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Viva Engage archivos en modo nativo para Microsoft 365

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En el modo nativo para Microsoft 365, todos los archivos Viva Engage deben almacenarse en SharePoint. Es más fácil para los usuarios y administradores acceder a los archivos cuando tiene una única ubicación para el almacenamiento de archivos.

¿Qué ocurre con los archivos de mensajes privados al ejecutar la herramienta De alineación de modo nativo?

  • Los usuarios no podrán cargar archivos en mensajes privados. El uso compartido de vínculos sigue estando disponible.

  • Se eliminan todos los archivos de mensajes privados.

¿Qué ocurre con los archivos de grupo cuando se ejecuta la herramienta de alineación de modo nativo?

  • Los archivos de grupo de Microsoft Azure se copian en la Biblioteca de documentos de SharePoint (SDL) para el grupo.
  • Una vez que los archivos de grupo se copian correctamente en SharePoint, eliminamos la versión que no es de SharePoint de los archivos.
  • Se eliminan los archivos eliminados anteriormente para los grupos.
  • Los nuevos archivos se cargan en SharePoint.
  • Los archivos de grupo que no son de SharePoint se eliminan en un plazo de 30 días después de que se complete la migración.
  • Para los grupos que tienen varios archivos con el mismo nombre, los duplicados se anexan con _X, donde X es un número creciente para cada archivo duplicado (por ejemplo, file_1, file_2, file_3, etc.).
  • Viva Engage archivos que no se alinean con los estándares de nomenclatura de SharePoint se cambia el nombre para cumplir los requisitos.

Reglas de cambio de nombre de archivo

  • Los caracteres no admitidos en SharePoint se reemplazan por un carácter de subrayado ( _ ).
  • Se cambia el nombre de los archivos duplicados o archivos con nombres que ya existen en SharePoint con el siguiente formato: filename_yammerFileID_extension.
  • Los nombres de archivo con un espacio en blanco como primer o último carácter, o que terminan con un punto, se editan para quitar esos caracteres.
  • Los archivos sin nombre se denominan según el formato siguiente: "Viva Engage File", "Viva Engage File (2)", "Viva Engage File (3)", etc.
  • Se cambia el nombre de los archivos con nombres que comienzan por ~$ para quitar la tilde inicial, por ejemplo: "~$Viva Engage File" se cambia a "$Viva Engage File".
  • Los nombres de archivo que contienen vti en cualquier lugar del nombre se reemplazan por - vti-, por ejemplo: "Viva_Engage_vti_File" se cambia a "Viva-Engage-vti-File".
  • Archivos denominados. Lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 - COM9, LPTO - LPT9 o desktop.ini se cambian de nombre para anexar "__file" al nombre, por ejemplo: "COM0" se cambia el nombre a "COM0_file".

Antes de ejecutar las herramientas

Dado que la migración elimina archivos y el proceso es irreversible, se recomienda:

  • Exporte los archivos antes de ejecutar la herramienta y guárdelos en caso de que alguien los pida.

  • Actualice a las versiones más recientes de Viva Engage aplicaciones de Android, Viva Engage iOS y Viva Engage Desktop, ya que las versiones anteriores tienen problemas para cargar archivos en SharePoint.

  • Si se usan API de terceros para cargar archivos, use la versión más reciente de Cargar archivos en grupos de Viva Engage. Las versiones anteriores están bloqueadas y las cargas de archivos no funcionan.

  • Notificar a los usuarios antes de la migración. En concreto, infórmeles de que los archivos de Viva Engage mensajes privados se eliminarán y ya no serán accesibles. Solo la versión más reciente del archivo se migra a SharePoint y las versiones anteriores no se copian. El recuento de seguidor no se copia. Los usuarios ya no pueden marcar los archivos como oficiales.

Administración experiencia paso a paso

  1. Exporte todos los archivos. Obtenga más información sobre cómo exportar datos Viva Engage.

  2. Inicie la herramienta Alineación de Microsoft 365.

  3. Descargue el informe de alineación, que proporciona detalles sobre los archivos que tiene cada usuario y grupo.

    • Cada usuario tiene un recuento para el número total de archivos de mensajes privados. Estos archivos se eliminarán después de ejecutar la herramienta.
    • Cada grupo tiene un recuento de Viva Engage y archivos de SharePoint. Tenemos previsto migrar todos los archivos Viva Engage a SharePoint. Los archivos existentes de SharePoint no se verán afectados.

  4. Autorice y ejecute la herramienta.

    • Acuerdo de Nivel de Servicio: hasta 30 días para redes con < archivos de 100 K
    • Acuerdo de Nivel de Servicio: hasta 45 días para redes con > archivos de 100 K

  5. Una vez completada la herramienta Alineación de Microsoft 365, revise el informe de errores y determine si son necesarios otros pasos antes de que la red pueda estar en modo nativo para Microsoft 365.

Experiencia del usuario final

En esta tabla se explica la experiencia esperada del usuario final para los archivos mientras se ejecuta la herramienta:

Tareas Grupos de Viva Engage de Microsoft 365 Grupos de Viva Engage no conectados Private Messages
Eliminar archivos El usuario puede eliminar archivos El archivo no se migra a SharePoint. Los archivos se eliminan y los usuarios no tienen acceso.
Editar archivo Los archivos editados se almacenan en SharePoint Solo el archivo más reciente se migra a SharePoint. Si un usuario edita un archivo durante la migración, corre el riesgo de perder datos. Las versiones anteriores ya no son accesibles en SharePoint. N/D
Nuevo archivo Los nuevos archivos se almacenan en SharePoint El archivo está en Microsoft Azure, pero se migró a SharePoint en el momento en que la herramienta ha completado su trabajo. N/D

Si se elimina un grupo, se eliminan todos los archivos de ese grupo (no se migran).

Después de entrar correctamente en modo nativo

  • Todos los archivos de grupo se almacenan en SharePoint, lo que proporciona una experiencia de administración de archivos coherente.

  • La búsqueda de archivos puede realizarse desde SharePoint y Viva Engage. Viva Engage busca los primeros 5000 caracteres de archivos en el almacenamiento en la nube de Microsoft Azure y el título y el autor, pero solo busca el título y el autor de los archivos almacenados en SharePoint.

Nota:

Si recibe un código de error durante el proceso de alineación del modo nativo, consulte la sección Códigos de error del tema Solución de problemas del modo nativo para obtener más información.

Información general sobre el modo nativo

Solución de problemas con el modo nativo para Microsoft 365