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Procedimientos de cierre de año para la administración de créditos en Microsoft Dynamics GP

  • Artículo

Este artículo contiene listas de comprobación para el proceso de cierre de año en Administración de créditos en Microsoft Dynamics GP. Este artículo también contiene información detallada para cada paso del proceso de cierre de fin de año y cómo agregar la información del cargo financiero de año a la fecha a los estados de cuenta de los clientes de diciembre y enero.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 857444

Resumen

Nota:

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

En este artículo se describen los procedimientos recomendados de cierre de año para la administración de créditos en Microsoft Dynamics GP. Lea este artículo antes de realizar uno o varios de los procedimientos.

Lista de comprobación de cierre de año

Puede usar esta lista de comprobación para el final del año fiscal y para el final del año natural.

Nota:

Aunque la administración de créditos distingue fechas, los siguientes elementos se actualizan en función del cierre de La administración de créditos:

  • Los objetos SmartList
  • Informes de resumen de la administración de créditos
  • La vista Importes desde el último cierre en la ventana Resumen del cliente

Por lo tanto, le recomendamos que siga estos pasos para que los objetos SmartList, los informes de resumen de Administración de créditos y la vista Importes desde el último cierre contengan la información correcta:

  1. Contabilizar todas las transacciones de ventas y créditos del año.
  2. Realice una copia de seguridad de cierre antes de fin de año.
  3. Cierre el año.
  4. Cierre los períodos fiscales. (Este paso es opcional).
  5. Cierre el ejercicio fiscal.
  6. Realice una copia de seguridad posterior al cierre del año.

Paso 1: Contabilizar todas las transacciones de ventas y créditos del año

Registre todas las transacciones de ventas y créditos del año antes de cerrar el año. Si desea especificar las transacciones de ventas y créditos para un período futuro antes de cerrar el año, cree un lote que contenga las transacciones. A continuación, guarde el lote. A continuación, publique el lote después de cerrar el año.

Debe cerrar el año porque algunas áreas de Microsoft Dynamics GP no distinguen fechas. Si no cierra el año después de especificar todas las transacciones del año actual y antes de especificar transacciones para el año siguiente, estas áreas contendrán información incorrecta. Sin embargo, si tiene que cambiar la información, puede cambiar la información en la vista Importes desde el último cierre en la ventana Resumen del cliente y en la ventana Resumen de cargos financieros del cliente. Las áreas siguientes son las áreas de Microsoft Dynamics GP que no distinguen fechas.

  • La vista Importes desde el último cierre en la ventana Resumen del cliente

    Para abrir la vista Importes desde el último cierre en la ventana Resumen del cliente, siga estos pasos:

    1. En el menú Tarjetas , seleccione Ventas y, a continuación, seleccione Resumen.
    2. En la ventana Resumen del cliente, escriba un identificador de cliente en el cuadro Id. de cliente .
    3. En la lista Vista de resumen , seleccione Importes desde el último cierre.

  • Ventana Resumen de cargos financieros del cliente

    Para abrir la ventana Resumen de cargos financieros del cliente, siga estos pasos:

    1. En el menú Tarjetas , seleccione Ventas y, a continuación, seleccione Resumen.
    2. En la ventana Resumen del cliente, escriba un identificador de cliente en el campo Id. de cliente .
    3. Seleccione Cargos financieros.

  • Los objetos SmartList

    Para ver las columnas SmartList que se ven afectadas, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Columnas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione SmartList, expanda Ventas, clientes y, a continuación, seleccione Agregar.

    2. Seleccione los siguientes elementos en la lista Columnas disponibles .

      Nota:

      Los elementos marcados con un asterisco se ven afectados por el cierre del año natural. Todas las demás posiciones se ven afectadas por el cierre del ejercicio.

