario de transmisión de 1096 y formularios ACA.
- (Opcional) Cree un archivo electrónico W-2.
- (Opcional) Archivar la información de recursos humanos de los empleados inactivos.
- Configurar períodos fiscales.
- (Opcional) Cierre los períodos fiscales de la serie de nóminas.
- Instale la actualización fiscal de nóminas.
Lista de comprobación alternativa de fin de año de nómina
Si debe procesar la nómina del año nuevo antes de completar los procedimientos de cierre del año anterior, siga los pasos descritos en esta lista de comprobación alternativa:
- Compruebe que ha instalado la actualización más reciente del impuesto sobre nóminas.
- Complete todas las ejecuciones de pago para el año actual.
- (Opcional) Complete todos los procedimientos de fin de mes, período o trimestre para el año actual.
- Realice una copia de seguridad del archivo original.
- Instale la actualización de fin de año.
- Cree el archivo de fin de año.
- Realice una copia de seguridad del nuevo archivo.
- Compruebe la información de la instrucción W-2 y 1099-R.
- (Opcional) Archivar la información de recursos humanos de los empleados inactivos.
- Configurar períodos fiscales.
- (Opcional) Cierre los períodos fiscales de la serie de nóminas.
- Instale la actualización fiscal de nóminas.
- Procesar la nómina del año nuevo.
Detalles de fin de año del módulo nómina
Paso 1: Comprobar que ha instalado la actualización más reciente del impuesto sobre nóminas
Descargue las instrucciones de instalación y actualización de la tabla fiscal más recientes para asegurarse de que el límite de salarios de FICA es correcto. Para acceder a las páginas de actualización fiscal de nóminas de EE. UU., seleccione el vínculo Impuestos de EE. UU. para su versión en la página Directorio de recursos de Microsoft Dynamics GP o seleccione el vínculo siguiente:
Actualización fiscal de nóminas de EE. UU. para Microsoft Dynamics GP
Paso 2: Completar todas las ejecuciones de pago para el año actual
Paso 3: (Opcional) Complete todos los procedimientos mensuales y trimestrales de fin de mes, fin de período o trimestre para el año actual
Para obtener más información sobre los procedimientos de fin de período para la nómina de Microsoft Dynamics GP, use las guías imprimibles para obtener el manual imprimible para la nómina de EE. UU.
Paso 4: Realizar una copia de seguridad del archivo original
Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, asegúrese de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.
Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:
En Microsoft Dynamics GP, seleccione Copia de seguridad de mantenimiento>de Microsoft Dynamics GP.>
Nota:
Se abre la ventana De copia de seguridad de la compañía .
En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la empresa.
Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.
Nota:
Se recomienda asignar un nombre a esta actualización anterior al año anterior al año para diferenciarla de las demás copias de seguridad.
Paso 5: Instalar la actualización de fin de año
Para instalar la actualización de fin de año de nómina, debe seguir los pasos descritos en el documento de fin de año de Microsoft Dynamics GP para EE. UU. La instalación debe realizarse en cada equipo que tenga Instalado Microsoft Dynamics GP. Cuando se publique la actualización, instale la actualización y descargue la actualización del año final de EE. UU. para Microsoft Dynamics GP.
Nota:
Revise los documentos USYE y W-2 DataSource para obtener más información sobre lo que se incluye en la actualización de fin de año, listas de comprobación que se deben seguir, preguntas más frecuentes, procedimientos de fin de año, W2s electrónicos e informes.
Paso 6: Crear el archivo de fin de año
Para crear el archivo de fin de año en Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamic GP Tools Routines Payroll Year-End Closing (Cierre del año de finalización>del año) de las herramientas>dinámicas>de GP>de Microsoft.
Paso 7: Realizar una copia de seguridad del nuevo archivo
Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, asegúrese de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.
Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Copia de seguridad de mantenimiento>de Microsoft Dynamics GP.>
- En la lista Nombre de la compañía, seleccione el nombre de la empresa.
- Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.
Nota:
Se recomienda asignar un nombre a esta copia de seguridad después del año final del archivo para diferenciarla de las demás copias de seguridad.
Paso 8: Comprobar la información de la instrucción W-2 y 1099-R
Para ver la información de W-2 en Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools>Routines Payroll Edit W-2s (Edición de nóminas>> de microsoft Dynamics GP).>
Para ver la información de 1099-R en Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas de rutinas>>de herramientas de Microsoft Dynamics GP>Edit 1099-Rs.
Nota:
Si cambia la información de W-2 o 1099-R, se recomienda realizar otra copia de seguridad.
Paso 9: Imprimir las instrucciones W-2 y el formulario de transmisión W-3
Para imprimir las instrucciones W-2, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de herramientas de Microsoft Dynamics GP>>Print>W-2s.
