Llevar a cabo una prueba piloto de usuario

Si decide deshabilitar el correo electrónico de briefing de su organización, puede ejecutar primero un piloto con un subconjunto de usuarios. Especialmente en el caso de las organizaciones grandes, un piloto a pequeña escala es un primer paso natural para validar la preparación del usuario, identificar y mitigar problemas y ayudar a garantizar una implementación correcta en toda la organización.

Para lograr los resultados más realistas, el piloto debe implicar a un grupo de usuarios reales, imitar cómo se comunican y colaboran periódicamente y comprobar las experiencias técnicas y de usuario. 

Esquema de la logística piloto

Una prueba piloto correcta incluye lo siguiente:

  • Fechas de inicio y finalización definidas y objetivos claramente definidos para medir el éxito. Estos objetivos pueden ayudarle a planear el lanzamiento una vez completado el piloto.
  • Espere suficiente tiempo para ejecutar el piloto y evaluar su impacto, que se recomienda un mínimo de 30 días.
  • Incluya a las partes interesadas y participantes adecuadas, sabiendo que puede agregar más usuarios a lo largo del piloto, si es necesario.
  • Comience poco a poco y tómese tiempo para pausar, evaluar los resultados y ajustar el piloto.

Reclutar participantes piloto

La tarea más importante al planear un piloto es seleccionar cuidadosamente a los participantes. En la actualidad, el correo electrónico de briefing muestra información, como las tareas identificadas en el correo electrónico y los documentos relacionados con las próximas reuniones. Los mejores participantes para el piloto son las personas que tienen una actividad coherente de correo electrónico y calendario, ya que periódicamente obtendrían el correo electrónico de briefing y pueden beneficiarse al máximo usándolo para las actividades diarias de trabajo.

Un excelente lugar para empezar es preguntar a las partes interesadas y a los administradores del departamento qué equipos creen que se beneficiarían de la asistencia ofrecida en el correo electrónico de briefing. El piloto también debe extenderse a las personas clave de TI, formación, comunicaciones corporativas y el departamento de soporte técnico. Esto permite a los usuarios de roles clave de su organización tener la oportunidad de familiarizarse con las funcionalidades del correo electrónico de briefing.

Sugerencia

Al seleccionar un grupo de personas para el piloto de briefing, asegúrese de incluir a aquellos que comprueben el correo electrónico en clientes compatibles con adaptive. La versión adaptable garantiza que los usuarios obtengan la experiencia óptima con vínculos a tareas abiertas, próximas reuniones, documentos relacionados y tiempo de enfoque sugerido del libro, todo ello dentro del correo electrónico.

Puede controlar quién recibe el correo electrónico de briefing en el piloto de una de las siguientes maneras:

  • Use el Centro de administración para establecer el estado predeterminado para todas las personas de la organización como no participar. Después, aconseja a los participantes piloto que opten por recibir el correo electrónico de briefing en su aplicación Ideas Viva en Teams o en la web.

  • Use PowerShell para deshabilitar la sesión informativa para usuarios no piloto y dejar habilitados los usuarios piloto. En el centro de administración, haga que todos los usuarios opten por participar de forma predeterminada.

    • Los usuarios que estén habilitados y que hayan optado por participar recibirán el correo electrónico de briefing.
    • Los usuarios que estén deshabilitados y que hayan optado por participar no recibirán el correo electrónico de información. Tenga en cuenta que, a medida que incorpore nuevos usuarios a un inquilino, deberá usar PowerShell para deshabilitar la información informativa para ellos si no quiere que formen parte del piloto.

Diseño del plan de prueba y encuesta de comentarios

Para una experiencia piloto exitosa, proporcione a los participantes tareas claramente definidas para completarlas junto con una manera de compartir sus comentarios. Algunos ejemplos de lo que los usuarios pueden hacer en el correo electrónico de briefing son:

  • Organice o acepte una invitación a una reunión con un documento en la nube adjunto (puede ser un vínculo en la invitación en sí, una respuesta a la invitación original o enviado en un subproceso de correo electrónico relacionado).
  • Cuando los documentos aparecen en el correo electrónico de briefing, pueden abrirlos directamente desde el correo electrónico y marcarlos como Listos o No relacionados.
  • Revise las tareas identificadas abriendo el correo electrónico de origen vinculado y marcando las tareas como Listo o No una tarea.
  • Reserve el tiempo de enfoque cuando esté disponible en el calendario.