      • Promedio de días de pago : año
      • Cargos financieros CYTD
      • Calendario de LYR de cargos financieros
      • LYR de alto equilibrio
      • YTD de alto equilibrio
      • Número de documentos ADTP: LYR
      • Número de documentos ADTP: año
      • Número de comprobaciones de NSF YTD
      • Total # FC LYR
      • Total # FC YTD
      • Total # Facturas LYR
      • Total # Facturas YTD
      • Cantidad total de YTD de comprobación de NSF
      • Total Bad Debt LYR
      • Total de deudas incorrectas YTD
      • Total de efectivo recibido LYR
      • Total de efectivo recibido YTD
      • Total de descuentos disponibles YTD
      • Total de descuentos recibidos por LYR
      • Total de descuentos tomados YTD
      • Total de cargos financieros LYR
      • Total de cargos financieros YTD
      • Total devuelve LYR
      • Total de devoluciones YTD
      • Total de ventas LYR
      • Total de ventas YTD
      • Total de FC LYR exentos
      • Total de fc ytd exentos
      • Total de escrituras de LYR
      • Total de escrituras YTD
      • Cargos financieros no pagados YTD
      • Escritura de offs LYR
      • Escritura offs YTD

    3. Seleccione Aceptar.

    4. Seleccione Aceptar.

Paso 2: Realizar una copia de seguridad de cierre antes de fin de año

Cree una copia de seguridad antes de cerrar el año. Coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Esta copia de seguridad garantiza que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la información de esta copia de seguridad si tiene que hacerlo. Por ejemplo, esta copia de seguridad le permitiría recuperarse rápidamente si se produjo una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de fin de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la ventana Copia de seguridad de la empresa, seleccione el nombre de la empresa en la lista Nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre PreYearEndClosingBackup20XX. (Escriba el año del marcador de posición XX ).

Paso 3: Cerrar el año

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, Rutinas, Ventas y cierre de fin de año.

  2. Si va a cerrar el año fiscal y el año natural al mismo tiempo, seleccione Todo. Si está cerrando solo el año natural, seleccione Calendario. Si está cerrando solo el año fiscal, seleccione Fiscal.

  3. Active la casilla Imprimir informe y, a continuación, seleccione Cerrar año.

    Nota:

    Se recomienda conservar una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría permanentes de fin de año.

Detalles del año natural

El proceso de fin de año natural en Microsoft Dynamics GP borra los campos siguientes en la ventana Resumen del cliente:

  • Cargos financieros CYTD
  • Total # FC YTD
  • Total de cargos financieros YTD
  • Total de fc ytd exentos
  • Cargos financieros no pagados YTD

El proceso de fin de año natural actualiza los importes en los campos siguientes:

  • Calendario de LYR de cargos financieros
  • Total # FC LYR

Detalles del ejercicio

El proceso de fin de año fiscal en Microsoft Dynamics GP borra los campos siguientes en la ventana Resumen del cliente:

  • Promedio de días de pago : año
  • YTD de alto equilibrio
  • Número de documentos ADTP: año
  • Número de comprobaciones de NSF YTD
  • Total # Facturas YTD
  • Cantidad total de YTD de comprobación de NSF
  • Total de deudas incorrectas YTD
  • Total de efectivo recibido YTD
  • Total de descuentos disponibles YTD
  • Total de descuentos tomados YTD
  • Total de devoluciones YTD
  • Total de ventas YTD
  • Total de escrituras YTD
  • Escritura offs YTD

El proceso de fin de año fiscal actualiza los importes en los campos siguientes:

  • LYR de alto equilibrio
  • Número de documentos ADTP: LYR
  • Total # Facturas LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Total de efectivo recibido LYR
  • Total de descuentos recibidos por LYR
  • Total devuelve LYR
  • Total de ventas LYR
  • Total de escrituras de LYR
  • Escritura de offs LYR

Paso 4: Cerrar los períodos fiscales (este paso es opcional)

Para evitar que los usuarios publiquen accidentalmente transacciones en un período incorrecto o en un año incorrecto, use la ventana Configuración de períodos fiscales para cerrar todos los períodos fiscales que todavía están abiertos para el año. Antes de cerrar los períodos fiscales, compruebe que ha registrado todas las transacciones del período y del año para todos los módulos. Si posteriormente debe registrar transacciones en un período fiscal que ya ha cerrado, puede volver a la ventana Configuración de períodos fiscales para volver a abrir el período de modo que pueda registrar las transacciones.

