Invitar y quitar usuarios en Viva Goals

Para incorporar toda la organización a Viva Goals, envíe una invitación a todos los miembros del equipo.

Antes de cualquiera de estos procedimientos, debe iniciar sesión para Viva Goals mediante Microsoft Entra ID y crear una cuenta para su organización.

Para iniciar sesión en Viva Goals, visite https://goals.microsoft.com/.

Agregar usuarios mediante invitación después de crear una organización

1. Después de crear una organización, seleccione Continuar.

2. Se le llevará a la página Invitar a miembros , donde puede escribir los nombres de los usuarios que desea agregar a su organización.

   Como alternativa, también puede agregar un grupo de Microsoft Entra con todos los usuarios a los que desea invitar.

3. Si su organización es pública, tiene la opción de compartir un vínculo para unirse a la organización con los usuarios.

Nota:

Asegúrese de que todos los usuarios están aprovisionados y que los aptos tienen licencia para Viva Goals en la cuenta de Microsoft Entra de su organización. Puede obtener más información sobre la asignación de licencias en este artículo.

Agregar miembros mediante invitación desde Viva Goals

Para invitar a los usuarios desde el menú Viva Goals, seleccione el botón Agregar miembros.

O bien, si es el administrador de la organización, puede ir a Configuración y seleccionar Agregar miembros en la pestaña Usuarios.

Otra manera de hacerlo es seleccionar Usuarios en el menú y, a continuación, seleccionar el botón Agregar miembros .

Adición de un grupo de Microsoft Entra mediante invitación

Para invitar a un grupo, puede seleccionar el botón Agregar miembros siguiendo cualquiera de los métodos mencionados anteriormente. Escriba el nombre del grupo Microsoft Entra en el elemento emergente que aparece. Se envía una invitación a la dirección de correo electrónico del grupo.

Ahora, todos los miembros del grupo pueden iniciar sesión. El registro de usuario se agregará a la lista Todos los usuarios después de iniciar sesión por primera vez.

Nota:

Cada vez que se agrega un usuario al grupo de Microsoft Entra, ese usuario se volverá automáticamente apto para iniciar sesión en Viva Goals. Sin embargo, los usuarios tendrán que iniciar sesión al menos una vez para aparecer en la lista Todos los usuarios .

Cómo agregar miembros a un equipo

Los propietarios del equipo pueden configurar su equipo agregando miembros del equipo. Los miembros se pueden agregar al equipo agregando un grupo de Microsoft Entra (grupo de Microsoft 365, grupo de seguridad habilitado para correo o grupo de distribución) o agregando individuos en el inquilino.

Para agregar miembros al equipo, siga estos pasos:

1. Vaya a la página Team OKR .
2. Seleccione la pestaña Miembros del equipo .
3. Seleccione el botón Agregar miembros .
4. Empiece a escribir el nombre del grupo de Microsoft Entra o del individuo. La herramienta de búsqueda devuelve los resultados directamente de Microsoft Entra ID.
5. Seleccione el grupo o la persona que desea agregar.
6. Después de seleccionar los grupos o individuos necesarios, seleccione el botón Agregar miembros. Los grupos o individuos se agregan al equipo como miembros.

Al configurar un equipo, se recomienda agregar uno o varios propietarios de equipo para asegurarse de que la administración del equipo no depende de una persona.

Para asignar permisos de propietario del equipo a un miembro del equipo, siga estos pasos:

Vaya a la pestaña Miembros del equipo. Búsqueda para el miembro en el campo de búsqueda. La herramienta de búsqueda devuelve los resultados directamente de Microsoft Entra ID. Junto al miembro que desea asignar como propietario, seleccione en la lista desplegable más opciones.

• Si el miembro ya se ha agregado al equipo como parte de un grupo o individualmente, la lista desplegable proporciona la opción Crear propietario. Al hacer clic en esta opción, se asigna a este miembro como propietario del equipo.
• Si el miembro aún no se ha agregado al equipo, el botón más opciones proporciona la opción Agregar al equipo. Después de agregar el miembro, repita el proceso anterior para asignarlo como propietario del equipo.

Eliminar a un usuario

Para quitar un usuario de la organización, un administrador puede desactivar o eliminar su cuenta: Vaya a Administración>Usuarios. Busque el usuario que desea quitar y seleccione Desactivar acciones>oEliminaracciones>. En cualquier caso, ya no se le facturará por ese usuario.

Si ha invitado a los usuarios a usar un grupo de Microsoft Entra, también puede quitarlo del grupo para desactivarlo en Viva Goals.

Nota:

Cuando se quita o desactiva un usuario de Active Directory local, la información debe sincronizarse con Microsoft Entra ID para que el usuario también se desactive en Viva Goals. Si hay un retraso en la sincronización de la información entre Active Directory local y Microsoft Entra ID, el usuario afectado podrá acceder a Viva Goals hasta que se desactive.

