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Guía de privacidad para los correos electrónicos de briefing

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Importante

Hemos pausado el envío de correos electrónicos de briefing para realizar algunas mejoras. Todavía puede acceder al complemento de Viva Insights Outlook o Viva Insights aplicación en Teams para obtener una funcionalidad clave hasta que se reanude este servicio. Para obtener más información sobre este cambio, consulte Pausa de briefing.

Cuando los datos se procesan para correos electrónicos de briefing, Microsoft protege la privacidad de los empleados y cumple plenamente con las regulaciones locales, como el Reglamento general de protección de datos (RGPD). La sesión informativa protege la privacidad de las siguientes maneras:

  • Personal y privado : los correos electrónicos de briefing son personales y privados y solo se le envían directamente en el buzón, al que no puede acceder nadie más de su organización, incluido el administrador de TI o el administrador.
  • Los datos de todos se mantienen privados : los correos electrónicos de información no incluyen ninguna nueva información de identificación personal sobre nadie más de su organización. La información y las acciones se basan en la información generada por usted y su organización solo por el día de trabajo normal. Los correos electrónicos de briefing se basan en la información a la que ya tiene acceso, pero que no puede agregar rápidamente sin ayuda.
  • Seguridad del buzón: los datos de correo electrónico de información usan Exchange Online datos y procesos de correo electrónico y calendario y almacenan cualquier información o acción dentro del buzón de Exchange Online, por lo que Exchange integra y aplica la seguridad de los datos.
  • Conforme al RGPD : Microsoft cumple con el RGPD al proporcionar el correo electrónico de información.
  • Configuración de nivel de usuario: el administrador puede activar o desactivar toda la funcionalidad de correo electrónico de briefing para un usuario o para varios usuarios. Consulte Configuración del correo electrónico de briefing para obtener más información. A continuación, un usuario puede seleccionar Cancelar suscripción al final de cualquier correo electrónico de briefing para excluirse individualmente.
  • Siempre hay más información disponible : el primer correo electrónico de briefing describe qué es, que los datos se mantienen privados e incluye vínculos de documentación para obtener más detalles. Todos los correos electrónicos de briefing posteriores siempre incluirán vínculos informativos y la opción de cancelar la suscripción.

Su experiencia con los correos electrónicos de briefing

Puede usar un correo electrónico de briefing para realizar tareas, como las siguientes:

Cómo funciona

Las conclusiones y acciones del correo electrónico de briefing se basan en los datos del buzón de Exchange Online, como el correo electrónico y los datos del calendario. La información se deriva de los datos que ya están disponibles en el buzón de Exchange Online.

Por ejemplo, si desea determinar qué compromisos ha realizado con otros usuarios, puede revisar manualmente cada correo electrónico del buzón. El correo electrónico de briefing simplemente le guarda de este tedioso proceso.

Cumplimiento normativo RGPD

Microsoft ayuda a los controladores de datos a cumplir las siguientes obligaciones para el correo electrónico de briefing:

  1. Proteger y proteger los datos personales de los usuarios. Todos los datos se almacenan en el buzón Exchange Online de los empleados. Las métricas calculadas, como las tareas, se anexan al buzón de correo. Por lo tanto, el correo electrónico de información cumple con esta obligación en virtud de Exchange Online también cumplir la obligación:

    • Microsoft no extraerá los datos de los clientes en Exchange Online para la publicidad.
    • Microsoft no divulgará voluntariamente Exchange Online datos de clientes a las agencias de cumplimiento de la ley.
    • Microsoft cumplirá todos los requisitos relacionados con el cifrado de datos de Exchange Online e implementará controles para reducir los riesgos de seguridad y ayudar a garantizar la continuidad empresarial, tal como se describe en las especificaciones ISO 27001 y 27018.

  2. Notificar a los usuarios en caso de que se detecte una infracción. Microsoft notifica a los contactos de privacidad del cliente en un plazo de 72 horas después de que Microsoft se entere de una infracción mediante procedimientos operativos estándar de respuesta a incidentes de Microsoft 365.

  3. Respetar las solicitudes de usuario (DSR) para exportar, eliminar o restringir el procesamiento de datos personales. Microsoft admite la necesidad de respetar las solicitudes de usuario de las siguientes maneras.

    • Solicitudes de exportación de datos : los usuarios pueden ver la información en el correo electrónico de briefing y administrarla si quieren tener copias permanentes de su información.
    • Solicitud para restringir el procesamiento : use PowerShell para excluir a los empleados del correo electrónico de briefing. O bien, los empleados pueden cancelar la suscripción individualmente al correo electrónico de briefing para restringir el procesamiento de sus datos.
    • Eliminar datos de empleados: inicie sesión en Centro de administración Microsoft Entra y quite los datos del empleado a través del Portal de administración de usuarios.

Para más información, consulte Cumplimiento de RGPD.