Para cerrar un período fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
  2. Active la casilla Ventas para el período que desea cerrar.

Paso 5: Cerrar el año fiscal

Nota:

Siga estos pasos solo después de completar los procedimientos de cierre de año para todos los módulos de ventas y compras.

Para cerrar el ejercicio fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, Rutinas, Empresa y, a continuación, seleccione Impuestos Year-End Cerrar.

  2. Active la casilla Cerrar año y, a continuación, active la casilla Imprimir informe .

  3. Seleccione Proceso.

    Nota:

    Se recomienda conservar una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría permanentes de fin de año.

Paso 6: Realizar una copia de seguridad posterior al cierre del año

Cree una copia de seguridad después de cerrar el año. Coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Esta copia de seguridad garantiza que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la información de esta copia de seguridad si tiene que hacerlo. Por ejemplo, esta copia de seguridad le permitiría recuperarse rápidamente si se produjo una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de fin de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la ventana Copia de seguridad de la empresa, seleccione el nombre de la empresa en la lista Nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre PostYearEndClosingBackup20XX. (Escriba el año del marcador de posición XX ).

Gastos financieros anuales en los estados de cuenta de los clientes de diciembre y enero

Los cargos financieros anuales no se imprimen automáticamente en los estados de cuenta de los clientes de diciembre y enero.

Instrucciones de diciembre

Para agregar los cargos financieros anuales a los estados de diciembre, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, Personalización y, a continuación, seleccione Escritor de informes.

  2. En la lista Producto , seleccione Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Aceptar.

  3. Seleccione Informes.

  4. Use el método adecuado:

    • Si no ha modificado previamente el formulario de instrucción, seleccione el formulario de instrucción que imprima en la lista Informes originales , seleccione Insertar y, a continuación, seleccione el formulario de instrucción en la lista Informes modificados .
    • Si ha modificado previamente el formulario de instrucción, seleccione el formulario de instrucción en la lista Informes modificados .

  5. Seleccione Abrir.

  6. En la ventana Definición de informe, seleccione Tablas.

  7. En la ventana Relaciones de tabla de informes, seleccione RM Customer MSTR y, a continuación, seleccione Nuevo.

  8. En la ventana Tablas relacionadas, seleccione Resumen maestro del cliente y, a continuación, seleccione Aceptar.

  9. Seleccione Cerrar.

  10. Seleccione Diseño.

  11. En la lista de recursos del cuadro Cuadro de herramientas , seleccione Resumen maestro del cliente.

  12. En la lista de campos, arrastre Finance Charges CYTD al diseño del informe. Puede colocar este campo en cualquier sección del informe.

  13. En el menú Archivo , seleccione Microsoft Dynamics GP. Cuando se le pida que guarde los cambios, seleccione Guardar.

  14. Si no ha modificado previamente este informe, debe conceder seguridad al informe. Para ello, siga estos pasos:

    1. En el menú Microsoft Dynamics GP , seleccione Herramientas, Configuración, Sistemas y, a continuación, seleccione Formularios e informes alternativos o modificados.
    2. En el cuadro Id. , escriba el id. de usuario.
    3. En la lista Producto , seleccione Microsoft Dynamics GP.
    4. En la lista Tipo , seleccione Informes.
    5. Expanda Ventas y, a continuación, expanda el nodo del formulario modificado.
    6. Seleccione Microsoft Dynamics GP (modificado).

Declaraciones de enero

Para agregar los cargos financieros de año a fecha a los estados de cuenta de enero, siga estos pasos:

  1. Siga los pasos del 1 al 11 en la sección Instrucciones de diciembre .
  2. En la lista de campos, arrastre Finance Charges LYR Calendar al diseño del informe. Puede colocar este campo en cualquier sección del informe.
  3. Siga los pasos 13 y 14 de la sección Instrucciones de diciembre .