Información general

Viva Goals permite la importación masiva de objetivos, resultados clave e iniciativas mediante una plantilla estándar de Excel. La importación masiva le permite tomar listas preexistentes de OKR e iniciativas y agregarlas rápidamente a Viva Goals.

Requisitos previos y aspectos a tener en cuenta

Max OKR e iniciativas: Solo se pueden importar 1000 registros a la vez. Divida los archivos si hay más de 1000 OKR que se van a importar.

Formato de archivo: Los archivos solo se deben guardar como .xlsx (la plantilla se proporcionará en .xlsx).

Nombre de archivo: No cambie el nombre de las hojas, ya que es fundamental que el sistema las detecte automáticamente durante el proceso de importación. Tampoco cambie el nombre o quite los encabezados de columna de la plantilla.

Rol y permiso:

• Solo los administradores de la organización, los propietarios de la organización y los propietarios del equipo tienen esta opción habilitada.
  • Administrador de la organización, propietario de la organización : se permite importar OKR e iniciativas en cualquier equipo y en la organización.
  • Propietario del equipo : solo se permite importar OKR e iniciativas a equipos en los que el usuario es propietario del equipo.

Cómo importar OKR e iniciativas

1. Vaya al equipo o a la organización donde desea importar OKR e iniciativas, seleccione la lista desplegable situada junto al botón Agregar objetivo y seleccione Importar OKR.
2. Lea las instrucciones para usar la plantilla y seleccione en el vínculo Descargar la plantilla de Excel.
   1. La plantilla de Excel también incluye todas las instrucciones necesarias en la hoja Léame .
   2. Consulte la hoja Campos básicos y Campos avanzados en Excel para obtener más información sobre cada campo en detalle.
3. Rellene los detalles de OKR e Iniciativa en la pestaña OKR e Iniciativa y guarde el archivo con la extensión .xlsx.
4. Arrastre y coloque el libro de Excel rellenado en la sección de carga de archivos (a la derecha) o seleccione en el hipervínculo para seleccionar el archivo del almacenamiento local.
5. Verá una vista previa de algunos registros del archivo para asegurarse de que ha seleccionado el correcto.
6. Si el archivo es correcto, seleccione Importar.

Importante

El sistema puede tardar algún tiempo en importar los registros del archivo.

Para ver los detalles del estado de importación y los detalles de las importaciones iniciadas en los últimos 28 días, seleccione Ver estado en el banner que aparece en la parte superior o seleccione en la foto de perfil y elija Configuración de > la cuenta Mi resumen de importación.

Una vez completada la importación, puede descargar el informe de estado de importación desde la página Mi resumen de importación para ver qué OKR e iniciativas se importaron correctamente y cuáles no.

Para los registros que no se han importado, consulte la columna "reason" del informe Estado de importación. Rectifique los errores y vuelva a cargar en el mismo archivo. Tenga en cuenta que el sistema no crea registros duplicados si los atributos de las OKR e iniciativas como Propietario, Título, Período de tiempo y Equipo/Organización a los que pertenece no se modifican.

Preguntas más frecuentes (preguntas más frecuentes)

1. ¿Cuáles son los formatos de archivo admitidos?

   1. Solo .xlsx archivos.

2. ¿Alguna de las limitaciones que los usuarios deben tener en cuenta?

   1. El número de filas en Excel no debe ser mayor que 1000.
   2. El límite de tamaño del archivo es de 5 MB.
   3. El archivo no debe protegerse.
   4. Evite cambiar el nombre de la hoja (para la detección rápida), cambiar el nombre de los encabezados de columna y quitar columnas.

3. ¿Dónde pueden aprender los usuarios qué columnas son necesarias, qué debe rellenarse y otros detalles?

   1. En la pestaña Instrucciones de la plantilla de Excel se explica lo que se necesita en detalle.

4. ¿Esta característica solo agrega nuevos OKR e iniciativas?

   1. La característica también modifica las OKR o iniciativas existentes si se encuentra una coincidencia exacta en el sistema de Viva Goals. Las coincidencias se identifican en función del título, el propietario de okr o iniciativa, el tipo (organización, nombre del equipo, individual) y el período de tiempo, lo que evita la creación de OKR e iniciativas duplicadas.

5. ¿Cómo pueden los usuarios alinear un OKR secundario con un OKR primario?

   1. El OKR primario y secundario deben existir en la hoja de Excel.
   2. Copie el valor De referencia de OKR del elemento primario en el campo OkR primario del elemento secundario.

6. ¿Cómo pueden encontrar los usuarios el estado de su progreso de importación?

   1. Una vez completada la importación, se enviará un correo electrónico al usuario con un resumen. Se incluirá un vínculo a la página de resumen de importación donde los usuarios pueden descargar el archivo de Excel de estado de importación. Este archivo proporciona información de estado para cada OKR en el archivo de Excel cargado.

7. ¿Cuánto tiempo se debe tardar en completar la importación una vez que el usuario envía el archivo?

   1. Según el tamaño del archivo y el número de filas, puede tardar hasta 30 minutos.

8. ¿Qué usuarios pueden importar OKR desde un archivo de Excel?

   1. El usuario debe tener uno de estos roles para poder ver la opción de importación de OKR:
      1. Administrador de la organización
      2. Propietario del equipo
      3. Propietario de la organización

      Nota:

      Tenga en cuenta que los propietarios del equipo solo pueden importar OKR a los equipos donde son propietarios del equipo y no al nivel de organización.

9. ¿Cómo pueden los usuarios saber que los OKR no se importaron correctamente y cómo se pueden volver a cargar?

   1. La hoja de Excel de estado de importación tiene una columna dedicada que detalla el problema de cada OKR que produjo un error en la operación de importación.
   2. Los usuarios pueden leer los detalles, realizar los cambios necesarios en la misma hoja o en el sistema Viva Goals y reiniciar el proceso de importación con la misma hoja.

10. Si los propietarios de OKR no forman parte de la organización Viva Goals, ¿puede un usuario obtener permisos de importación?

    1. No. Los usuarios deben existir en la organización de Viva Goals durante el momento de la importación.

11. ¿Deben existir los propietarios de OKR, los períodos de tiempo y los equipos antes de importar los OKR?

    1. Sí, los propietarios de OKR, los períodos de tiempo y los equipos no se pueden crear ni invitar como parte del proceso de importación de OKR. Si intenta agregarlos a través de la importación, se producirá un error.