Invitar y quitar usuarios en Objetivos Viva

Para incorporar toda la organización a Objetivos Viva, envíe una invitación a todos los miembros del equipo.

Antes de cualquiera de estos procedimientos, debe iniciar sesión en Objetivos Viva mediante Azure Active Directory y crear una cuenta para su organización.

Para iniciar sesión en Objetivos Viva, visite: https://goals.microsoft.com/

Agregar usuarios mediante invitación después de crear una organización

  1. Después de crear una organización, seleccione Continuar.

  2. Se le llevará a la página Invitar a miembros , donde puede escribir los nombres de los usuarios que desea agregar a su organización.

    Como alternativa, también puede agregar un grupo de Azure Active Directory con todos los usuarios a los que desea invitar.

  3. Si su organización es pública, tiene la opción de compartir un vínculo para unirse a la organización con los usuarios.

Nota:

Asegúrese de que todos los usuarios están aprovisionados en la cuenta de Azure Active Directory de su organización.

Agregar miembros a través de la invitación de Objetivos Viva

Para invitar a los usuarios en el menú Objetivos Viva, seleccione el botón Agregar miembros .

O bien, si es el administrador de la organización, también puede ir a Configuración y seleccionar Agregar miembros en la pestaña Usuarios.

Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo donde un administrador usa el botón Invitar a usuarios.

Otra manera de hacerlo es seleccionar Usuarios en el menú y, a continuación, seleccionar el botón Agregar miembros .

Captura de pantalla que muestra otra opción para agregar miembros.

Adición de un grupo de AAD mediante invitación

Para invitar a un grupo, puede seleccionar el botón Agregar miembros siguiendo cualquiera de los métodos mencionados anteriormente. Escriba el nombre del grupo de AAD en el elemento emergente que aparece. Se enviará una invitación a la dirección de correo electrónico del grupo.

Ahora, todos los miembros del grupo serán aptos para iniciar sesión. El registro de usuario se agregará a la lista Todos los usuarios después de iniciar sesión por primera vez.

Nota:

Cada vez que se agrega un usuario al grupo de AAD, se convierte automáticamente en apto para iniciar sesión en Objetivos Viva. Sin embargo, tendrán que iniciar sesión, al menos una vez, para que aparezcan en la lista Todos los usuarios .

Eliminar a un usuario

Para quitar un usuario de la organización, un administrador puede desactivar o eliminar su cuenta: vaya a Administración ->Users. Busque el usuario que desea quitar y seleccione Acciones ->Desactivar o Acciones ->Eliminar. En cualquier caso, ya no se le facturará por ese usuario.

Si ha invitado a los usuarios a usar un grupo de AAD, también puede quitar al usuario del grupo para desactivarlo en Objetivos Viva.

Desactivación frente a eliminación de un usuario

Un usuario desactivado permanecerá visible en Objetivos Viva, pero no podrá iniciar sesión. El usuario permanecerá asignado como propietario de los OKR que tuviera. No se podrán buscar en Todos los usuarios y se mostrarán como desactivados en la sección Usuarios de las herramientas de administración.

Captura de pantalla que muestra los usuarios desactivados.

Para reactivar un usuario, vaya a Acción ->Activar, que restaurará su capacidad de iniciar sesión.

Captura de pantalla que muestra dónde reactiva un usuario.

Eliminar un usuario es una acción permanente y no se puede deshacer. Quita todas sus actividades en el sistema.

Captura de pantalla que muestra la eliminación de un usuario y una advertencia.

Los administradores no pueden eliminar usuarios que actualmente poseen ningún objetivo. Para eliminar esos usuarios, vuelva a asignar primero sus OKR y, a continuación, elimine el usuario.

Captura de pantalla del cuadro de diálogo de error que aparece al intentar eliminar un usuario propietario de objetivos o proyectos.

Escenario de ejemplo de cuándo desactivar un usuario

  • Cuando un empleado pasa de una organización a otra dentro de una empresa

Escenario de ejemplo sobre cuándo eliminar un usuario

  • Cuando el administrador de la organización recibe una solicitud del usuario para eliminar por completo todos los datos que se pueden vincular de nuevo a ellos según las regulaciones del RGPD DSR

Nota:

Para buscar usuarios eliminados o desactivados, vaya a la pestaña Usuarios y seleccione la opción Desactivar filtro en la lista desplegable Estado .

Preguntas más frecuentes (preguntas más frecuentes)

  1. ¿A quién se le puede invitar o conceder acceso a los Objetivos Viva?

    1. Hay dos tipos de usuario en AAD: miembros e invitados. Solo los miembros pueden ser invitados o aprovisionados para acceder a los Objetivos Viva y no a los usuarios invitados.
  2. ¿Se puede invitar a cualquier grupo de Azure Active Directory a Objetivos Viva?

    1. Cualquier grupo de Azure Active Directory, grupos de seguridad, grupos de distribución y grupos de Microsoft 365 se puede invitar a Objetivos Viva.
  3. ¿Cuántos grupos se pueden invitar?

    1. Actualmente, solo se puede invitar a un grupo de Azure Active Directory a Objetivos Viva.
  4. Si solo se puede agregar un grupo, ¿cómo pueden los administradores invitar a toda una organización a Objetivos Viva?

    1. Para invitar a toda una organización, se recomienda que los usuarios anidan todos los grupos existentes o incluyan todos los miembros como parte de un único grupo.
  5. ¿Puedo invitar a un grupo si no soy miembro del grupo?

    1. Sí, puede invitar a cualquier grupo, incluso si no es miembro.
  6. ¿Se enviarán correos electrónicos a todos los usuarios que formen parte de la lista de grupos invitados?

    1. Email no se enviarán a correos electrónicos individuales. En su lugar, el correo electrónico se enviará al correo electrónico del grupo. Y, si el grupo al que pertenece restringe los correos electrónicos al no incluir Objetivos Viva como remitente autorizado, los usuarios no recibirán comunicaciones por correo electrónico.
  7. ¿Aparecerán todos los usuarios del grupo de AAD invitado en la lista "Todos los usuarios"?

    1. Todos los usuarios del grupo podrán iniciar sesión en Objetivos Viva, pero solo los usuarios que hayan iniciado sesión al menos una vez aparecerán en la lista Todos los usuarios .
  8. Si los usuarios se agregan o quitan del grupo, ¿la lista reflejará automáticamente el cambio con la organización correspondiente en Objetivos Viva?

    1. Cuando se agrega un usuario al grupo de AAD que se usó para invitar a usuarios a una organización en Objetivos Viva, el usuario se convierte automáticamente en apto para iniciar sesión, pero no aparecerá en la lista "Todos los usuarios" hasta que haya iniciado sesión al menos una vez.
    2. Cuando un usuario que aparece en la lista Todos los usuarios se quita del grupo de AAD, este cambio también se reflejará automáticamente en Objetivos Viva.
  9. ¿Cómo puedo ver un usuario desactivado o eliminado?

    1. Vaya a Administración-Configuración> y, en la pestaña Usuarios, seleccione la lista desplegable Estado y seleccione Desactivado.