Asegúrese de que tiene un canal de comentarios abierto para realizar un seguimiento del progreso y medir los resultados, como:

  • Use una encuesta predefinida como una manera fácil de capturar y evaluar los resultados piloto. Puede usar las encuestas de comentarios de ejemplo para empezar.
  • Cree un equipo o canal para que los participantes piloto se unan y compartan sus experiencias.
  • Cree un grupo de seguridad donde los usuarios piloto puedan formular preguntas y enviar comentarios.

Creación del plan de comunicaciones

Es fundamental para el éxito de su piloto que instruya a los participantes piloto sobre lo que sucede cuando y por qué, y lo que se espera de ellos. Para impulsar la emoción y la máxima participación, asegúrese de incluir mensajes de valor y vínculos a Entrenamiento y soporte técnico, donde los usuarios pueden obtener información adicional a lo largo del piloto. Los siguientes recursos están disponibles para empezar a trabajar con un plan piloto de comunicaciones:

Sugerencias de planeamiento piloto

Las siguientes sugerencias pueden ayudar a garantizar el éxito del piloto:

  • Recuerde que el correo electrónico de briefing está habilitado de forma predeterminada para todos los usuarios con un buzón de Exchange Online en un idioma compatible. Puede usar PowerShell para elegir quién obtiene primero el correo electrónico de briefing.
  • Antes de comenzar un piloto, confirme que todos los participantes piloto tienen licencias de Exchange Online activas.
  • A lo largo de un piloto, reunirse con las partes interesadas del proyecto para revisar los comentarios de los usuarios y los vales del departamento de soporte técnico para asegurarse de que el piloto funciona sin problemas. Realice los ajustes necesarios.

A continuación se muestra un ejemplo de escala de tiempo para un piloto de 30 días:

  • Una semana antes del inicio del piloto : envíe la comunicación inicial a los usuarios piloto sobre qué esperar y cuándo. Esta también es una buena oportunidad para llevar a cabo capacitación o compartir materiales de capacitación sobre cómo usar el correo electrónico de briefing. También puede enviar una encuesta ahora para comparar la opinión del usuario antes y después del piloto.
  • Día 1 : Enviar comunicación de inicio a los usuarios piloto.
  • Día 14 : enviar comunicación de punto medio a los usuarios piloto y, opcionalmente, enviar una encuesta.
  • Día 30 : Envío de la comunicación final a los usuarios piloto. Realizar una encuesta final sobre su experiencia.
  • Días 31 a 45 : evalúe los resultados piloto y planee los pasos siguientes.

Evaluación de aprendizajes y creación de un plan

Una vez completado un piloto, recopile todas las encuestas de comentarios, incidencias de soporte técnico y otras métricas para analizar con sus objetivos y decidir su plan para el lanzamiento. El análisis debe ayudarle a decidir si su organización está lista para una amplia implementación de Briefing, o si necesita ampliar el piloto a más usuarios, o volver a consultar el piloto después de identificar y mitigar cualquier problema.

Cuando los resultados indican:

  • Se lograron los objetivos piloto (por ejemplo, la satisfacción del usuario): está listo para iniciar la fase de implementación. En función de sus objetivos, puede realizar una de las siguientes acciones:

    • Extienda el piloto a participantes adicionales, quizás en roles diferentes o con patrones de colaboración diferentes a los del grupo piloto inicial.
    • Habilite Briefing para otros grupos seleccionados de su organización.
    • Habilite La sesión informativa para todos los demás usuarios de la organización.
  • El piloto no logró los objetivos : tómese un tiempo para realizar ajustes en su plan y volver a visitar el piloto.

Sugerencia

Inscriba a los participantes piloto como campeones del mismo nivel para ayudar a evangelizar e incorporar nuevos usuarios a Briefing. Los expertos del mismo nivel pueden relacionarse fácilmente con otros usuarios, compartir sus propias experiencias y aprendizajes y ofrecer soporte técnico e instrucciones a sus compañeros.