Desactivación frente a eliminación de un usuario

Un usuario desactivado permanece visible en Viva Goals, pero no podrá iniciar sesión. El usuario permanece asignado como propietario de los OKR que tenía. No se podrán buscar en Todos los usuarios y se mostrarán como desactivados en la sección Usuarios de las herramientas de administración.

Para reactivar un usuario, vaya a Acción>activar, que restaurará su capacidad para iniciar sesión.

Eliminar un usuario es una acción permanente y no se puede deshacer. Quita todas sus actividades en el sistema.

Los administradores no pueden eliminar usuarios que actualmente poseen ningún objetivo. Para eliminar esos usuarios, vuelva a asignar primero sus OKR y, a continuación, elimine el usuario.

Escenario de ejemplo de cuándo desactivar un usuario

• Cuando un empleado pasa de una organización a otra dentro de una empresa

Escenario de ejemplo sobre cuándo eliminar un usuario

• Cuando el administrador de la organización recibe una solicitud del usuario para eliminar por completo todos los datos que se pueden vincular de nuevo a ellos según las regulaciones del RGPD DSR

Nota:

Para buscar usuarios eliminados o desactivados, vaya a la pestaña Usuarios y seleccione la opción Desactivar filtro en la lista desplegable Estado .

Preguntas más frecuentes (preguntas más frecuentes)

1. ¿A quién se puede invitar o conceder acceso a Viva Goals?

   1. Hay dos tipos de usuario en Microsoft Entra ID: miembros e invitados. Solo se pueden invitar o aprovisionar miembros para acceder a Viva Goals y no a los usuarios invitados.

2. ¿Se puede invitar a cualquier grupo de Microsoft Entra ID a Viva Goals?

   1. Cualquier grupo de Microsoft Entra ID, grupos de seguridad, grupos de distribución y grupos de Microsoft 365 se puede invitar a Viva Goals.

3. ¿Cuántos grupos se pueden invitar?

   1. No hay ningún límite en el número de grupos que se pueden agregar a Viva Goals.

4. Si solo se puede agregar un grupo, ¿cómo pueden los administradores invitar a toda una organización a Viva Goals?

   1. Para invitar a toda una organización, se recomienda que los usuarios anidan todos los grupos existentes o incluyan todos los miembros como parte de un único grupo.

5. ¿Puedo invitar a un grupo si no soy miembro del grupo?

   1. Sí, puede invitar a cualquier grupo, incluso si no es miembro.

6. ¿Se enviarán correos electrónicos a todos los usuarios que formen parte de la lista de grupos invitados?

   1. Email no se enviarán a correos electrónicos individuales. En su lugar, el correo electrónico se envía al correo electrónico del grupo. Además, si el grupo al que pertenece restringe los correos electrónicos al no incluir Viva Goals como remitente autorizado, los usuarios no recibirán comunicaciones por correo electrónico.

7. ¿Aparecerán todos los usuarios del grupo de Microsoft Entra invitado en la lista "Todos los usuarios"?

   1. Todos los usuarios del grupo pueden iniciar sesión en Viva Goals, pero solo los usuarios que hayan iniciado sesión al menos una vez aparecerán en la lista Todos los usuarios.

8. Si los usuarios se agregan o quitan del grupo, ¿la lista reflejará automáticamente el cambio con la organización correspondiente en Viva Goals?

   1. Cuando se agrega un usuario al grupo de Microsoft Entra que se usó para invitar a usuarios a una organización en Viva Goals, el usuario se vuelve automáticamente apto para iniciar sesión, pero no aparecerá en la lista "Todos los usuarios" hasta que haya iniciado sesión al menos una vez.
   2. Cuando un usuario que aparece en la lista Todos los usuarios se quita del grupo Microsoft Entra, este cambio también se refleja automáticamente en Viva Goals.

9. ¿Cómo puedo ver un usuario desactivado o eliminado?

   1. Vaya a Administración>Configuración y, en la pestaña Usuarios, seleccione la lista desplegable Estado y seleccione Desactivado.

10. Las actualizaciones del administrador realizadas en Microsoft Entra ID no se reflejan en Viva Goals. ¿Por qué?

    1. Los cambios realizados en Microsoft Entra ID se insertan en Viva Goals solo después de que los usuarios correspondientes cierren sesión e inicien sesión en Viva Goals. Hasta entonces, las actualizaciones no se reflejarán en Viva Goals. Para resolverlo, cierre la sesión y vuelva a iniciar sesión en Viva Goals.

11. Si los usuarios se agregan o quitan del grupo, ¿la lista reflejará automáticamente el cambio con la organización correspondiente en Viva Goals?

    1. Cuando los usuarios se eliminan de Microsoft Entra ID, no se eliminan ni desactivan en Viva Goals inmediatamente. En el Azure Portal, cuando se elimina un usuario, se encuentra en una fase de eliminación temporal durante un período de 30 días. Durante este período, el administrador tiene la posibilidad de recuperar la cuenta. Si la cuenta no se recupera durante 30 días, se elimina permanentemente de Azure y se obtiene una actualización para eliminar o desactivar lo mismo en Viva Goals.