- En la ventana Imprimir formularios W-2, especifique la siguiente configuración:
- Imprimir W-2s para: Fin normal del año
- Imprimir: formularios W-2
- Seleccione Imprimir.
Para imprimir el formulario de transmisión W-3, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de herramientas de Microsoft Dynamics GP>>Print>W-2s.
- En la ventana Imprimir formularios W-2, especifique la siguiente configuración:
- Imprimir W-2s para: Fin normal del año
- Imprimir: Formulario de transmisión W-3
- Seleccione Imprimir.
Paso 10: Imprimir los formularios 1099-R, el formulario de transmisión 1096 y los formularios de ACA
Para imprimir los formularios 1099-R, siga estos pasos:
En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll Print>1099-Rs.
En la ventana Imprimir formularios 1099-R , seleccione 1099-R Forms y, a continuación, seleccione Imprimir.
Nota:
Puede imprimir formularios employee1099-R tantas veces como sea necesario.
Para imprimir el formulario de transmisión 1096, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll Print>1099-Rs.
- En la ventana Imprimir formularios 1099-R , seleccione 1096 Formulario transmitido y, a continuación, seleccione Imprimir.
Para imprimir los formularios 1095-C (ACA), siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de herramientas de Microsoft Dynamics GP>>Print>W-2s.
- En la ventana Imprimir formularios W-2, seleccione 1095-C y, a continuación, seleccione Imprimir.
Para imprimir el formulario de transmisión 1094-C, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Rutinas>de herramientas de Microsoft Dynamics GP>>Print>W-2s.
- En la ventana Imprimir formularios W-2, seleccione 1094-C Transmital y, a continuación, seleccione Imprimir.
Paso 11: (Opcional) Crear un archivo electrónico W-2
Para crear un archivo electrónico W-2, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools>Routines PayrollS W-2 Electronic File(Rutinas>de herramientas de Microsoft Dynamics GP).>>
- En la ventana W-2 Electronic File (Archivo electrónico W-2), active la casilla situada junto a cada empresa que quiera incluir en su archivo electrónico W-2.
- En el campo Número de id. de usuario, escriba el número de identificador de usuario (anteriormente denominado PIN).
- Seleccione Remitente. Se abre la ventana Información del remitente del archivador electrónico. Escriba la información de envío.
- Cambie la información de destino del archivo en el campo Nombre de archivo si es necesario.
- Seleccione Crear archivo o Guardar para almacenar la información para crear el archivo más adelante.
Paso 12: (Opcional) Archivar la información de recursos humanos de los empleados inactivos
Para archivar la información de recursos humanos de los empleados inactivos, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools Utilities>Human Resources Archive Employee(Empleados de archivo de recursos>humanos de Microsoft Dynamics GP>Tools).>
Paso 13: Configurar períodos fiscales
Para configurar períodos fiscales para el próximo año en Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools>Setup Company Fiscal Periods (Períodos fiscales de la empresa>de configuración>de herramientas de Microsoft Dynamics GP).>
Nota:
Es posible que quiera cerrar todos los períodos excepto el período 1 para evitar que los usuarios publiquen en períodos futuros. Se trata de un "cierre temporal" y simplemente impide que los usuarios publiquen transacciones en estas fechas o períodos.
Paso 14: (Opcional) Cierre de períodos fiscales para la serie de nóminas
Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para bloquear todos los períodos fiscales que aún están abiertos durante el año. Al cerrar o bloquear los períodos fiscales, evita que los usuarios publiquen accidentalmente transacciones en el período incorrecto o en el año incorrecto.
Antes de cerrar un período fiscal, compruebe que ha publicado todas las transacciones durante el período y durante el año para todos los módulos. Para después publicar una transacción en un período fiscal que haya cerrado, primero debe volver a abrir el período en la ventana Configuración de períodos fiscales.
Para bloquear la contabilización en un período fiscal, siga estos pasos:
En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Tools Setup Company Fiscal Periods(Períodos fiscales de la empresa>) de Microsoft Dynamics GP>Tools.>>
Active la casilla Nómina para cada período que cierre.
Paso 15: Instalar la actualización de impuestos de nómina
Para instalar la actualización fiscal de nóminas para el año nuevo, siga estos pasos:
- En Microsoft Dynamics GP, seleccione Microsoft Dynamics GP Maintenance U.S. Payroll Updates Check for Tax Updates (Buscar actualizaciones> fiscales de Microsoft Dynamics GP>Maintenance>de EE.UU.).
- En la ventana Método de actualización fiscal, seleccione Automático y, a continuación, seleccione Siguiente.
- En el campo Número de autorización, escriba el número de autorización y, a continuación, seleccione Iniciar sesión.
- Seleccione Finalizar.